通知函的標題壹般由簽發機關、事由和語言組成，有時也可以只由事由和語言組成。開頭寫的原因，背景，依據。主題寫的是需要討論、詢問、答復、聯系、請示批準或答復批準、告知的事項。結論不同類型的信函結論是不同的。如果寫的只是告知對方此事而沒有對方的回復，結論往往用“特此函”“特此函”。
以下是通知函格式中的註意事項介紹:
註意批文和請示的區別，以隸屬關系向上級請示。向無隸屬關系的業務主管部門申請有關事項的批準，應當持批準函。主管機關應當以審批函回復申請審批的事項。開門見山，直奔主題。無論是發函還是回信，都不要拐彎抹角，切忌空談、套話、空泛。
語言要規範、得體，體現信函的語言特點。用平和、禮貌、真誠的語言發函，對主管單位要尊重、謙讓，對下級單位要平和，對平行單位、非隸屬單位要友好。避免使用生硬和命令式的語言。回復時態度要明確，語言要準確，避免含糊不清和不確定。
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