中小企業的知識產權管理應考慮自身的資源條件並做出合理規劃，可以從以下四個方面入手:
1、建立企業知識產權管理機構
(1)不同行業、不同規模的企業，知識產權的地位和比重不同，知識產權管理體系的要求和側重點也應該不同。比如高新技術、自主品牌外向型企業等大中型企業，年專利申請量超過100件且涉及大量知識產權業務類型和業務量的，需要設立獨立的知識產權部門。而在壹些小企業，每年的專利申請量也就幾個或者幾十個，不需要成立專門的管理機構。
(2)知識產權管理機構應與企業規模相適應。規模較小的企業可以設立最高管理者直屬的知識產權管理部門或企業R&D部門。大型企業可以借鑒國外跨國公司的做法，將知識產權管理部門劃分為若幹職能子部門，保證企業知識產權管理的嚴謹性和靈活性。
(3)壹些小企業沒有必要建立獨立的知識產權管理機構，但這並不意味著遠離知識產權，小企業不可避免地會涉及到知識產權問題。小企業弱小，可以考慮加入行業保護聯盟，對侵犯其企業知識產權的行為采取聯合對抗，使知識產權制度產業化、社會化。
2、建立企業知識產權制度
建立企業知識產權管理體系應突出三項內容:
(1)激勵系統
激勵制度是調動員工從事知識創造的重要機制。企業通過不同的激勵制度，鼓勵員工創新，提高自主創新能力和市場競爭力。如壹些公司為專利申請設立了直接現金獎勵機制；還有的公司將專業技術人員的資格審查和晉升與技術人員專利申請的數量和質量掛鉤。
(2)約束與責任體系
約束制度是為了規範企業員工的行為，避免企業知識產權通過員工泄露或流失。比如，企業可以考慮與員工簽訂知識產權及保密協議，作為勞動合同的附件，明確職務發明的知識產權歸屬，列明企業商業秘密的範圍，以及員工應當承擔的保密義務。
(3)教育培訓體系
知識產權意識是知識產權工作的基礎。企業員工知識產權意識的培養不是壹朝壹夕的事情，而是壹項長期持續的工作。因此，只有建立長期有效的教育培訓體系，企業的知識產權工作才能更加深入地開展。
3.知識產權代理管理
企業知識產權工作的開展離不開知識產權代理。知識產權代理機構的代理服務質量在壹定程度上可以直接影響企業知識產權工作的質量。
截至2011年2月底，全國共有專利代理機構801家。如何從眾多代理機構中選擇壹家合適的代理機構，是所有從事知識產權工作的企業面臨的問題。要解決這個問題，我們至少應該從以下三個方面著手:
(1)知識產權代理機構選擇
①代理資格
企業在選擇代理機構時，需要根據自身的知識產權代理需求進行選擇。如果只涉及國內部分，就沒必要太在意代理機構的國外經驗。但企業的產品和技術涉及國外市場，應重點選擇具有豐富外事經驗的代理機構，可以幫助企業選擇合適的申請路徑，節省申請費。
②代理軟件條件
A.系統條件
知識產權代理服務是壹項系統工程，涉及許多方面。代理公司只有有良好的流程管理，才能真正完成客戶委托的案件。
比如在專利代理業務中，壹項發明專利從申請到授權壹般需要2-3年，其中可能涉及壹項新申請的撰寫、補正、回復OA、駁回、審查、授權等類似的中間環節。僅壹個時限就要涉及50左右。如果沒有好的流程來控制，很可能會錯過時限，導致申請被拒絕或撤回，權利喪失。
眾所周知，代理行業的離職率很高。在這種環境下，如果沒有完整的質量管理體系，代理機構的質量完全掌握在代理人手中。壹旦有代理人流失，案件質量可能會有很大波動。
B.人員條件
由於知識產權代理服務的實施者是代理人，代理人的專業素質是影響代理人素質的關鍵因素之壹。企業在選擇代理機構時，要了解將在代理機構中代表企業的代理人的專業背景、工作經歷和代理經驗。
③代理機構的硬件條件
A.代理業務系統
客戶委托代理機構執行案件時，不僅僅是撰寫或準備文書的工作，還有很多後續的內容，如專利案件基本信息的管理、客戶信息的管理、案件期限的管理、客戶特殊要求的管理等。因此，完善的業務體系也是代理機構為客戶提供優質服務的基礎之壹。
B.機構的信息安全
眾所周知，專利申請和商標註冊可能直接關系到企業的核心技術和商業秘密，這對企業來說非常重要。所以在選擇代理機構時，保證代理機構信息安全的能力也應該是企業考察的內容之壹。
④代理的發展概念和歷史。
目前我國壹項發明專利的維持期壹般為4-5年。這樣壹項“發明專利”從申請到授權到權利期結束，壹般需要6-8年。因此，代理機構的生命周期對企業來說也是非常重要的。沒有長期為企業知識產權服務的理念和發展規劃，代理機構肯定無法為企業提供長期、穩定、有質量保證的知識產權代理服務。
(2)知識產權代理評估
知識產權代理機構的評價周期包括:月度評價、季度評價和年度評價。
月評:適合企業委托代理大量案例。企業可以對整體案例的過程和實體質量進行整體評價。
季度評估:企業可以每季度對代理業務辦理過程中出現的問題進行總結，並反饋給代理機構，代理機構會提出整改方案，實施內部改進。
年度評估:企業可以對代理機構全年提供的服務數據進行匯總，包括案件處理數量、案件及時送達率、賬單準確率等。，並做出綜合分析和評價。
(3)知識產權代理的溝通
①企業與知識產權代理機構的溝通
面試:適合企業處理典型、重點案例。
電話溝通:適用於處理案件中的具體問題或更緊急的事項。
電子郵件:適用於咨詢/通知事宜。
②建立企業與知識產權代理機構之間的有效溝通渠道。
企業與知識產權代理機構之間應建立立體的溝通框架，便於企業在最短的時間內聯系相關負責人處理和解決知識產權代理中的問題。其目的是盡量減少因溝通問題而延誤案件處理的可能性。
4.知識產權服務外包
對於壹些中小企業來說，在不具備自主知識產權管理能力的情況下，通過知識產權管理外包來管理自己的知識產權也是壹種不錯的方式。
知識產權外包服務壹般包括:專利申請撰寫、OA回復、專利檢索、專利侵權訴訟、商標註冊及異議等。如果壹個中小企業要自己處理類似的問題，除了專業的知識產權人員之外，大概還需要成立壹個知識產權部門，建立壹套知識產權管理流程和制度，這對於中小企業來說，有時是不現實的。
因此，企業可以將自己的知識產權事務外包，即把自己的知識產權事務委托給合適的知識產權代理機構(如專利申請、商標註冊、專利侵權訴訟等。)，這樣企業不僅可以獲得相對完善的知識產權管理服務，還可以節省壹部分設立知識產權部門所需的資金和精力。
二、知識產權管理體系認證證書有什麽用？
1.明確公司知識產權資源和管理現狀，診斷主要問題和漏洞，提出相應的改進措施和實施方案。設置知識產權頂層設計，初步建立與企業原有管理體系有機融合的自我完善的知識產權管理體系；
2.建立知識產權政策和可評估、可分離和可執行的長期、中期和短期管理目標；
3.改善人力、財力和物力方面的知識產權資源管理和配置；
4、堵塞R&D采購、生產、銷售、廣告等環節可能存在的漏洞，防範可能的知識產權訴訟風險；
5.建立健全知識產權保密和風險分類管理機制；
6.使內部管理(包括文件、合同檔案、原始設計、數據和證據資料的分類管理)更加嚴謹順暢，權責明確，減少糾紛；
7.為知識產權資本化(主要是R&D投資轉化為無形資產)和科學記賬奠定基礎；貫標創造的知識產權資本化的經濟利益往往是無利可圖的業務，屬於純利潤；
8.通過知識產權的有機運作，可能減少增值稅和所得稅，顯著增加無形資產，在企業融資上市、投資並購、企業銷售等資產運營中獲得更大收益。企業價值大概會提高，股東權益大概會增加；
9.可以實現投資者利益的最大化，也可以保證知識產權工作者的基本權益和積極性。促進企業生產具有自主知識產權的高附加值新產品和新技術。通過自己生產銷售或通過技術貿易許可轉讓他人，會給企業帶來豐厚的經濟利益；
10，解決企業可能存在的各種知識產權管理問題；
11.價值提升:企業無形資產價值在融資上市、投資並購、企業出售等資產運營中獲得更大收益；
12、地位鞏固:企業在市場中的競爭地位使得企業開發的具有知識產權保護的產品在銷售市場中的地位顯著增強；
13.風險提升:企業的風險應對能力能夠避免或降低產品生命周期管理過程中的知識產權或法律風險；
14、競爭力提升:企業核心競爭力通過提升企業的技術創新能力，支撐企業持續健康發展，保持企業的活力和動力；
15、合格企業知識產權管理規範認證是科技項目立項、高新技術企業認定、知識產權示範企業和優勢企業認定的重要參考條件。