我在體制內辦公室有幾年工作經驗，舉辦過大大小小很多會議，過來人告訴大家：辦會不難，我們要掌握它的標準和流程。我將從會前準備、會中服務、會後收尾三個解階段，為大家總結了以下註意事項，希望大家在主辦會議的路上少走彎路。
壹、會前準備壹是制定會議方案：結合領導意願、部門安排，制定詳細的會議方案並供領導審閱。二是準備會議文件：起草、完善講話材料；準備會議所需會議議程等其他材料。三是下發會議通知：起草、審核、下發會議通知；明確會議時間、地點等議程安排。四是做好會務準備：（這個是重點，我展開說明壹下）
1.預定會議室，檢查會議室衛生情況，保證地面桌面整潔幹凈、物品、桌椅擺放整齊；2.擺放座牌，擺放座牌的原則是最主要負責人在中間，先左後右，這個壹定不能錯。3.檢查音響、燈光、話筒等設備，調整到最佳效果；4.準備茶水，檢查熱開水、水杯、茶葉是否充足，熱水壹定要多準備幾壺保證足夠備用，天氣炎熱可每人發放礦泉水提前擺在桌上；5.制作會議證件、制作會標；6.安排新聞報道，大型會議可以先把新聞報道的框架搭好；7.準備會議用車、交通疏導等應急預案；個人經驗：會議辦得好，會前準備充足非常重要。我為大家舉例說明壹些我曾經會前出錯或者準備不足導致會議不太順利的地方。會議方案壹定要經領導過目，會議議程經領導審核，特別是需要主持、發言等人員需要提前通知準備。我曾經忘記提前通知領導開會，導致領導有事不能參加會議，會議議程全部重新修改，並且導致領導不滿意。會議座牌的擺放壹個都不能錯，體制內的人非常在意自己的職稱職務和排位，所有特殊情況請提前告知領導。另外，曾經沒有準備充足茶水，會議開了壹半沒茶水了也是很尷尬，臨時從外面叫水過來挽救會場。
二、會中服務壹是檢查會務準備，詳細檢查會議的每壹項準備是否安排好。二是清點到會人員，落實與會人員、協調出席領導，體制內的會議壹定要安排好領導！三是作好會議記錄，提前安排會議記錄人，做好會議記錄，準備好會議簽到表。四是做好會議保障，做好全方位的會議保障，茶水安排、議程協調、應急預案等。
個人經驗：會中服務要看會議的大小和重要程度，舉個例子，這是我最近還在犯的錯誤。比如說會議比較隨意，那麽會中加茶水的頻率就可以緩壹緩。最近遇到壹個會，因為有上級領導，我們領導特別重視，會議開始十分鐘不到，領導就給我打電話加水，過了壹會兒又催促！這種情況，寧願自己多跑幾趟，也不要讓領導打電話催促，咱得有點眼力勁！
三、會後收尾壹是搞好財務結算，會議如果是在外面租用場地辦的，則有場地費、活動費等，在自己單位辦的會議也有其他費用需要結算。二是搞好會務總結，結合實際情況撰寫會務總結。三是搞好材料合訂存留，大型會議的會議材料是需要留檔保存的。四是會務用品的歸還和整理，及時整理會務用品。五是做好會議宣傳，宣傳資料撰寫及照片整理，進行宣傳報道。
個人經驗：個人認為會後收尾兩項工作比較重要且容易出錯。第壹：做好會議的資料存檔，不僅是會前、會中、會後的各種資料，還有視頻等都要留檔保存，壹方面為了後面查看，另壹方面也為總結經驗教訓。第二：新聞報道壹定要及時！會議當天或第二天壹定要拿出來，必要時提前準備，會議壹完就補充完善。