施工前的壹些事情，如征地、用地許可、規劃許可、施工圖審查、建設資金到位、各方資質等都需要審查，可以理解為施工前備案。施工過程中的壹些材料檢驗、工程實體檢驗、材料復檢報告需要有資質的單位進行檢驗並歸檔，在施工過程中稱為歸檔。
工程竣工後即竣工驗收備案是狹義的備案，是指2009年住房和城鄉建設部修訂頒布的《房屋建築和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理辦法》(住房和城鄉建設部令第2號)，規定我國所有新建、擴建、改建的房屋建築工程必須進行竣工驗收備案。搶險救災工程、臨時住房建設工程和農民自建低層住宅不包括在內。