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理論上來說，郵寄退回的證書會由發文部門作計算機登錄，再轉送相關部門進行處理。
處理退件首先應當根據申請文檔中申請人、專利代理機構提供的各種文件進行分析，查清退件的原因。能夠重新確定正確地址和收件人的，更正後重新發出。
退件經過處理仍無法郵寄或者再次被退回時，根據退件性質，必要時采用公告的方式送達當事人。
退件（連同信封） 應當存檔。