與其他專利申請壹樣，荷蘭外觀專利也需要提供相應的法律文件，包括申請人的身份證明材料，如有效的公司註冊文件、個人身份證和護照等。同時還需要提供申請人的有效聯絡方式，以便接收專利管理部門發出的各項通知。除此以外，還要提供外觀設計的圖片和照片（壹般為六視圖和立體圖）。需要註意的是，如果是在荷蘭申請專利優先權，則需要經過證明的優先權文件（需翻譯為荷蘭語）。
2、申請提交和審核
當準備好所需資料後，即可向荷蘭專利管理部門提交專利申請並繳納相關費用。荷蘭專利管理部門在收到材料後就會對材料的法定格式、申請文件是否合規等方面進行審查，同時還會向歐盟專利局數據庫進行查詢，確定申請的專利沒有與其他已有專利相同或相似。
3、註冊和公開
當通過審查後，荷蘭專利管理部門會向申請人發出專利註冊證書，並將該專利在官方專利刊物上公開。這裏需要特別說明，如果申請人不希望專利在註冊後立即公開，需要特別提出申請並說明推遲公開的期限。當然申請人在提出退出公開申請後，可以隨時要求立即公開。