在向專利局陳述意見時，如答復審查意見通知書、辦理退款手續、查詢郵路等，此時可進行意見陳述，用於與審查員進行溝通。其辦理手續是，提交意見陳述書以及必要的附件。其中意見陳述書應當采用國家知識產權局專利局統壹印制的表格。附件根據辦理的具體事務不同而有所不同，例如在答復審查意見通知書時，附件可以是修改文件替換頁;在辦理退款手續時，附件應是繳費收據。
補正的步驟：
在主動修改或按照補正通知書的要求進行修改時，應辦理補正手續：提交補正書壹式壹份、修改後的替換頁壹式二份。其中補正書應當采用國家知識產權局專利局統壹印制的表格。