(1)確定收到日：根據文件收到日期，在文件上註明受理部門收到日，以記載受理部門收到該申請文件的日期。
(2)核實文件數量：清點全部文件數量，核對請求書上註明的申請文件和其他文件名稱與數量，並記錄核實情況。對於涉及核苷酸或者氨基酸序列的發明專利申請，還應當核實是否提交了包含相應序列表的計算機可讀形式的副本，例如光盤或者軟盤等。
(3)確定申請日：向專利局受理處或者代辦處窗口直接遞交的專利申請，以收到日為申請日;通過郵局郵寄遞交到專利局受理處或者代辦處的專利申請，以信封上的寄出郵戳日為申請日;寄出的郵戳日不清晰無法辨認的，以專利局受理處或者代辦處收到日為申請日，並將信封存檔。通過速遞公司遞交到專利局受理處或者代辦處的專利申請，以收到日為申請日。郵寄或者遞交到專利局非受理部門或者個人的專利申請，其郵寄日或者遞交日不具有確定申請日的效力，如果該專利申請被轉送到專利局受理處或者代辦處，以受理處或者代辦處實際收到日為申請日。分案申請以原申請的申請日為申請日，並在請求書上記載分案申請遞交日。
(4)給出申請號：按照專利申請的類別和專利申請的先後順序給出相應的專利申請號，號條貼在請求書和案卷夾上。
(5)記錄郵件掛號號碼：通過郵局掛號郵寄遞交的專利申請，在請求書上記錄郵寄該文件的掛號號碼。
(6)
審查費用減緩請求書：根據專利費用減緩辦法，對與專利申請同時提交的費用減緩請求書進行審查，作出費用減緩審批決定，並在請求書上註明相應標記。
(7)
采集與核實數據：依據請求書中的內容，采集並核實數據，打印出數據校對單，對錯錄數據進行更正。
(8)
發出通知書：作出專利申請受理通知書、繳納申請費通知書或者費用減緩審批通知書送交申請人。專利申請受理通知書至少應當寫明申請號、申請日、申請人姓名或者名稱和文件核實情況，加蓋專利局受理處或者代辦處印章，並有審查員的署名和發文日期。
繳納申請費通知書應當寫明申請人應當繳納的申請費、申請附加費和在申請時應當繳納的其他費用，以及繳費期限;同時寫明繳納費用須知。費用減緩審批通知書應當包括費用減緩比例、應繳納的金額和繳費的期限以及相關的繳費須知。
(9)
掃描文件：對符合受理條件的專利申請的文件應當進行掃描，並存入數據庫。電子掃描的內容包括申請時提交的申請文件和其他文件。此外，專利局發出的各種通知書(如專利申請受理通知書、繳納申請費通知書或者費用減緩審批通知書)
的電子數據，也應當保存在數據庫中。