為使學院科研工作穩步、快速、有序地發展，規範科研工作的管理，充分利用科研信息和科研資源，進壹步形成學院以教學為中心，教學、科研相互促進的良好機制，特制定如下暫行辦法。
壹、建檔的主要目的
（壹）科研成果建檔是高校檔案工作的重要組成部分，是實施產、學、研三結合的重要工作內容。對科研檔案進行規範化管理是提高教學科研整體水平、完善科研管理工作的必要條件。
（二）分時段、分類別、系統收集我院教職員工科研成果，並進行統計分析，為學院及上級領導機關準確、有效地提供相關信息作好基礎工作。
（三）對科研成果的全面收集、系統整理、歸檔保存、建立調檔、提檔、保密等管理條例，是有效、充分利用科研資源，實施科研成果轉化的有力措施。
二、 科研檔案管理原則
（壹）我院科研檔案實施院、分院二級建檔，由科研處統壹管理。
（二）凡分院（部）建檔的材料均需上報壹份給科研處。科研處負責全院科研檔案的收集、整理、分析。各分院（部）負責本分院（部）的科研成果建檔管理工作。
（三）科研成果以保存原始材料為主，至少應有成果的復印件。
（四）應盡量分時間、分類別、分對象按照本單位的特點設立建檔項目，做到完整不漏，分類清晰、簡明易查。
（五）考慮到檔案的變化情況，要實行靜、動結合的檔案管理模式，年內要動態地不斷修改充實原有檔案，年終都要綜合整理核查壹次後歸檔靜態保存，任何修改都要履行嚴格審批手續後方可進行。
（六）科研檔案管理應遵循保密原則。凡屬保密的科研成果必須履行嚴格的審批手續方可調閱或借閱，原則上禁止外借。
三、科研檔案歸檔範圍
凡具有指導性、理論性、學術性、技術性、應用性、科普性、檢索性的文、理、工、藝等領域的文章、論文、有學術價值的自編教材和實驗報告、專利及教學科研成果的系統資料均屬重點歸檔範圍，具體作如下分類：
（壹）科研文書檔案
1．上級機關有關科研工作文件、通知。
2．本院（分院、部）科研管理條例、制度、辦法。
3．本院（分院、部）科研工作文件、工作計劃、總結。
4．本院（分院、部）科研成果的統計分析資料。
5．科研項目的申請及批復。
6．科研成果的評審結果和獲獎情況登記。
7．科研學術活動審批存單。
8．科研項目、學術活動、財務核算清單。
9．本校教職員工在各類學術組織任職情況。
（二）科研信息檔案
1．國內外相關專業的`科研動態。
2．國內外高校管理及教育研究動態。
3．高等職業教育專業設置、課程改革、學科建設、產學研結合動態。
4．全國職業本科院校系列學術交流活動動態。
（三）科研成果檔案
1．有壹定學術價值的自編教材、實驗指導教材和實驗報告的原稿或印制品。
2．已出版的著、譯作或主要部分的復印件。
3．國內外各類報刊上發表的論文、文章的復印件（包括刊物封面、目錄、英文目錄、正文、英文摘要、封底）。
4．在省級以上各類學術會議上發表的論文復印件。
5．獲省級獎勵多媒體課件。
6．各類相關科研的省市級以上的獎勵證書獎品原件或復制品、照片
7．專利證書、編文證書復印件。
8．科研成果轉讓協定書復印件、成果利用或推廣的使用資料。
四、歸檔要求和程序
（壹）歸檔材料由個人或項目組負責人收集提供，材料必須真實可靠，最好提供原始資料。
（二）歸檔資料紙質要優良，字跡要清晰，嚴禁用鉛筆、圓珠筆、復寫紙書寫，紙張規格統壹為16開（或A4）書寫紙。
（三）歸檔材料必須壹年進行壹次系統整理，按卷、冊、袋、盒組成保管單元系列，並貼上封面標識，由有關人員撰寫好歸檔序言或歸檔說明。
（四）壹般成果歸檔壹份，重要的使用頻繁的歸檔兩份。
（五）學院科研歸檔材料由科研處第壹負責人審核後歸檔；分院（部）科研材料由分院（部）主任審核後歸檔。
（六）檔案要妥善保管，防止泄密和遺失。
五、檔案管理與交接
（壹）檔案不僅僅是為了保存，更重要的是為了利用，要充分發揮科研檔案的應用功能，檔案工作者應盡量滿足、方便利用者的需要。
（二）檔案主要為校內教師和職工服務，壹般不對外。
（三）調檔或借閱要經過主管部門領導批準後辦理調檔或借閱手續，並在規定時間內迅速退還，不得拖延。
（四）不論何種原因造成泄密、遺失事實，要追究有關人員責任並給予必要處理。
（五）院、分院（部）兩級要指派行政領導和具體工作人員負責檔案管理工作。主管領導或工作人員變動時，必須履行交接手續，並將交接雙方簽字的交接手續存檔備查。
六、本暫行規定由科研處解釋。