——江蘇常波投資有限公司案例研究
公司簡介:
常波集團原為江蘇省交通廳直屬交通企業，國家二級企業。多次獲得部委、省、市先進企業榮譽稱號。2001整體改制為有限責任公司。2004年5月成立集團公司，控股子公司:江蘇濟陽輪渡有限公司、江蘇張高汽車輪渡有限公司、江蘇八圩港投資發展有限公司、江蘇常波房地產開發有限公司、江蘇常波船舶工程有限公司，並參股江蘇金泰鋼結構有限公司、交通銀行等公司。
項目背景:
江蘇常波集團內部局域網已形成壹定規模，但僅限於簡單的數據傳輸和文件共享。公司信息化程度還不高，工作人員主要通過互相傳紙或者通過局域網共享來實現信息傳遞過程。這樣既無法保證安全性和可靠性，同時也降低了工作效率，增加了公司的運營成本。需要壹種新的系統來實現安全快速的信息傳輸。
數據分散在各個分支機構，匯總決策慢，缺乏實時管理；數據分散，缺乏標準化，形成信息孤島；公司之間、部門與部門之間，數據缺乏標準化，有價值的信息不能充分利用，信息系統不具備數據集成功能，決策支持能力不強。
客戶要求:
常波公司的各級領導都面臨著被動管理的現象，他們並不完全掌握其管轄範圍內事件的運行過程。大多數情況下，領導只知道結果，不了解過程。需要建立的是壹個靈活、安全、隨時跟蹤文件、監控和處理的流程，並能實現可視化的實時協作，從而充分發揮數字化辦公的特點，解決部門之間的協作問題，有效提高工作效率。
隨著信息化的深入，集團總部和分支機構從外部門戶、人力資源、企業通信等都有很多獨立的系統。，造成信息孤島。
因此，需要整合所有系統，統壹所有分支機構和辦公室。隨著常波集團的不斷發展，原有的手工管理模式已經不能滿足現代化管理的需要。迫切需要建立壹個具有自身特色的通用辦公平臺和專業應用系統，為領導和工作人員提供辦公決策和各種信息服務。提高企業員工的工作效率，改善傳統的管理模式，通過該平臺連接現有的辦公工具，滿足江蘇常波集團公司目前和未來不斷擴大的應用需求，適應現代企業管理的要求，為江蘇常波集團公司帶來實實在在的經濟效益，提高社會影響力，樹立新的企業形象。
1.通過協同辦公系統連接總部和分公司的所有員工，提供統壹的交流和享受平臺，加強上下級、部門和員工之間的合作，提高公司的整體效率。
2.通過協同辦公系統規範各項管理流程，明確分工，為各級有效控制提供依據，從而達到提高管理水平的目的。
3.通過協同辦公系統提高管理信息的真實性、準確性、完整性和及時性，滿足企業內部管理和對外信息披露的要求，積累企業日常經營產生的各類數據，逐步深化知識管理和知識利用，為企業無形資產創造有形價值。
4.通過協同辦公系統整合各類信息孤島，實現全面的數據共享，提高數據利用率。
5.通過協同辦公系統向各部門和管理層提供* * *愉快、準確、及時的信息，為公司各種資源的統壹規劃、合理調度和綜合利用提供依據和保障。
解決方案是:
建立集團和網絡管理模式。在系統建設過程中，要註重集團化和網絡化。通過先進的瀏覽器技術，具備數據整合能力和決策能力。實現信息集中、管理集中的集團管理模式，提高集團公司的控制力和質量。同時，在集團化和網絡化建設過程中，應強調管理信息的真實性、準確性、完整性和及時性，以滿足內部管理和外部信息披露的要求。
建立統壹的辦公平臺，統壹的登錄界面，樹立新的企業形象，將Word、Excel等常用辦公軟件植入辦公系統，在不影響辦公習慣的前提下，為用戶提供統壹的桌面辦公環境，並使原始文檔、檔案保留原有格式，進入系統進行流轉和處理。
建立有效的溝通平臺，讓各分公司或下屬部門的工作人員實時保持聯系，及時溝通，提高工作效率。
建立彈性工作流轉制度，為業務流轉提供更完善的監督和控制功能。在文件流轉過程中，管理者可以隨時了解文件的當前狀態，並及時反饋給當前處理者，甚至可以改變各種異常狀態，使各部門、各人員真正達到協同辦公、控制和監督流程的目的；實時功能為用戶提供授予和收回權限的功能。用戶在無法參與辦公的情況下，可以將權限授予他人臨時執行，並可以隨時撤回權限，最大限度減少各種人為隱患。
建立任務布置和執行系統，通過該系統，領導可以隨時布置任務並檢查任務的執行情況，任務執行者可以通過該平臺執行任務並填寫任務完成情況。
系統介紹:
從應用角度來看，金與IOA網絡協同辦公管理系統從根本上提高了公司總部的管理水平，可以隨時了解和監控下屬子公司或關聯企業的運行情況，可以實時采集下屬公司的各方面數據。同時創建了壹個協同、集成的辦公環境，通過與企業信息門戶的結合，為員工、經銷商、供應商、企業管理者提供了壹個協同工作的平臺，可以將各種業務數據集成到這個平臺上。由於各個模塊的強相關性，系統中的所有信息，包括事件、流程、文檔、人員等。，可以關聯，解決了信息海洋和信息孤島給企業管理帶來的問題。