(1)員工臨時需要借用備用金時，應先向財務部索要“借條”，由財務人員根據實際需要向借用人出具“借條”壹式三份。借款人按規定格式填寫借款日期、貸款部門、借款人、貸款用途、貸款金額，經項目經理簽字同意後到財務部辦公室辦理貸款手續，再由財務負責人簽字批準。
財務人員應檢查已簽字的“借款單”內容是否正確、完整，審核無誤後方可辦理付款手續。
(2)借款人應在完成業務後三天內向財務部索要《報銷單》，填寫《報銷單》的所有規定，經主管經理批準後，將《報銷單》交回財務部。財務人員應根據財務制度的規定認真審核，審核無誤後辦理報銷手續。
(3)借款人辦理報銷手續時，財務人員應查閱“備用金”查明報銷人員的原借款金額，及時歸還超支金額。如果報銷後的金額低於備用金金額，應允許他們返還余額，以結清原借款單中的借款賬戶。
二、事業單位備用金回收如何做賬
1，備用金收款人:
借方:其他應收款XX人。
信用:現金
2.從儲備基金中提取現金
借:現金
貸:其他應收款XX人。
3.從儲備基金中提取票據
借方:應收票據
貸:其他應收款XX人。
第三，儲備基金的使用方式
如果要動用備用金，壹般需要提前申請或者事後報銷。報銷的時候需要把發票發給收銀員，收銀員會整理出來沖抵。如果要提前動用備用金，需要填寫《備用金借款單》，審批後可以提取備用金。當然，事後還是需要取回發票交給收銀員。
需要註意的是，正常企業的備用金是有支出限額的，即壹旦申請支出備用金超過規定金額，出納有權拒絕。當然，如果有特殊情況，申請人可以要求企業部門負責人批準後再支出。