1.確定會議主題。會議壹般分為例會和專題會議。例會壹般都有固定的主題，比如周會，月會，比較簡單。壹般情況下，研討會的主題需要由發起人和會議主持人溝通確定。需要有明確的主題，最好有具體的討論內容和過程。
2.會前通氣討論。會議召開前，組織者需要提前與可能涉及的人溝通，調查後才有發言權。同時也是交流想法，避免在會上出現太不可控的情況。
3.參與者邀請函的篩選。根據會議議題確定主要受邀人，並根據會前個別溝通的結果適當調整名單。目的:有利於話題的討論和問題的積極解決。
4.準備會議材料。會議期間的必要設備，如文件、投影、白板、培訓課程的音頻工具等。，應提前組織調試。這些材料中最重要的是什麽？會議文件和資料？。這個內容需要提前發布，主要人員要提前閱讀。最好是說明和問題都有註釋。會上，大家的觀點都比較成熟，可以提高會議的效率。國外的會議通常會有手拉手的禮物。
5.會議現場的控制。這就需要組織者註意避免跑題，避免空談，營造積極的氛圍，多註意正面的發言。不能討論的問題可以適當記錄，在其他專題會議上討論。
6.會議決議的記錄和通知。會議壹定要做好紀要，尤其是總結的內容和剩下的內容，包括具體的工作安排，責任要落實到人，避免出現可以做但沒人執行的情況。只有錄音，會議才能擴大，會議才能落實，大家的時間才有意義。
7.會議未完成事務的記錄。對於未了事項，要做個門記錄，方便會後跟進。
8.未完成業務的跟蹤和通知。註意會後的後續情況要及時通報。建議每次開會前對最後壹件未完成的事情進行統計分析，看看是如何完成的。及時改掉決定不跟進的問題。
結論:只要妳願意花時間去做好每壹件事，妳就不用擔心冰。