A.壹級分類:根據各部門產生的不同性質的文件分為十個部門，用各部門的字母表示(見附件:公司編號表)。
b、二級分類:
按文件類型:
第壹級類別:公司所有資產的證據類別(以字母A表示)
A1:合同和協議。
A2:公司章程、驗資報告、賬號、委托書、執照、資產轉讓等。
次要類別:正式文件類別(以字母B表示)
B1:命令、決定、議案:適用於對重要事項或重大行動作出安排，如各級人民政府發布的強制性行政措施、公司董事會決議、股東會會議紀要等。
B2:公告、通告、通報:適用於公布或刊登重要事項或應遵守或熟知的事項，如上級機關發布的法律事項、社會公告、表彰先進、批評錯誤、規章制度等。
B3:請示與答復:適用於向上級請示和批準，向下級請示和答復。
B4:匯報和意見:適用於向上級匯報工作，對重要問題提出意見和解決方案。
B5:通知、函件:適用於批準下級機關的公文，傳達下級機關要求辦理的、需要有關單位知曉或執行的事項，以及無隸屬關系的單位之間討論工作、詢問問題，如人事任免等。
B6:會議紀要:適用於記錄和傳達會議內容和議定事項。
三類:壹般單據(用字母C表示)和其他壹般單據。
四類:非文字載體的文件(以字母D表示)，如照片、軟盤等視聽資料。
根據受控文件的類型，主要分為受控文件和非受控文件。各類資產證據和秘密文件的原件原則上屬於受控文件，復印件原則上屬於非受控文件。受控文件編號前加k，所有文件默認為非受控文件。
C.三級分類:根據文件的年份，用年月的數字代碼表示，如0310表示2003年的10。
D.四級分類:文件原稿和副本分別用英文首字母表示，如原稿用M表示，副本用c表示。
E.五級分類:最後是文件的序號。示例:of-k.b1-0402-m001
檔案管理系統(綜合)-中文文本數據庫
1.廣義的“文件”是指關於政策和理論的官方文件和信函或文章。文件的範圍很廣，電腦上運行的軟件或程序，如殺毒、遊戲等，都可以稱為文件。
2.狹義的“文件”壹般指公文，或官方文件。文件是人們在各種社會活動中產生的記錄。狹義的“文件”不能等同於“檔案”。它們的主要區別在於是否具有保存價值，是否具有原始記錄的性質。如果兩者都具備，就可以稱之為“文件”，否則只能算作文件。雖然兩者有很大的交集，但永遠不能劃等號。
3.文件:以文字或圖表形式描述管理內容或業務內容，經授權人員通過規定程序簽署發布，並要求接收方據此做出規範性回應的電子文件或紙質文件。系統中的文件分為三個級別。
A.壹級文件——質量手冊:對質量體系進行總體描述、闡述和指導實踐的主要文件，是公司全體員工開展質量管理活動的基本依據和準則，是企業質量管理和質量保證活動中應長期遵循的綱領性文件。
B.兩級文件-程序文件:以邏輯上獨立的活動區分和規範顧客導向過程(COP)與支持過程(SP)和管理過程(MP)的文件，以確保過程和結果滿足顧客要求。它是質量手冊的支持性文件，是員工開展質量管理活動的具體依據。
C.三級文件——操作文件:根據程序文件的規範，分解描述其所指向的過程，以指導具體操作的文件。例如設備操作規程、作業指導書、圖紙、進度計劃、檢驗標準、工藝流程圖、行政通知、部門管理規範、臨時作業文件、對外溝通函件等。
作為質量體系的第四級，“記錄”不同於“文件”。