1.文件定義和批準權限:
1.1檔案:檔案是指在公司經營管理過程中形成的，對企業和社會具有利用和保存價值的文字、圖表、聲像、實物等各種形式和載體的歷史記錄。
1.2借用:本流程中所指的借用是廣義的借用，包括查詢、借用、復制。
1.3檔案管理部:指行政人力資源部和項目公司辦公室。
1.4文件分類定義:
1.4.1壹級檔案:對公司經營或風險價值有重大影響的、保密級別為壹級的檔案。
1.4.2二級檔案:保密等級為二級，對公司經營或風險價值有較大影響的檔案。
1.4.3三級檔案:保密等級為三級，對公司經營或風險價值有壹般影響的檔案。
1.5文件使用審批權限:
1.5.1總經理:批準壹級檔案的使用申請。
1.5.2行政人力資源部:負責領導審批二級檔案的利用申請和檔案的跨部門利用。
項目公司經理:審批項目公司保存的壹、二級檔案的使用申請和跨部門使用。
1.5.3申請人部門經理:批準三級檔案使用申請。
1.6行政人力資源部:負責編制公司檔案分類分級管理目錄及檔案管理要求；負責檔案的分類、歸檔、標識和保管、借閱、保密、統計和銷毀的管理，包括公司收發的各類文件和公司重要會議紀要；監督檢查各類檔案的管理，為各部門的檔案管理提供指導。
2.1文件分類和分級
2.1.1行政人力資源部提出檔案分類歸檔管理要求，明確分類、保管方式、期限、移交責任部門及分類等。，並編制《公司檔案分類管理目錄》，經行政人力資源部批準後下發各部門、項目公司執行。
2.1.2文件類型包括但不限於:
2.1.2.1制度文件:各種規章制度、管理辦法等。
2.1.2.2會議文件:資料、會議紀要、會議紀要等。由股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議等會議形成；
2.1.2.3策劃文件:企業總體規劃或計劃、發展計劃、項目計劃、營銷計劃、財務計劃等。
2.1.2.4證明材料:企業營業執照、土地許可證、開發資質證書、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業及產品獲得的各種榮譽牌匾及證書、合格證、合格證等。
2.1.2.5應報告的文件和資料:企業向各級主管部門報送的文件和相關統計表，以及公司領導的相關講話和匯報材料；
2.1.2.6視聽資料:以視聽形式記錄的各種資料，如照片資料、視聽資料、影像資料等。，由留學或其他部門提供；
2.1.2.7銘文材料:銘文、繪畫、工藝品等。由上級領導、友好單位或個人提供。
2.1.2.8技術資料:各種工程圖紙、竣工資料、驗收資料等。
2.1.3公司檔案管理員負責對其保管的檔案進行編號。
2.1.4保管期限:根據國家檔案局發布的政府檔案保管期限規定，分為永久、長期、短期三種。永久50年以上，長期為15-50年，短期為15年以下。
2.1.4.1永久:凡反映公司主要職能活動和基本歷史風貌，對公司具有長期利用價值的檔案，均列為永久保存。
2.1.4.2長期:凡反映公司壹般工作活動，在公司工作中長期具有參考和使用價值的文件材料，均列為長期保管。
2.1.4.3短期:凡在短時間內對公司有參考價值的文件和資料，均列為短期保管。
2.2歸檔
2.2.1各部門、項目公司負責按照《檔案分類分級管理目錄》收集、管理日常工作中形成的檔案，編制《部門檔案(文件/合同)管理記錄目錄》。
2.2.2對於需要移交給檔案管理部門的資料，各部門應按要求進行整理，編制檔案移交目錄，並按檔案分類及分級管理目錄的規定及時移交給行政人力資源部/項目辦檔案室。行政人事部/項目辦對文件進行審核和簽字，並按規定進行分類、編號和歸檔。項目公司各部門及辦公室應於每月月底將文件目錄備份至行政人事部。
2.2.3項目公司解散前，項目辦公室應將所有項目檔案移交給公司行政人力資源部。
2.2.4文件傳輸要求:
2.2.4.1移交的文件應填寫移交清單，移交清單壹式兩份，簽字後雙方各執壹份；
在2.2.4.2備案的文件、資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和論文、正文和附件必須放在壹起；
2.2.4.3應概括、簡明地書寫案卷標題，編制案卷目錄，裝訂整齊；
2.2.4.4應當使用炭黑水筆或者毛筆填寫案卷，禁止使用圓珠筆或者鉛筆，字跡應當清晰準確；
2.2.4.5各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎牌、證書、牌匾、禮品等。)必須有原始檔案並保持完整；
2.2.4.6聲像檔案的記錄必須詳細記錄原因、時間、地點、主要人物、背景、記錄人，歸檔的聲像資料必須是原始的、原始的、清晰的、完整的。
2.2.5檔案管理部門應對各部門的檔案管理進行日常檢查和監督。
2.3檔案的日常管理
2.3.1公司檔案管理人員按照國家檔案管理規定對檔案進行歸檔、標識和保管。
2.3.2詳細資料應登記在部門檔案中，並編制《部門檔案(文件/合同)管理記錄目錄》,以便檢索和利用。
2.3.3文件和合同應科學排列，按編號順序存放在文件盒中，做好標記，整齊地放入檔案櫃中。
2.3.4行政人力資源部或項目辦公室負責除財務以外的各類檔案的形成、歸檔、分類、鑒定保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。
2.3.5財務檔案由財務部歸檔保存。
2.3.6其他部門負責相關文件和資料的暫存，並及時移交給行政人力資源部或項目公司辦公室。
2.4文件的使用和保密
2.4.1原借檔案只在檔案室，不能外借。原則上，文件外借只借復印件。檔案利用申請部門必須填寫《檔案借閱審批表》，按權限履行審批手續後，由檔案管理部門檔案管理人員填寫《檔案借閱登記表》。
2.4.2借閱的文件歸還時，必須當面上交。如果發現丟失或損壞，應立即向直接上級報告。
2.4.3借閱文件用完後應及時歸還。如果借閱時間超過，必須重新辦理手續。
2.4.4借閱者必須妥善保管檔案，不得擅自塗改、汙損、勾畫、切割、摘抄、拆解、交換、摘抄、翻印、復印、拍照，不得借出或損毀。
2.4.5向外單位借閱檔案時，應持有本單位介紹信，並按檔案分類經有關領導批準，但不能將檔案帶離檔案室。
2.4.6外單位提取文件(不允許復印或提取1-2級文件)，應經相關領導批準，並對提取的材料進行審核簽字。
2.4.7外單位提取文件(不允許復印或提取1-2級文件)，應經相關領導批準，並對提取的材料進行審核簽字。
2.4.8檔案員和貸款員有責任對檔案保密。
2.4.9達到保密期限的文件，經行政人力資源部經理或項目辦主任同意後解密，解密後的文件按壹般文件管理。
2.4.10員工離職時，應對已形成或借閱的檔案辦理交接手續，經行政人力資源部或項目辦經理審核簽字後方可離職。
2.5文件銷毀
2.5.1項目公司解散後，項目公司辦公室應對保存的記錄和檔案進行系統清理，並移交給公司行政人事部存檔。
2.5.2行政人力資源部申請銷毀已失去使用價值的文件。銷毀時，行政人力資源部須寫出申請銷毀報告，並編制檔案銷毀審批單，由部門負責人審核，行政人力資源部管理領導批準，壹級檔案須報總經理審批。批準銷毀的文件應保存半年，無保存價值後銷毀。
2.5.3執行銷毀任務時，必須有至少三名由行政人力資源部、法務主管及相關部門代表組成的銷售主管，並簽署銷毀目錄。最後，銷毀目錄和批準文件應壹起存檔備查。