成功召開會議，尤其是大型會議，需要考慮很多方面，比如會議時間是否能保證所有人都能參加，是否有外賓來訪，公司是否出貨；不能參加的有沒有代課老師，怎麽聯系？
會議主席、主持人、記錄人和現場服務人員的安排是否適當；會議需要什麽輔助設備，誰負責；會議預計持續多長時間，等等。只有提前做好準備，才能確保會議的順利進行和圓滿結束。
擴展數據:
在會議準備過程中，所有與會議有關的事項，如時間、地點、會議議程等。，應以書面形式記錄下來，以便在後續工作中參考。
關於會議的決定和通知要打印出來發給相關人員，不能只是口頭上的。俗話說“言之無物”，有時候秘書已經通知了各個部門的負責人，但是有些人壹忙就忘了，壹定要認真做好工作。
壹般來說，會議室都有長方形的桌子，包括橢圓形的桌子，稱為方桌會議，方桌可以體現主次。
在方桌會議中，要特別註意座位的安排。如果只有壹個領導，那麽他壹般坐在這個長方形短邊的這壹邊，或者相對靠內的位置。
也就是說，會議室的門是參照點，裏面是主賓的位置。如果會議由主人和客人雙方參加，他們通常坐在兩側，主人坐在會議桌的右側，客人坐在左側。
還有壹種就是盡量避免這種主次的安排，以圓桌為布局，也就是圓桌會議。在圓桌會議中，不必拘泥於那麽多的禮節，只要記得以門口為基準，更靠近裏面的位置為主座即可。
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