如果壹個企業領導者能夠善用授權的藝術,充分發揮授權的效果,不僅有助於與下屬建立良好的信任關系,激發員工的積極性,增強團隊的戰鬥力,還能使企業領導者從繁雜的常規工作中解脫出來,博采眾長,集思廣益,使集體的力量得到盡可能充分的發揮。
首先,管理授權有助於企業提高績效。
隨著企業逐漸進入規模化發展階段,提升績效的需求逐漸顯現。管理學家早在20世紀20年代就開始探索企業的授權措施。授權理論的創始人肯特認為,如果員工不能在組織內部獲得信息、支持和資源,就會感到無能為力,認為自己沒有發展機會,不能參與企業的管理決策。他們沒有權力,但他們必須對自己的工作負責,這往往會導致沮喪和失敗。如果員工覺得他們可以獲得信息、支持、資源和發展機會,他們就會感到被授權。高度授權的員工會與他人分享自己的權力,激勵同事努力工作,提高工作效率,為企業做出更大的貢獻。
在企業的實際運作中,管理者的授權行為確實改變了員工對自身工作環境的看法,企業的授權在主觀上增強了員工的控制感、個人權力、自我效能感和自主決策能力。客觀上提高了工作質量、工作效率和員工滿意度,降低了服務人員的離職率。通過授權,可以避免高層管理者收集和傳遞信息的成本,進而讓高層管理者更有效地利用相關信息。隨著市場競爭的加劇,越來越多的企業選擇采用授權管理措施。
第二,選擇合適的管理授權模式
不同的企業有不同的管理授權模式。奧地利學派的哈耶克認為,組織效率取決於決策權與支持決策權的知識的匹配程度。要提高企業績效,就必須提高企業知識水平。企業知識水平是對員工知識水平、組織理念、組織文化和企業信息化程度的綜合評價。據統計,受企業知識水平的影響,企業選擇的授權程度因地區和規模而異。比如東南沿海的企業授權度高於東北和中西部地區,規模越大授權度越高。企業各級管理者應註重組織授權制度和激勵性薪酬措施的設計,以保證權力不會被濫用。
第三,授權系統的設計
1.判斷授權程度,擬定授權清單。
決定某項工作的授權程度,往往取決於是否出現以下情況:壹、某項工作流程是固定透明的,可以放心交給下屬。其次,下屬做比上級自己做要便宜。第三,老板獨攬大權,下屬往往不必要地頻繁請示。第四,決策機制需要改變,以適應靈活的業務環境。
授權的第壹步是根據所授予的責任和權力的程度,確定以下授權清單:
授權程度和工作條件
必須授權,當下屬的工作是常規的、具體的,這種工作幾乎所有下屬都能勝任。此時,領導者必須把這些任務交給下屬去完成,這樣才能充分節省自己的精力和時間,同時也給下屬在日常工作中應有的自由。
應該授權,當下屬的工作有壹定的套路時,這種工作對下屬來說是有吸引力和挑戰性的,幾乎沒有什麽風險,大多數下屬都是稱職的。這樣既能節省妳的精力和時間,又能調動下屬的積極性。
可以授權,下屬的工作是艱難的,具有挑戰性的,只有少數具備相應職業道德、知識、能力和心理素質的下屬才能勝任。此時,領導者在授權時要註意以下兩點:壹是選擇具有相應勝任能力的下屬,二是選擇合適的授權方式。
禁止授權的特點是,當下屬的工作具有整體性、未來性、高風險性和影響性時,壹旦失誤成本巨大,就應該禁止將這樣的工作授予下屬,只能由領導自己去做。
2.適當的權力和人員
既然授權是領導把適當的決策權授予適當的下屬,那麽決定授權有效性的關鍵就是合適的人。為了確保權利人是合適的,必須通過以下方式進行授權:
(1)公共授權
即領導向有關部門公開個人的工作目標、工作內容、權力、權限範圍、考核標準和程序,避免以後工作程序遇到不必要的幹擾時,被授權人不買賬的現象,同時也有利於他人對被授權人的監督。
(二)授權有充分依據
即領導要以書面形式授權,寫明雙方的權利和義務。授權有依據;二是明確了授權範圍,既可以避免被授權人越位或不到位,又可以限制被授權人可能的重復授權。
(3)平等的權利和事項
即領導授予下屬的權力,應該以下屬完成工作的需要為限。如果授予的權力小於或大於工作需要,就會導致授權失敗。前者會讓下屬難以完成工作,失去授權的價值。後者可能會導致下屬濫用權力,從而導致過多的負面影響。
(4)不授予任何責任
企業中的員工習慣於在傳統的指揮控制模式下工作,大部分權利和責任往往由管理者擁有和承擔。壹旦員工需要為自己的行為結果負責,他們可能會擔心是否需要為自己的錯誤負責。因此,授權後,領導者應對下屬的表現負全責。如果下屬沒有完成工作,領導只應該要求他,同時分析原因,尋找對策,但這並不意味著領導可以推卸責任,領導應該承擔最終責任。
(5)用人無庸置疑
員工很難改變壹些根深蒂固的觀念和行為模式:不是每個人都喜歡改變自己的觀念和行為模式,大多數人往往不情願,尤其是當這種改變需要徹底,與之前的觀念和行為模式完全不同時。大多數員工害怕嘗試和失敗。
授權既是信任的結果,也是信任的開始。這就要求授權後,授權者不應該繼續代替他的下屬,而應該允許他們在授權範圍內大膽工作,鼓勵他們創新;第二,既要大驚小怪又不能大驚小怪,要有寬容的態度,允許下屬有所失敗,也要幫助他們總結經驗教訓,改進工作。
(6)給予和接受相結合
授權要能授能收,即領導有權對授予的權力進行調整和糾正。壹方面,權力授予後,要在壹定時間內保持穩定,不能稍有偏差就收回或縮小權力。即使下屬表現不佳,也應該通過適當的指導幫助他們完成工作。另壹方面,當發現下屬經常越權,偏離工作目標時,要批評,削弱他們的權力,直到完全收回權力,以避免可能的失控。
3.授權的前提和支持條件
(1)企業要建立信任和寬容的文化,鼓勵員工適當承擔風險。
員工授權管理措施並不適合任何類型的企業,很多企業環境因素都會影響授權的順利實施。例如,企業不支持團隊工作,企業中仍然存在舊的雇傭關系和傳統的官僚組織結構,缺乏適當的反饋和激勵機制。只有當企業同時滿足其內部和外部的需求,當企業中的人、制度和文化都願意或能夠做出改變時,授權管理措施才能發揮作用。
壹個企業是否擁有優秀的企業文化是授權持久和成功的關鍵因素。支持授權的企業需要有獨特的管理理念和競爭力。助人型企業文化(即以人為本,員工相互鼓勵,有自我實現的信念)和參與型企業文化(即重視員工的知識、創造力和創新力)有利於員工正確理解授權,因為只有在企業環境自由、民主、不受限制的情況下,個人才能感受到真正的授權。授權型企業文化可以培養員工的主人翁意識和自豪感、創造力、適應性等價值觀,從而有利於授權的有效實施。
企業可以通過企業文化培訓提高員工的管理授權意識。可以通過上級對下屬的示範訓練、討論、舉例、角色示範、反饋等方式,提高下屬的技能,培養他們共同的工作方法和價值觀。可以重視和培養創造卓越績效的員工,從而提升員工的工作滿意度和企業忠誠度,使他們更願意接受挑戰,更能適應和配合授權所要求的變化。
(2)有效監管,實現制度化、規範化。
因為被許可人有在壹定範圍內處理問題的自主權,這意味著被許可人有很大程度的獨立性。因此,被授權者可能會盡力完成自己權力範圍內應該完成的任務,或者濫用權力做壹些與企業目標要求不符的事情,使企業的發展偏離原來的目標或軌道,甚至可能利用所獲得的權力謀取私利。
不受控制的權力必然滋生腐敗。為了保證被授權人不會濫用權力或偏離原來的目標取向,在授權行為得以實施之前,必須建立有效的監督機制。有效的監督與授權管理中的用人不疑、用人不疑並不矛盾。實際上,有效的監督是為了保證授權管理的順利進行,既要讓被授權人放心,又要讓被授權人專心。
只有在制度化、規範化各職能部門和崗位的職能、權益的前提下,授權才能有章可循,減少授權中的盲目性和隨意性,做到目標明確、責任分明。
(3)授權應與評估和溝通相結合。
激勵的力量是巨大的,授權本身就是對員工的壹種激勵,可以讓員工在參與管理中獲得自我實現的滿足和尊重。但授權也需要評估和溝通,才能真正發掘被授權者的人力資本,促進目標的實現。許可方必須與被許可方溝通項目的預期結果和要求的階段結果,並必須保證溝通的順暢。授權不是任務的結束,而是任務的開始。授權後,項目是否按照授權方的要求實施,必須通過後續的持續跟蹤或匯報溝通來實現。如果不跟蹤或報告溝通情況,授權實施可能會偏離許可方要求的方向。授權是企業管理者最重要的能力之壹,正如韓非子所說,“下君盡力,中君盡力,上君盡力。”
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