第壹,集中控制
(壹)總行制定分行的會計制度。
財務制度壹直是公司進行內部控制的重要手段。在分公司的管理中,財務控制是最重要的。許多公司由於在管理上過度的財政分權而逐漸失去了對其分支機構的控制。財務控制是防止公司資產外流的主要手段。在財務制度上,分公司的財務制度必須延續總部的財務制度,保證財務結構的完整性;作為總行,需要全面了解分行的業務活動、財務狀況和現金流量,監控分行的內部控制制度是否得到及時、正確的執行。總行應制定分行的會計制度,及時反映和監督分行的經營管理情況。這些制度主要包括:分公司會計核算和管理辦法、費用報銷標準和管理制度、應收賬款管理辦法、合同管理制度和產品定價管理制度。實際工作發生系統中會計業務不明確的,分行應及時與總部溝通,不得擅自處理。
(二)總部任命或聘請的分行會計人員。
分公司財務人員由總公司直接任命和聘用,直接向總公司財務負責人負責。工資、獎金和福利待遇由總行統壹管理,由總行財務部考核。總部應定期對分公司會計人員進行培訓和考核,確保分公司財務人員勝任工作,並及時進行輪崗。作為分公司會計,既要充分發揮會計的反映和監督職能,又要充分發揮會計的管理職能。總部委派會計的出發點是加強監管,保證會計活動的合法合規和會計數據的真實完整。但作為壹種管理手段和方法,其核心是服務,服務中應包含監督。任命的會計是為了代表總部加強分公司的財務管理。他要以搞好分公司經營,提高經濟效益為軸心,按照國家財經法規辦事,主動為單位服務,當好分公司經理的參謀,為他出謀劃策,提高分公司的管理水平和經濟效益。
(三)加強資金管理,實行收支兩條線原則。
資本是各海外分支機構經濟活動生存和發展的動力資源和血液。分公司的銷售收據必須存入專門的銀行賬戶,只收不付。收到的錢要及時轉到總部的銀行賬戶。應貫徹收款與銷售相結合的原則,堅持先款後貨的原則,杜絕先發貨後收款。如有特殊情況,必須報總行批準。同時要加強成本管理,嚴格控制差旅費、辦公費等占費用比重較大的費用。相關原始憑證必須蓋章清楚,事實清楚,經領導簽字後方可核銷。
分公司只負責支付小額零星的運營費用。大額費用由總公司支付,分公司支付的費用主要有:辦公費、運雜費、差旅費、應酬費等。總公司支付的費用主要有:材料采購費、工資、廣告費、促銷費、租賃費、固定資產購置等。總部根據分公司的年度預算和分公司的月度付款計劃,按月向分公司撥付運營費用。分公司用於營業費用的存款賬戶只能用於接受總公司的撥款和營業費用,不得用於存放銷售貨款。
(D)在總部內建立壹套完善的財務信息。
該系統由計算機支持,各分行應向總行提供周、月、年財務報告,以便總行全面了解和控制運行情況。每周向總公司提交:“銷售明細表(賒銷要單獨註明,單獨匯總)”和“回款明細表”。每月向總部提交月度會計報表、銀行對賬單、營業費用明細表、存貨盤點表、應收賬款期間分析表(包括可能壞賬百分比和可能壞賬)、銷售收入和營業費用最新預測表(滾動預算)。同時用文字說明主要問題和重要事項。根據每個月各分公司傳遞的信息,總部財務部要做出靈敏的反應,不斷做出最新的財務預測,做到預算滾動,真正掌控實際情況。
(五)加強庫存管理
財務人員應根據各類物資的實際庫存和正常儲備,結合當時的市場供求情況,制定出合理的庫存,並定期盤點,邊查邊處理。對於積壓的物資,要采取措施,通過各種銷售手段盡快實現銷售。損壞的材料應積極修復或回收,以盤活資金,減少采購資金和儲備成本。
(6)加強價格管理。
擴大產品銷售,提高產品價格,爭取更大利潤,是每個國外分公司的經營目標。但是,在價格管理方面,財務人員不可能壹成不變。要根據存貨的周轉速度、市場情況的變化等因素,協助領導制定價格,對不同發貨類型的客戶實行不同的價格水平,形成分公司合理的利潤空間。
(7)定期審計
對分公司是否正確執行各項規章制度,取得的經濟效益是否真實,要定期進行嚴格認真的審核。在公司繼續擴張,各分公司工作沒有完全走上正軌之前,總部每季度要對各分公司的存貨管理、會計憑證、賬目報表、費用控制、價格執行、貨款回收以及各項銷售制度的執行情況進行壹次審計,並提交審計報告。分公司工作全面走上軌道後,可以每半年審計壹次。
第二,分散管理
分權管理主要是根據管理會計中的責任會計體系,將各分公司視為壹個獨立的責任中心,通過責任預算控制和考核來實現財務管理目標。鑒於分公司的主要職責是:合理儲存貨物;擴大銷售收入;及時收回貨款;嚴格控制成本。其中銷售和費用是重點,這個責任中心可以定義為“銷售和費用責任中心”。
(壹)制定切實可行的銷售和費用責任預算。
每個分支機構(即銷售和費用責任中心)必須編制責任預算,並以這些預算為目標來衡量其績效。預算金額根據實際可實現水平設定,由分公司經理審批,總部平衡批準。
(二)主要責任預算指標
主要責任預算指標有:月度和季度年度銷售預算庫存定額;庫存周轉天數應收賬款(信用)限額;按月和季度平均收集期的可控運營費用預算;銷售收入費用比率。通過制定上述實際指標,並根據實際經營情況將相關預算指標轉化為彈性預算指標,基本可以對照實際情況衡量分行的經營業績。