隨著酒店業的不斷發展和市場競爭的加劇，酒店為了提高經濟效益，也在不斷調整自己的客源市場。會議已經成為酒店重要的旅遊市場，會議帶來的收入成為酒店經濟效益的增長點。要想做好會議客源市場，酒店會議服務是關鍵。因此，準確、細致、熟練地把握會議服務的三個環節——會前服務、會中服務、會後服務，是做好會議服務的基礎。1.會前服務1。必須有壹個有能力的會議服務銷售骨幹。會議銷售骨幹不僅要了解和熟悉酒店的設備、設施和內部操作流程，還要具備相當的溝通能力，能夠正確、靈活地運用酒店賦予的權力，靈活運用談判技巧，促使談判成功。2.銷售談判應該真誠和耐心。會議銷售人員在與會議組織者交談時，應尊重對方的要求和意見，特別是當對方將我酒店承辦會議服務的條件與其他酒店進行比較後，再以適當的方式提供我酒店的特點和以往成功會議的細節，加強相互溝通。往往不止壹次見面就談成功，會有很多次談判。所以，會議銷售人員要有充分的耐心，直到談判成功。3.談價格的時候，首先要取信於客人。會議組織者在談判中往往會先問價格、優惠政策等問題，會議服務銷售人員要盡量避免價格成為客人選擇的首要條件。銷售人員在談判過程中要有意識地摸清客人的心理價位。差距不大的話，賣家要拋開價格，和會議組織者談會議的策劃，介紹酒店會議服務的特點，讓對方覺得酒店是把服務放在第壹位，利潤放在第二位的，只有客人相信酒店能提供優質服務，才能談出合理的價格。4.參與會議的整體策劃。為各種會議做準備是非常重要的。酒店會議銷售人員面對的可能是有經驗的，也可能是沒有經驗的會議組織者，這就需要酒店銷售人員在必要的時候提供延伸服務。如果根據酒店會議接待的經驗，會議日程安排合理，可以為會議組織者提供參考意見和建議，幫助其順利完成會議計劃。5.認真準備“預定書”和“計劃”。會議服務的所有安排和要求以“預訂書”或“協議”為準。在“預約書”中，應明確會議的要求，任何修改和調整都必須通過雙方的確認函進行確認。酒店必須詳細記錄對客人做出的承諾，以便制定詳細的“計劃”，即“接待計劃”。每個承諾誰負責，什麽時候完成，都要落實。2.會議服務1。會議期間，酒店應有專人負責與會議組織者的溝通和聯系，並及時跟進，確保會議服務的統壹指揮和協調。2.會議期間，酒店的會議聯絡員應具備較強的組織能力，能夠有效及時地處理會議中的緊急需求，保證會議的正常進行。3.根據參與者的心理組織各種紀念活動。大型會議的與會者把承辦酒店作為壹次良好體驗的“參考”，酒店也要以此為途徑做好工作，比如簽名、拍照、贈送酒店小招牌等紀念品，讓與會者成為酒店的潛在客戶。三、會後服務1。會議結束了，但是酒店服務還沒有結束。會議結束後，會務組退出，但入住的客人仍然是我們服務的重點，要讓他們感受到酒店是“賓至如歸”。同時，酒店要做好會後各項費用的結算工作，每壹項費用都要剔除清楚，以方便會議組織者結賬。2.做好後續調查工作。對本次會議收集的各類信息進行分類、分析、整理、歸檔，找出問題，找出規律性的東西，作為提高會議服務質量的依據。3.詢問有關會議活動的信息和材料。大型會議的參與者來自四面八方。他們是這次會議的參與者，他們可能是下壹次會議的組織者和決策者。所以酒店要特別註意收集大量關於舉辦會議的信息，為舉辦下壹次會議打下基礎。4.將會議組織者和出席者的信息存檔，定期或不定期的給他們發送酒店的信息和資料，定期對重要客人進行銷售拜訪，逐漸讓他們覺得自己是酒店的VIP客人，成為酒店的忠實或潛在客戶。綜上所述，會議服務的三個環節相輔相成，缺壹不可，每個環節都很重要。每個環節的質量將直接影響會議服務的質量。因此，酒店要想做好會議接待，就必須在這三個環節上下功夫，精益求精，做出自己的特色，這樣我們的酒店才能在激烈的市場競爭中立於不敗之地。
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