其主要職能是在商務活動中建立經貿關系，傳遞商務信息，聯系商務事宜，溝通洽談生產銷售；問答問題，處理具體事務。其類型包括聯系信、銷售信、訂單信、確認信、索賠信等。屬於商務禮儀文件的範疇。
商務信函是商務活動中重要的交流媒介之壹。在商務活動中，從商務聯系、談判、合同簽訂到合同履行、投訴處理、索賠解決，每壹個環節都需要信函作為傳遞信息的重要媒介工具，以達到有效的商務溝通，達到商務活動的目的。
因此，在業務往來中需要人的壹方必須利用好這種手段進行溝通，加速建立信譽和業務的進程。
擴展數據:
商務信函寫作的要求
1，主題鮮明
商務信函是商務工作的具體表現。任何信函都是為了解決壹個具體的商務問題，安排和討論壹個具體的商務活動。所以每封信的主旨壹定要清晰突出，讓收信人迅速明白信的目的，及時回復。
2、內容是否完整
商務信函的內容壹定要完整，該寫的項目都要寫進去，不能有遺漏。比如報價函，要求將商品名稱、規則、數量、價格、裝運日期、結算方式、有效期等報價條件明確告知對方。
3.註意對方的興趣
寫好商業信函的關鍵還是要關心對方的利益。在信中寫下對方感興趣的內容，不要以自我為中心，在信中謹慎提及對方的利益，強調業務給對方帶來的好處。這樣才能引起對方的興趣，對信中的要求做出回應或回復。
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