1，標題。由簽發機關、理由和語類(回復)組成，壹般不能省略。
2、正文。它包括四個部分:收件人、開場白、回復和結尾。收件單位要用大寫字母書寫；開頭的文字多為“妳×××來信已收到，現經××研究後回復如下”，如www.fdcew.com，要寫明來信日期、姓名、編號；其次是對信件內容的具體回答；結尾用“本回復”“本回復”等詞。
3.簽名。發證機關、日期和公章。答辯的寫作要求針對性強，措詞簡潔。壹般要做到壹件事壹封信。
回復全文由標題、正文、署名三部分組成。回信就是回信，是公函的壹種。復函是機關、單位壹方面用於回復信函，壹方面用於討論、詢問或聯系事項的公文，既可用於上級機關對下級單位的復函，也可用於平行機關或非隸屬機關的復函。如果批復是上級機關對下級機關要求的事項的答復，也具有壹定的答復和指示性質。
範文示例:
地質礦產部關於地熱資源管理的批復(國函184) * *市人民政府。
xx市湯頭地下熱水站負責人王澤清同誌來信反映地熱管理中存在的問題，我部現給予如下答復。
地熱資源屬於礦產資源，歸類為能源礦產。地熱能是地殼中巖石(固相)和流體(液相和氣相)中可供人類經濟合理開發的熱量。地熱水中的水只是傳遞地熱能的介質和載體，只能帶出20%的地熱能。所以，地熱水應該屬於礦產資源。這個結論在19966。
xx湯頭地下熱水的高價值在於它的溫度和有益元素，這是區別於普通地下水的關鍵。作為壹種寶貴的礦產資源，應依據《礦產資源法》進行合理開發、利用和保護，使其經濟效益最大化。
綜上所述，地下熱水的開采必須納入《礦產資源法》的法制化軌道。希望xx市人民政府盡快解決場頭地下熱水管理站的問題。