第五條出口商或代理商應通過備案管理系統填寫並提交《備案申請表》(附件1)，提供出口商或代理商名稱、所在國家或地區、地址、聯系人姓名、電話、經手食品種類、填表人姓名及電話等信息，並承諾所提供信息真實有效。出口商或代理商應確保在緊急情況下能通過備案信息與相關人員取得聯系。
出口商或代理商提交備案信息後，獲取備案管理系統生成的備案號和查詢號，然後根據備案號和查詢號查詢備案流程或修改備案信息。
第六條出口商或代理商的地址、電話發生變化時，應及時通過備案管理系統進行修改。備案管理系統保存出口商或代理商提交的信息以及對信息的修改。出口商或代理商名稱變更時，應重新申請備案。
第七條國家質檢總局對提供完整備案信息的出口商或代理商進行備案。備案管理系統生成備案的出口商或代理商名單，並在國家質檢總局網站上公布。公布名單中的信息包括:記錄在案的出口商或代理商的名稱及其所在的國家或地區。