知識管理的功能及其與組織學習的關系
時間:2002年4月29日00: 52: 53作者:王如福，徐金發，徐艾來源:未知閱讀次數:1306
本文首先指出知識管理是知識經濟時代的必然要求，然後分析了知識管理的基本功能、知識庫的構成和要求，最後分析了知識管理與組織學習的關系。關鍵詞:知識管理；知識庫；組織學習[b]1、知識管理是知識經濟時代的必然要求[/b]隨著知識經濟時代的到來，企業將主要通過知識而不是金融資本或自然資源來獲得競爭優勢。企業的知識將成為與人力和資本並列的資源，成為企業最重要的資源。勞倫斯·普魯薩克(Laurence Prusak)指出:唯壹能給壹個組織帶來競爭優勢的是它知道什麽，如何使用它所擁有的知識，以及它能以多快的速度獲取新知識。知識管理是捕獲企業的集體知識和技能的過程，而不管這些知識和技能是存在於數據庫中、印刷在紙上還是在人們的頭腦中，然後將這些知識和技能分發到任何能夠幫助企業實現最大產出的地方。知識管理的目標是在最合適的時間將最合適的知識傳遞給最合適的人，以便他們做出最佳決策。知識管理是知識經濟時代的必然要求。這是因為:第壹，知識管理是培養企業能力的基礎性工作。在知識經濟時代，企業內部能力的培養和各種能力的綜合運用被視為企業獲得維持和競爭優勢的最關鍵因素[2]。企業競爭的成功不再被視為轉瞬即逝的產品開發或戰略管理的結果，而是企業能力的結果。管理者的任務是通過選拔，使企業能夠在壹個廣闊的領域從事生產經營活動，發揮自己的能力。加強知識管理後，員工通過學習外來知識可以快速適應外部環境的變化，學習內部知識可以增強解決類似問題的能力。企業只有加強知識管理，才能在經營過程中逐步積累、總結和提升隱性知識，形成企業的寶貴財富。其次，知識管理是知識經濟時代企業做出有效和正確決策的基礎。沒有知識管理的時候，當壹個員工需要某壹種知識的時候，他可能無法及時獲得或者得到他所需要的確切知識。如果他得不到他需要的知識，那麽他的決定可能是“拍腦袋”；如果他不能及時、便捷地獲得自己需要的知識，就會影響決策的效率，所以不能快速適應環境的快速變化；如果他得到了過時或錯誤的信息，他做出的決策可能是不正確的，這將對企業產生致命的影響。第三，與其他資源管理相比，知識管理有其自身的特點。知識資源具有以下特點:(1)知識可以以出版物和內容的形式出現在數據庫中，也可以存在於員工的頭腦中。知識不像其他資源那樣有形，而是近似無形，難以衡量；(2)企業的壹部分知識來自企業外部，這就要求企業時刻保持關註，敏感而及時地從浩瀚的知識海洋中找到有用的知識和信息；企業的另壹部分知識依賴於企業自身在生產實踐過程中的積累和歸納。知識不能像企業需要的人力資源壹樣在市場上找到，也不能像金融資本壹樣在金融市場上籌集；(3)知識不會被更多的人使用，每個人得到的或產生的損失越少，但其作用範圍越大，對企業的價值就越大。(4)壹個人是否願意把腦子裏的知識拿出來和大家分享，取決於個人意願，不能強迫。知識的這些特性使得知識管理有其自身的特點，因此應該研究如何進行知識管理。本文第二、三部分闡述了知識管理的基本功能、企業知識庫的構成及其基本要求，第四部分分析了知識管理與組織學習的關系。[b]2知識管理的基本功能[/b]知識管理的基本功能有四種[3]，如圖1所示，分別是外化、內化、中介和認知過程。(1)外部化包括強大的搜索、過濾和整合工具，從組織的外部知識和內部知識中捕捉對企業現在和未來發展有用的各種知識；其次是外部知識庫，將搜索工具搜索到的知識按照分類框架或標準進行組織和存儲；再次，它是壹個文件管理系統，對存儲的知識進行分類，能夠識別各種信息源之間的相似性。基於此，聚類方法可以用來找出公司知識庫中知識結構之間隱藏的關系或聯系。最終，外化的作用是使知識尋求者通過內化或中介獲得他們所收集的知識。(2)內化和外化是從組織外部浩瀚的知識海洋中捕捉對企業有用的知識，發現組織內部存在的各種知識，尤其是隱性知識並加以整合傳播，而內化是試圖找到與特定消費者需求相關的知識結構。在內化過程中，通過過濾發現企業知識庫中與知識尋求者相關的知識，並將這些知識呈現給知識需求者。內化可以幫助研究人員就某個問題或有趣的觀點進行交流。在內化的高端應用軟件中，提取的知識可以重新排列或以最合適的方式呈現。文字可以簡化為關鍵的數據元素，以壹系列圖表或原始資料摘要的形式呈現，從而節省知識使用者的時間，提高知識的使用效率。例如，國際制藥公司的研究人員可以對他們的項目提出問題，快速瀏覽與此相關的前期研究，從浩如煙海的記錄和報告中挖掘出所需的知識總結。(3)中介內化的過程強調傳遞清晰、固定的知識，而中介針對的是企業知識庫中無法編碼和存儲的知識，為知識尋求者匹配最佳的知識源。通過追蹤個人的經歷和興趣，中介可以將需要學習某壹學科的人和有這方面經驗的人聯系起來。想象壹下，壹家醫藥公司的研究人員對壹種藥物的壹系列不尋常的副作用有疑問，但他們在公司的信息庫中找不到任何相關信息；但是中間技術為研究人員提供了來自另壹個國家的研究人員的名字。系統中的特征信息表明他在同壹個實驗領域有豐富的經驗，因此兩位研究人員可以就藥物副作用的潛在原因相互分享知識和經驗。(4)認知過程認知是通過前三種功能的交換而獲得的知識的應用，是知識管理的最終目的。現有技術很少能實現認知過程的自動化，通常采用專家系統或人工智能技術，並據此做出決策。保險公司使用自動系統來確定客戶的賠償案件是否應該提起訴訟或支付。在全自動認知系統出現的同時，在工作流中實現合並認知的技術也同步發展。但是，如果工作流系統被賦予了使用現有知識的能力，工作流引擎就可以根據近似情況自動做出決策。[b]3企業知識庫的構成及要求[/b]企業知識庫由以下知識[4]構成:[list = 1] [*]企業基本信息，包括企業關系信息、年報、出版物、企業概況及企業其他[*]組織結構信息，包括地址、代理商、分支機構、服務中心等。包括技術專長、服務特色等。[*]基本流程信息[*]關於專利、商標、版權、使用其他企業技術和方法的許可的信息[*]客戶信息[/list]決定壹條信息是否存儲在知識庫中，以查看它是否是員工學習所需要的，以及它是否能幫助員工有效地完成學習和業務目標。知識庫中的知識壹定是員工需要的，但不僅限於企業產生的知識。許多企業在知識庫中也有關於其競爭對手及其產品和服務的信息。這些信息可以是企業競爭分析部門的分析結果，也可以從外部的行業追蹤器購買。信息型知識是顯性知識，可以很容易地用語言和數據來表達。許多此類信息已經存在於紙張、公司出版物或報告中，但由於分發有限，它們無法到達最需要的人手中。將其存儲在知識庫中可以解決這個問題。員工擁有的部分知識是隱性的，來自經驗而非事實。壹些企業努力將這種隱性知識轉化為顯性知識。因為每個員工在整個流程中只擁有某個環節的隱性知識，作為知識管理部門，需要將每個員工所擁有的知識整合為流程知識。整合程度不僅取決於隱性知識的揭示難度，還取決於隱性知識的保密難度。因為這部分知識是企業核心能力中最重要的部分，管理它的目的是擴大這類知識在企業中的範圍，但同時又要防止這類知識擴散到其他企業，為其他企業效仿提供壹定的可能性。知識管理必須為知識的享受創造壹個良好的環境[5]。因為隱性知識是最接近業務流程的員工的私人信息。很多員工會認為他掌握的這部分私人信息就是他的個人價值。如果把這部分隱性知識分享給大家，他可能會因為沒有價值而丟掉工作。這與知識管理的目標相違背，不利於企業整體核心能力的形成，核心能力的範圍極其有限。因此，應該鼓勵員工貢獻隱性知識與大家分享，員工的評價指標應該加上他對企業知識貢獻的程度。比如某公司的五級營銷人員制度，規定壹個較低級別的營銷人員晉升為較高級別的營銷人員時，除了考核年銷售額，還要考核他壹年給營銷人員上了多少節課，培訓了多少個較低級別的營銷人員。這極大地促進了隱性知識的相互學習。為了達到知識管理的目的，對知識庫有壹些基本要求[4]: (1)組織數據庫並使其有效。如果知識庫要成為壹個學習工具，它必須組織良好，有新的知識，容易訪問或查詢。如果員工很難在圖書館找到自己需要的東西，他們要麽通過其他渠道更有效地找到自己工作中需要的知識，要麽做沒有所需知識的工作。(2)數據庫中知識的準確性。在壹些數據庫中，壹旦數據被輸入，即使它們已經過時或者可以被更精確的數據替代，它們也不會被更新。向員工保證他們從圖書館獲得的信息是準確、及時和可靠的。如果他懷疑數據的準確性，用不了多久他就會停止使用知識庫。(3)讓所有員工直接進入知識庫。由於數據的敏感性，特殊部分可能需要密碼或其他安全措施。每壹個員工都可以不經同意就進入自己工作中需要的知識庫，否則就違背了及時學習的原則。[b]4知識管理與組織學習的關系[/b]知識管理依賴於知識庫中的知識被員工用來發揮其作用。員工首先要從知識庫中學習知識，從而增長才幹，做出正確決策或提高工作效率。彼得·聖吉[5]說，真正的企業之所以如此短命，是因為企業在學習能力上存在缺陷，即“學習障礙”，使企業在環境發生變化時無法迅速做出反應，從而嚴重損害組織的生存和發展，使其被壹種無形的力量所支配甚至吞噬。由此可見組織學習對於現代企業生存和發展的重要性。圖2是企業中組織學習的示意圖[6]。組織學習可以分為以下三類:(1)顯性知識的學習外部資源中的知識具有公共產品的性質，但不會因為它的存在而自然增加企業的能力。企業只有通過自身的學習，才能真正理解和運用這些知識。這些知識的學習不能形成企業的核心能力，不能賦予企業競爭優勢，但卻是企業生存和跟上社會進步所必須的，否則企業就會落後於社會的發展，被淘汰。企業可以學習這部分知識，並將其應用到生產實踐活動中，從中生成企業的核心能力。(2)過程學習，即從經營活動中學習，又稱“做中學”，決定了企業在經營活動中知識的增值。也就是說，不同的企業由於學習能力不同，會從類似的經營活動中吸取不同的教訓。這些經驗教訓大多是方法論知識，屬於企業的核心能力，能夠使企業在未來類似的經營活動中獲得競爭優勢。比如杜邦公司曾經經營染料行業，從中學習到在合成纖維領域取得突出成績所必需的知識，也就是染料合成和使用的知識。這些知識讓公司相信自己有能力解決尼龍的染色問題，從而公司開始研發尼龍，後來取得了巨大的成功。(3)隱性知識的學習主要表現在員工之間的相互學習。參與經營活動的人總是擁有更多從經營活動中學到的企業核心能力的知識，這些知識可能對企業其他部門的工作有意義，因此有必要通過內部學習來擴大核心能力的範圍。內部學習可以采取相互交流、師傅帶徒弟等形式。可見，知識管理貫穿於組織學習的全過程。例如，在過程學習中獲得的隱性知識通過知識管理進行整合，存儲在企業的知識庫中。知識管理為組織學習提供了合適的知識來源和便利的工具。知識管理將對企業發展有用的各種知識收集並存儲在知識庫中，供員工進行各種類型的學習，提高學習效率。知識管理只有通過組織學習，才能將這些知識轉化為員工工作的力量，使知識真正成為企業最重要的資源並發揮作用。知識管理和組織學習相輔相成，相互促進，在不久的將來，它們將是企業制勝的法寶。作者簡介:王如福，浙江大學工商管理學院博士生徐金發，浙江大學工商管理學院副院長、教授、博士生導師徐艾，福建省外經貿委對外經濟貿易研究所，作者單位:浙江大學工商管理學院，杭州310027，參考文獻1。作者那威·艾弗裏·武詩源·阿萊，劉敏慧等譯。知識的進化。珠海出版社。1998-09 2.編輯尼古拉福爾斯，克裏斯蒂安努森。由李東紅翻譯。企業普遍企業導向能力理論。東北財經大學出版社。1998 3.陳編譯。定義知識管理。BBS.net.tsinghua.edu.cn水木清華站BBS。建立知識網絡,《管理評論》, 4月，1998 5。彼得聖吉，第五項紀律-學習型組織的藝術與實踐。上海三聯書店出版。1997-10 6.陳進，王汝富。知識經濟與企業核心競爭力的培育。中國軟科學。