作為地理標誌證明商標的註冊人——協會，壹般規模都很小，基本沒有經費來源；組織機構簡單，只依照會員管理的需求構建基本的組織機構，沒有地理標誌管理職能部門。下面本著節儉，盡量依賴原有機構的原則，以××茶葉產業協會為例，介紹地理標誌管理機構的構建及職能安排。
協會設立證明商標管理委員會，委員會由以下機構組成：
1 、秘書處（商標管理辦公室）
××茶葉產業協會設立商標管理辦公室，主要負責“××”證明商標的許可使用管理。該辦公室暫由秘書處代理行使職責，秘書長兼任管理辦公室主任。
具體職責：
（1）負責商標許可管理日常工作。代收申請許可使用證明商標的材料，並對申請材料進行書面初步審核；
（2）辦理許可使用的各項手續，對許可使用相關文件進行歸檔、存檔；
（3）負責與被許可使用人日常聯絡工作，傳達協會的各項管理信息，反饋許可使用人各種相關意見或建議；
（5）對外聯絡相關中介服務機構，辦理各種維權法律手續，提供維權所需的各種證據材料；
（6）收集地理標誌相關政策、會展等信息，了解其他協會的管理模式；
……
2 、理事會（審批機關）
理事會為協會的日常管理機構，在“××”證明商標許可使用管理中行使審批職能。有條件的話可以在理事會設立“審查委員會”，審查委員會成員須包含茶葉科研、種植、加工等方面的專家，專家獨立發表意見。
具體職責：
（1）負責審批是否同意許可使用“××”證明商標；
（2）派人（有審查委員會的，由委員會派）實地考察茶葉種植園、茶葉生產單位，對申請人的茶葉種植面積，生產能力等數據出具考察報告，做出是否同意許可使用的初步意見；
（3）是否同意許可使用“××”證明商標由理事會以會議形式做出決議；
（4）隨機檢查申請人的種植、加工及銷售情況；
（5）……
3 、會長（最後簽批）
會長為協會的法定代表人，對於是否同意申請人許可使用“××”證明商標做最後的簽批。
具體職責：
（1）對理事會遞交的同意許可使用“××”證明商標文件做簽批，同意的簽發許可證；
（2）會長有權否決申請人的申請，要求補充材料或者補充核查內容。
1、申請人向××茶葉產業協會秘書處提出書面申請，並按規定遞交相關的書面材料，至少壹式三份。
2、秘書處在收到材料後15日內完成書面審查，符合條件的，報協會理事會審批，不符合條件的可以直接駁回，並說明理由。如果需要補交材料，則通知申請人補交。
3、秘書處審核後，符合條件的交給理事會審批。理事會收到材料後，在15日內委派專案的審查小組，進行實地和現場考察，原則上審查小組在15日內向理事會出具考察報告，並提議是否同意申請人的許可使用申請。
4、理事會可以在定期會議或者臨時召開的理事會會議上進行審議，對是否同意許可使用作出決議，7日內交會長簽批，會長簽批後，交秘書處通知申請人辦理相關許可使用手續。
5、如果理事會不同意許可使用，出具書面文件，由秘書處通知申請人向××縣/市農業局申請復議，復議要求和程序以農業局的相關規定為準。原則上協會接受××農業局的復議意見。
協會相關管理文件原則上要經過××市茶葉產業協會會員代表大會決議通過，自通過之日起或壹定時間後生效。有的協會以通知形式發布文件，這在效力上有瑕疵，影響管理工作。
2020年7月