專利申請文件的填寫和撰寫有特定的要求，申請人可以自行填寫或撰寫，也可以委托專利代理機構代為辦理。盡管委托專利代理是非強制性的，但是考慮到精心撰寫專利申請文件的重要性，以及審批程序的法律嚴謹性，對經驗不多的申請人來說，委托專利代理是值得提倡的。
2、外觀專利申請的受理
專利局受理處或各專利局代辦處收到專利申請後，對符合受理條件的申請，將確定申請日，給予申請號，發出受理通知書。
3、外觀專利申請費的繳納
面交專利申請文件的，可以在取得受理通知書及繳納申請費通知書以後繳納申請費。通過郵寄方式提交申請的，應當在收到受理通知書及繳納申請費通知書以後再繳納申請費，因為繳納申請費需要寫明相應的申請號，但是繳納申請費的日期最遲不得超過自申請日起兩個月。
4、專利審批程序
依據專利法，外觀專利申請的審批程序包括受理、初審和授權三個階段。
登記手續通知書，而根據具體的專利法規定，外觀專利申請時長，還取決於該專利是否要經歷審查意見及答復階段。據此其審查階段是指專利局對外觀設計專利申請文件，是否符合授權標準進行審查，這個階段的時間大約為3到4個月，如果審查員認為需要申請人進行修改或陳述意見，還要經過補正流程。