未中標的供應商要求退還投標文件的理由在於：
壹、有利於總結經驗，吸取教訓。有了退回的投標文件，可以及時改進，促進自我完善。壹是對照招標文件，可以查找投標文件哪些方面沒有作出實質性響應，摸清“病根”，以便“吃壹塹長壹智”。二是對照評標標準，可以探究自身未中標的原因和存在的缺陷，掌握失分情況，便於以後改進不足。三是對照中標條件，可找出與中標人的差距在哪兒，知己知彼，對競爭對手的優勢了如指掌，便於“臥薪嘗膽”，日後“東山再起”，“留得青山在，不怕沒柴燒”，為在未來的競爭中取勝積累經驗。
二、保守商業秘密的客觀需要。如果退回投標文件，壹是對產品設備的名稱、規格、型號、性能、質量標準、技術參數、特定的管理技術、專利、成本費用等內容可以保密。二是對采購對象的報價、采購方案的設計、施工組織、工期、售後服務等方面可以避免公開。三是盡可能不將那些含有商業秘密的部分昭示於人。比如，相關資質證明書、業績資料、納稅和繳納社會保障資金等情況，在壹定程度上體現著本企業的社會貢獻，也展示著競爭優勢。
三、不願將“劣跡”示人，有損企業形象。投標文件是專家評標最直接最客觀的依據。投標文件的質量好壞很大程度上決定了中標與否。既然未中標，必然有不如人意的地方。要麽質量技術標準與采購需求有距離，要麽對招標文件未作出實質性響應，要麽在報價上報高價或有錯漏，要麽在售後服務上要求苛刻，要麽投標文件所提供的資料不全，不壹而足。總之，正是因為投標文件有諸多瑕疵，才不願將“劣跡”留下，授人以柄，損害企業形象。
四、不想留下“落標的記憶”，以堅定下次投標的信心。壹旦投標文件退回，可通過吸取教訓，在下次的政府采購市場上的競爭取勝，可以抹去以前的“創傷”，忘卻那“落標的記憶”而不留痕跡。相反，如果未中標，投標文件仍然保存在曾經投標的地方，烙上難以啟齒的印記，再次投標，那種失敗的陰影，會讓自己感覺底氣不足，信心不強。
如果退還未中標供應商的投標文件，招標方采購代理機構認為：
壹、與法律有沖突。《政府采購法》第四十二條規定： “采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存……”。“采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年”。顯然，供應商的投標文件是采購文件之壹，是應當作為檔案資料保存的，且有具體的保存期限，是不能退還的。
二、與招標文件的要求相背離。招標文件有要求：“評標委員會不向落標方解釋落標原因，不退還投標文件。”如果未中標的供應商的投標文件退回，顯然不符合招標文件的要求，而且損害了投標各方的合法權益，特別是對中標人來講，“獨臺亮相”，全面公開，顯失公平。
三、保存投標文件的重要意義蕩然無存。如退還了投標文件，壹者，使政府采購監督管理部門對采購活動的監督檢查、答復質疑、處理投訴等失去了真憑實據，缺少了第壹手備查資料。二者，政府采購活動的公開透明無從體現，對采購當事人的活動監督失去了法律依據。三者，對采購代理機構的業績、服務水平的評價就缺少了壹個“尺度”，少了壹個憑據，不便於全面考核。四者，使對在招標投標活動中串標、圍標、陪標等違法違規行為的查證核實無從考究，不利於對不法行為的查處。
四、評標結果的產生失去了現實基礎。評標結果是由評標委員會根據招標文件規定的評標標準和方法、中標條件等要求，全面審查比較各投標人的投標文件而綜合得出的。所謂評標，就是在投標人當中優中選優。沒有了未中標供應商的投標文件，僅保存中標人的投標文件就失去意義，評標結果的產生從何而來？皮之不存，毛將焉附？因此，將所有投標人的文件都作為檔案資料保存起來，使評標報告成為“有源之水”，使評標結果的產生既有比較又有鑒別，順理成章，真正合法有效。
不論從哪個角度來講，該采購代理機構執行采購程序，作出投標文件不予退回的答復是正確的，是合法合規的。因此，需要雙方要以坦然心態對待招標投標活動中發生的爭執與糾紛，互相理解支持，才能促進政府采購事業和諧健康地發展。
供應商要以平常的心態對待投標文件
作為未中標者，以平常的心態對待投標活動，切忌“戴有色眼鏡”偏激地猜疑、找茬甚至歪曲程序的公開性、評審的公正性。壹是要學法懂法守法，對政府采購操作程序要了如指掌，對運作規程要壹清二楚，對法律責任要刻骨銘心，從行動上成為合法的投標人。否則，就會在類似投標文件退回問題上發生與法律相沖突的行為，產生不必要的爭執與糾紛。二是要熟讀鉆研招標文件。特別對其中的具體要求，要逐項認真鉆研、閱讀、領會，作出壹對壹的實質性響應，編制投標文件，信守，誠信投標。同時對投標文件要自行存檔，有備無患，有據可查。三是對照招標文件，要從采購方案、標書制作、售後服務、報價等方面理性地檢查、分析自身投標文件的不足，總結經驗，為下次投標作好充分的準備。
采購人、采購代理機構要以高度的責任心保存好投標文件
招標采購程序結束後，要依法依規保存好各投標供應商的投標文件，壹是對投標文件要及時完整歸檔，按法定期限和相關要求保存，指定專人負責，加強檔案管理。二是積極為政府采購監督管理部門對采購活動進行監督檢查、答復質疑供應商、處理供應商投訴和糾紛提供客觀依據，作好備查工作。三是要替未中標供應商著想，保守其商業秘密，維護其合法權益。四是對未中標供應商的各種疑問要求要做好答復解釋工作，避免激化矛盾或發生糾紛。再者，將投標文件保存下來並應有關方面要求向其公開，使招標活動置於公開監督之下，促使其嚴格依法行事，以公平、公正地對待每壹個供應商，實現充分有效的競爭，維護好國家利益和社會公眾利益。