傳真機的工作原理其實比較簡單。先將需要傳真的文件通過光電掃描技術轉換成霍夫曼編碼方式的數字信號，再通過V.27和V.29調制轉換成音頻信號，再通過傳統電話線傳輸。接收信號後，接收方的傳真機將恢復信號並將其打印出來，這樣接收方將收到壹份原始文檔的副本。綜上所述，發送時:掃描圖片-& gt；產生數據信號->；數字信息壓縮-& gt；->調制成模擬信號；發送到電話網發送接收時:從電話網接收模擬信號->；解調成數字信號->；將數字信號解壓縮成初始圖像信號->；打印。
不同類型的傳真機接收信號後的打印方式不同，在這些方面的工作原理也基本不同。現在市場上的傳真機主要有兩種:熱敏紙傳真機和噴墨/激光傳真機。
熱敏紙傳真機通過熱敏打印頭將打印介質上的熱敏材料熔化變色，生成所需的字符和圖形。熱轉印是從熱技術發展而來的。通過添加熱轉印色帶，將塗在色帶上的油墨轉印到紙張上形成圖像。熱敏打印用於最常見的傳真機。
激光普通紙傳真機是壹種利用碳粉附著在紙張和圖像上的傳真機。其工作原理主要是利用機體內的壹個硒鼓來控制激光束。通過控制激光束的開啟和關閉，在硒鼓中產生帶電的圖像區域。這時傳真機裏的碳粉會被電荷吸引，附著在紙上，形成文字或圖像。噴墨傳真機的工作原理類似於點陣打印，是由步進電機帶動噴墨頭左右移動，噴墨頭噴出的墨水依次噴在普通紙張上，完成打印工作。