地質工作是壹項廣泛的社會生產活動，點多、面廣、戰線長。野外工程施工和室內研究同時進行。除了礦產資源和能源產品，我們更關註無形的產品財富——地質資料。
地質研究和礦產勘探開發各有活動。地礦工作機構或企業每年都有工作計劃。單位根據下達的地勘費數額安排地礦工作項目，給下屬單位安排地礦工作時有年度任務書。在計劃經濟時代，地勘費在大多數情況下是與地質工作任務相壹致的。實行市場經濟後，上級主管部門根據審定的投資項目下達勘探開發任務書。根據任務書，確定了地質數據生成的範圍。地質資料收集計劃有依據。例如，某企業向二級單位下達兩個二維物探項目和壹個三維物探項目；下達給鉆井公司:15口探井，鉆井工作量30000米，20口開發井，鉆井工作量45000米；向研究院下達了500萬噸儲量研究任務和6個勘探研究項目；50萬噸油氣產量和三個研究課題交給了采油廠。這些工作都很具體，地質資料收集計劃重點是本任務書分配的工作量和其地質工作應產生的地質資料。有了收藏計劃，收藏工作才能有的放矢，及時安排驗收人員、整理人員、鑒定工作、入館時間和收藏地點，安排復制經費和發行單位，安排收藏計劃並告知用戶。
(2)及時性
專職地質資料收集人員要有時間“節點”意識。地質資料數據和文件產生後，首先由本單位科技人員掌握，並應在合適的時間內收集到地質資料保管部門，避免延誤歸檔和及時提供利用。什麽時候是收集的時間？地質資料生成後，在生產技術人員或研究人員手中經過處理，有關部門組織驗收或審查，形成驗收意見和項目審查報告。生產技術人員或研究人員按驗收報告或審查報告要求修改後，應整理歸檔。
《地質資料管理條例》第十條規定:“地質資料匯交者應當在下列期限內匯交地質資料:
(1)探礦權人應當在勘查許可證有效期滿30日前匯交；
(二)除下列情形外，采礦權人應當在許可證有效期滿前90日匯交:①分期關閉礦山的，自關閉之日起180日內匯交；(二)采礦權人開發礦產資源時，發現新的礦體、新的礦種或者礦產資源儲量發生重大變化的，應當在開發勘查工作結束之日起180日內匯交；
(3)因違反探礦權采礦權管理規定被吊銷勘查許可證、采礦許可證的，自處罰決定生效之日起15日內匯繳；
(4)工程建設項目的地質資料應在工程竣工驗收合格之日起180天內提交；
(5)其他地質資料應在地質工作項目結束後180天內提交。因不可抗力原因，地質資料提交人申請延期提交，經批準後方可延期提交，延期最長不超過180天。“以上是國家要求數據報送單位報送數據的截止日期。
送審單位還需要向下屬單位和下屬資料室提出要求，必須在送審截止日期前提前收到下屬單位提交的地質資料，並留有足夠的檢查驗收時間，以保證能及時向國家送審。例如，中國石化要求其下屬分公司:
(1)勘查許可證有效期滿前90個工作日(比國家地質檔案館提前60天)提交地質資料。
(2)采礦許可證有效期滿前150個工作日(比國家地質檔案館提前60天)提交地質資料。
(3)縮小勘查區塊範圍時，提交變更勘查許可證前90個工作日的廢棄區塊地質資料。
(4)勘查轉開采的，應當在辦理采礦許可證前90個工作日提交礦區地質資料。
(五)在勘查許可證或者采礦許可證有效期內提前終止勘查或者采礦活動的，應當在許可證註銷登記前60個工作日提交地質資料。分行還將為下屬單位提前時間，以便對直屬單位提交的地質資料進行檢查、驗收、修改和整理，同時也保證總行對分行交付和匯款的時間要求。
需要提交的地質資料在單位資料已歸檔時進行。最基層的單位收集地質資料，需要進行鑒定、整理、復制、歸檔，所以地質資料的收集不及時，最終會影響到報送時間和壹步步的報送。還會影響信息的及時提供和利用，指導礦業勘探開發的決策和部署，延誤後續建設工期。
有時，科研人員為了第壹時間獲得勘探工程的信息，直接聯系生產現場的技術人員，獲取測井曲線等設備設施生成的機器生成圖件和數據，用於生產線的決策和調度，指導後續的勘探開發或安全生產建設，迫不及待地走正常程序:備案使用後打印分發。這是地質資料管理和其他檔案收集的“時效性”的特殊之處。這種特殊處理大大方便了現場生產指揮的要求，大大提高了工作效率。但這種特殊性不應影響建設項目或研究課題完成後正常的地質資料接收和歸檔程序。因為這種特殊性，解決了“等歸檔再用”的問題，因為科研人員和決策者在第壹時間獲得了最迫切的數據和信息，也因為解決了使用其數據的迫切緊迫性，打消了生產技術人員事後歸檔的主動性和時效性壓力，從而延緩了按時歸檔的內在驅動力。這是收藏者應該註意和理順的工作細節，督促其及時按時歸檔。
(3)誠信
歸檔前收集時，地質科技文件、資料和數據信息的內容及各種簽字手續應齊全。
歸檔前收集時，根據地質科技文件材料的完整性，保證件數齊全。同壹地質勘探工作是各種建設項目的有機整體。例如，鉆井項目涉及鉆井、測井、錄井、固井、測試、試油等子項目。這是壹個由六個子項目組成的壹體化項目。將每個工作環節鏈在壹條鏈條上，在每個工作環節中生成地質科技文獻或數據信息。每個環節的每壹份文件、每壹份數據都不能遺漏。
野外勘探和室內研究也是壹個整體，野外獲得的數據在室內進行處理、解釋、測試和分析。最後，根據對各種資料的綜合分析研究，形成壹個結論性的地質工作成果——地質報告。地質工作的每個子項都是壹個子系統，壹個檔案號下的地質資料也是系統的，任何壹個環節都不能“脫鏈”。系統中的數據不完整直接影響綜合研究結論的準確性，會使地質工作的全貌和整體記錄不完整。
壹些礦山企業為了控制數據報送的完整性和系統性，會在項目合同中列出數據。工程質量驗收時，應同時驗收數據量。當項目承擔單位提交的地質資料在質量和數量上不符合要求時，項目承擔單位需要按照項目驗收時驗收組提出的整改要求進行整改，直至提交的地質資料數量和質量符合驗收要求。
以下是二維物探項目合同中甲方投標單位向乙方施工單位提交的地質資料清單:
A.結果報告
紙質載體:20份物探成果報告、附圖及附件，3份相應的電子文檔及光盤。
B.紙質載體的原始現場記錄和相應的電子文件
(1)野外工作(包括方法試驗)原始記錄簿及各種計算書、成果書、統計書(如班報、檢查工作、基本點網絡工作等。).
(2)野外觀測系統。
(3)野外觀測手冊、水文點記錄手冊、計算手冊及相關圖件等原始記錄。
C.儀器原始記錄
(1)紙質載體:各種儀器的原始校準記錄和性能測試記錄、原始數據(光盤或磁帶等。)及相關圖紙、攝影圖紙和底片等。
(2)儀表交接班報告(紙質載體和光盤電子文件)、原始記錄(光盤或磁帶)、SPS數據(光盤或磁帶等)。)、野外采集剖面、小折射、微測井記錄及結果等野外采集的原始資料(紙質載體和光盤電子文件)。
D.綜合結果信息
(1)在資料整理、資料處理和解釋推斷過程中形成的各種記錄、資料卷、圖表(冊)(如地球物理勘探中的速度譜、時間剖面、時深轉換等特殊處理剖面)。
(2)技術階段總結、技術報告、評審報告紙質載體和光盤電子文檔的準備，包括多媒體PPT。
(3)收集並直接作為本項目依據的數據(紙質載體、電子文本或掃描數據文件)。
樣品分析數據(紙質載體、電子文本或數據光盤)
(1)取樣記錄簿和取樣位置平面和剖面圖。
(2)樣品登記簿和樣品送貨單。
(3)分析、鑒定、實驗和測試結果報告及數據表、圖表、照片、底片和電子數據等。
(4)內部和外部質量檢驗報告。
F.行政文件(紙質載體、電子文本或數據光盤)
(1)成果報告終審(鑒定、驗收)意見。
(2)任務書、標書、標書、合同、協議。
(3)研究報告和項目論證材料。
(4)項目計劃、計劃調整或項目取消文件。
(5)設計書及其圖紙、設計批準意見、設計變更申請及批準意見。
(6)重要技術措施、相關技術說明和專家建議。
(7)技術會議文件。
(8)質量監督、檢查和驗收文件。
(9)工程預決算文件。
(10)項目或研究成果獲獎或獲得專利的，還需提交成果獎申報、評審、獲獎文件、獲獎證書、專利文件等。
二維物探項目驗收時，驗收組與上述合同清單中的A、B、C、D、E、F項及其子項壹致，因此二維物探項目的全套地質資料是比較完整和系統的。其他勘探開發項目地質資料的完整性也可根據合同提供的清單進行驗收，以確定項目地質資料驗收的完整性。