1.導入個人計算機中收集的全文文檔。
我們每個人都收集了壹些文件，並將它們存儲在個人電腦的壹個或多個文件夾中。我們可以使用“文件導入”輕松導入到NoteFirst的個人記錄數據庫中。導入時，將根據文件夾名稱自動創建標題文件夾。
2.直接從在線文檔數據庫導入文檔。
NoteFirst可以直接形成壹個IE插件，方便用戶從Springer、Elsevier、Medline、IEEEXplore、知網、萬方等網絡文獻數據庫中導入感興趣的文獻。到自己的個人書目數據庫中，從而避免了書目數據輸入的麻煩。
有三種導入方式:
1)在瀏覽器的標題摘要頁面，右鍵菜單中會出現“添加標題到NoteFirst客戶端”的選項。單擊此選項可自動添加此頁面的標題記錄。NoteFirst還在軟件中內置了壹個主流的在線數據庫目錄，用戶可以直接點擊進入數據庫查詢文獻。
2)目前很多在線數據庫文獻頁面都提供了“導出到NoteFirst”的鏈接。單擊此鏈接將所選標題導入NoteFirst。
3)如果數據庫暫時不提供導出到NoteFirst的鏈接，而是提供其他引用管理軟件，如EndNote、RefWorks、NoteExpress等。，可以通過這些方式導出，然後通過NoteFirst提供的“導入標題”功能導入標題。
3.將其他類似軟件中的標題導入NoteFirst。
如果用戶之前使用過其他類似的軟件，可以通過“導入標題記錄”來轉移數據。通過菜單欄"文件夾>導入記錄"完成。NoteFirst目前提供了六個過濾器:EndNote、Refmanager、RefWorks、NoteExpress、BibTex和Bibliogscape標簽。
4.手動輸入文檔標題信息。
當然，NoteFirst也提供了手動添加標題的選項。創建新記錄時，您必須首先選擇記錄類型。選擇記錄類型後，將確定要添加的元數據。輸入作者時，NoteFirst系統會智能區分作者的姓和名。當作者是中文名字時，會自動加上英文名字。
插入文檔數據並支持多種格式的輸出。
NoteFirst可以幫助作者在Word中寫作，同時可以方便地將個人文檔數據庫中的文檔插入到Word文檔中，並在正文後自動形成引用標記和參考文獻列表。還具有多語種方案、雙語參考輸出、多期刊格式輸出等獨特功能。
1，Word插件
NoteFirst安裝時會自動形成壹個Word插件(如右圖)。
Word2003中NoteFirst(V1.4.1)的工具欄
2.自動形成引用標記和參考文獻列表。
NoteFirst提供了兩種插入引文的方法。首先，客戶選擇要引用的文獻後，點擊快捷工具欄中的“插入到word中”圖標，將選擇的引文插入到當前活動Word文檔的光標處。此外，您可以在NoteFirst客戶端中選擇要插入的引文，並在Word的插件中單擊“引文插入”。
您可以壹次插入多個引文。NoteFirst支持單選、連選和多選。引文插入後，引文標記會自動插入正文中，並在正文末尾形成參考文獻列表。還可以壹鍵切換到其他期刊樣式，可以根據需要調整參考文獻和段落的顯示。
用戶登錄和軟件主界面
NoteFirst使用起來非常方便。介紹用戶登錄和軟件主界面的組成。
NoteFirst(V1.4.1)登錄窗口
1，用戶登錄和使用
NoteFirst有兩種登錄方式(如右圖所示)，第壹種是用個人註冊賬號和密碼在線登錄，這樣無論在哪裏用哪臺電腦登錄，都可以同步使用最新的個人文獻數據庫。當然，如果暫時幾天不能上網，也可以使用單機模式登錄，仍然使用文檔管理和論文寫作的功能，但是不能同步數據和在線交流。NoteFirst在線文檔管理軟件同時提供這兩項服務，這在所有文檔管理軟件中是獨壹無二的，也是最為用戶著想的。
2.軟件主界面介紹
用戶登錄後的軟件主界面如下圖所示。用戶可以通過菜單欄、快捷工具欄和右鍵操作來管理收藏的文檔。
NoteFirst的主界面(V1.4.1)
a)左側是“樹狀文件夾工作區”，您可以在其中管理多個文件夾中的個人文檔數據庫。值得壹提的是，這些都是虛擬文件夾，這意味著壹個文檔可以在多個文件夾中進行管理，但實際存儲中只有壹條記錄。修改的時候只需要在壹個地方修改。文件夾支持多層嵌套，允許用戶創建、刪除、重命名和移動文件夾。
b)中間是“標題列表區”，顯示文件夾中的文檔列表，可以顯示主要的文檔標題信息，這些信息的顯示順序可以個人編輯。我選擇顯示類型、年級、年份、作者、書名等信息。
c)右下角是“文檔標題詳情預覽區”，顯示每個文檔的相關信息，包括標題詳情、文章摘要、字段等。
d)其他包括菜單欄、快捷工具欄和標題列表區。
3.其他幾個重要的概念。
a)添加全文和鏈接。妳可以添加任何形式的文件(如PDF，MS Word，JPEG等。)作為NoteFirst的附件。可以通過標題列表區右鍵菜單中的“添加附件”或標題詳情區的“附件”添加全文文件、附件和鏈接地址；編輯和刪除附件只能通過記錄的詳細信息區域中的“附件”來實現。
如果有全文文件，請單擊標題記錄的詳細信息區域以打開全文。
b)添加註釋。NoteFirst支持用戶向標題書添加註釋。可以在同壹個標題簿中創建多個註釋。添加註釋可以通過標題列表區右鍵菜單中的“添加註釋”或者標題詳細信息區的“註釋”來實現；添加筆記成功後，NoteFirst會在標簽欄顯示壹個綠色塊，表示書名本中有筆記。如下圖所示:
c)個性化頁眉設置。在標題列表區域，右鍵單擊列表的標題部分以個性化標題顯示。
默認排序是按照書名書的添加時間升序排列。單擊標題字段對其進行排序。第壹次點擊是上升，第二次點擊是下降。如果需要復雜排序，可以通過在表頭位置點擊右鍵，選擇“排序列表”來實現。
d)目前，NoteFirst支持16種文獻類型，如壹般文章、書籍、期刊文章、會議文章、學位論文、報紙文章、報告、標準、專利、匯編、檔案、古籍、參考工具、數據庫、軟件和電子公告。標題列表區域第壹列中的圖標表示標題類型。第二列是資源標簽，表示是否有全文文件、附件、網絡鏈接和註釋。