(1)未加工和已發表的稿件、原始數據記錄等文檔屬於零級文檔，是壹級文檔的基礎。
(2)專著、報紙、期刊、專利文件、標準文件、會議文件、樣本等成品文件屬於原始文件；
(3)對壹級文獻進行再加工、整理、提煉、壓縮，並根據其外在特征(標題、作者、文獻物理特征)和內容特征進行排序，形成另壹種新的文獻形式——目錄、書目、索引和摘要，這就是二級文獻；
(4)利用二級文獻，選取相關的壹級文獻，然後進行分析綜合，編制出第三級文獻形式——專題報告、綜述、進度、手冊、百科全書、年鑒等工具書，這就是三級文獻。
擴展數據
起源
“文”字最早見於《論語·八書》，南宋朱的《四書章句註》認為“文，經也；敬業者，賢也。”
所以，這個時候的文獻指的是古代的書籍和文章，指的是古代聖賢的知識和言論，以及他們所熟悉的禮儀和自己的經歷。《夏宇亦舒集》中也有相關的引文，說明“文”的本義是指古書和聖賢。
宋代馬端臨以文學和獻身作為敘述和論述的基礎:“文學”是經史之書，人物傳記數百種；“獻”是官員政績的記錄，是儒家的評論，是名人的談資，是官員的任用。
在他的影響下，對文學的理解僅限於壹般的文字記載，不能用文字記載表達的東西不能稱為文學。
今天所說的文獻主要是指具有歷史意義的比較重大的文字材料，廣義的文獻定義已經成為記錄知識的所有載體。
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