第壹章壹般原則
第壹條為了做好文件材料的歸檔工作，根據中華人民共和國國家行業標準(DA/T22-2000)(以下簡稱《規則》)，結合我省實際情況，制定本規則。
第二條本細則所稱歸檔文件是指歸檔單位在職能活動中形成的具有保存價值的各類紙質文件材料。
第三條歸檔文件的整理應當遵循文件形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。
第四條根據《規則》和我省實際情況，從2001 1 65438起，歸檔單位應當以“件”為單位組織歸檔文件。取消“卷”級排序，“卷”不再作為文件、檔案的保管單位和統計單位。
第二章實施範圍
第五條本規則適用於我省各級黨政機關、社會團體及其他組織需要歸檔的紙質文件材料的整理。
第六條企事業單位黨群工作、行政管理、業務管理、生產技術管理等檔案文件材料的整理，可參照本細則執行。
第七條科技、會計等專業(專項)文件和聲像、電子等特殊載體文件材料不適用本規則。
第三章歸檔整理的組織
第八條根據國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》(國發〔2000〕23號)第七章和中央辦公廳、國務院辦公廳發布的《政府檔案工作規定》，凡具有保存價值的文件材料(包括在黨、政、工、團、人事、保密、會計等工作中形成的，).
壹般情況下，整理過程應與辦公室公文處理的組織形式相適應，可采取單獨教育、集中教育或集中教育與單獨教育相結合的形式。
第九條歸檔單位必須制定本單位的文件材料整理歸檔辦法、文件材料歸檔範圍和保管期限清單，並納入相關部門和人員的崗位責任制，監督實施。
第十條承擔歸檔工作的部門和人員應當做好文件材料的平時積累工作，及時收集，嚴格登記，嚴格核對，隨走隨還，妥善管理。
第十壹條檔案人員應深入實際，加強具體指導，認真把關，嚴把質量關。檢查的重點是:需要歸檔的文件材料是否齊全；分揀方式是否符合本規則及相關規定的要求；歸檔文件的保管期限是否劃分準確；與紙質文件配套的其他類別和載體的文件整理方法是否符合要求。
第四章歸檔文件的組織單位和裝訂
第十二條歸檔文件應當以“件”為單位進行整理。壹般每個文件都是壹張。下列文件或文本或實體在裝訂時可以作為壹個整體使用:
(a)原始版本和最終版本(包括法律法規等重要文件的歷次修訂)為壹體；
(2)原件和附件為壹件(如果附件的內容比原件重要，件數較多，裝訂成單件，如附件1、附件2、附件3等，在編制歸檔文件目錄時，應依次列出附件的標題，標題前加“附件X”，並填寫每個附件的頁數)；
(三)收文應與通信視為壹體；
(四)原件與復印件或手寫復印件為壹體；
(5)轉發文件與被轉發文件視為壹體(轉發通信原件與轉發文本分開保存)；
(六)報表、清單、圖表等書面材料應按其原來的裝訂方法，壹冊(本)為壹冊；
(七)請示和答復、報告和說明、詢問函和答復函等文件為壹體；
(八)歸檔文件的中外文為壹種。
第十三條備案文件實行兩套制度。壹組根據規則的文件級排序；壹套按不同的文件大小分類，有封面，歸檔文件目錄，參考表，裝訂成壹套文件集，封面上不得標明保存期限。
第十四條歸檔文件裝訂前，對不符合要求的文件、資料必須進行必要的修整。其主要工作包括:修復損壞的文件，復制文字模糊或褪色的文件；去除用於原始裝訂文件的易生銹的金屬物件和易碎的塑料物件(除了精裝和平裝本等書籍類檔案材料)。
第十五條對大於A4紙尺寸的報表、圖紙等文字材料，應按A4紙尺寸折疊，盡量減少折疊層次，折痕應位於字跡間隙處。
第十六條以“件”為保管單位的各種文字的歸檔文件和文稿，應當按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前面，附件在後面；原件在前面，復印件在後面；轉發的文字在前，轉發的文字在後；批復文件在前，匯報文件在後；結論材料在前，證據材料在後。漢文在前，少數民族文字在後；中文文本在前，外文文本在後；收文清單放在通訊的前面。
第十七條裝訂前,“篇”內各頁應按壹定方式對齊。如果左上角用於裝訂，則應使左右兩邊對齊；如果采用左裝訂，則左右兩邊應該對齊。裝訂要牢固，使文件不至於損壞書頁，翻頁或壓字。
第十八條歸檔文件應當用細繩裝訂。薄頁(2-39頁)的文件用縫紉機裝訂；厚文檔(40頁以上)左側裝訂，三孔壹行。
第五章歸檔文件的分類
第十九條歸檔文件的分類是指整個宗族中歸檔文件的實體分類。包括分類方法的選擇、分類方案的制定、文獻的分類。
第二十條歸檔文件應采用保存期-年-機構或保存期-年-問題等多種分類方法進行分類。過去，如果本機關采用的分類方法屬於上述之壹，為保持穩定，不應改變。
第二十壹條機構分類是指根據內部承辦單位對歸檔文件的分類。原則上壹個機構設置壹個班級，機構名稱就是班級名稱。各類別的順序可以按照備案單位內部組織順序表的規定或者習慣順序排列。機構分類不能和問題分類同時使用。
第二十二條事業單位的分類，原則上應按發文機關的名稱歸入事業單位的類別。以下情況按以下方式處理:
(壹)由業務部門起草，以機關或辦公廳(室)名義行文，內容屬於本部門職責或業務範圍的，應列為負責起草文件的機構；
(2)幾個組織共同辦理的文件，壹般歸類為主辦單位；
(三)歸檔單位設立的臨時機構壹般應歸入其他機構，形成的歸檔文件應歸入此類保存。臨時機構與備案單位常設內部機構合署辦公的，形成的文件歸入內部機構類。
第二十三條問題分類是指根據文件內容所描述的問題對歸檔文件進行分類。使用問題分類要求各種特征明確，不能互相包含。這種方法只在不適合機構分類時使用。采用問題分類時，不能同時采用機構分類。
第二十四條問題的類別和類名原則上根據內設機構的職能性質設置。不允許按語種設置類別，更不要說“資料”、“文件”、“電報”了。文件、材料、電報等。應根據問題合並歸檔。
第二十五條保存期分類是指根據不同的保存期對歸檔文件進行分類。各單位在劃分保管期限時，應執行河南省檔案局關於文件檔案保管期限的規定和河南省文件檔案保管期限表。
第六章歸檔文件的整理
第二十六條歸檔排列，是指在分類方案中最低的類別，根據時間和重要程度排列的主題。會議文件、統計報告、出版物等成套文件可以集中編排。上級溝通安排在同級檔案之前，下級溝通安排在同級檔案之後。
第二十七條同壹主題的歸檔文件可以按照文件形成的時間順序或者文件的重要性順序排列。
第二十八條不同原因的歸檔文件，可以按照不同原因的形成時間、原因的重要性、原因的相同屬性等順序排列。
第二十九條有保存價值但未及時歸檔的零散文件，應排列在當年保管期限相同的歸檔文件的末尾，並在歸檔文件目錄備註欄中註明“本文件與前X文件相同”；或者將與內容相關的壹個歸檔文件裝訂成壹張，並在歸檔文件目錄的備註欄中註明“此張為兩張”。並在文件封面的右上角插入“插入”壹章。
第七章歸檔文件數量
第三十條檔案編號是指檔案在整個宗族中的地位識別符號，以檔案章的形式在檔案上標明。其內容包括:零件號、歸檔印章和歸檔印章中項目的填寫。
第三十壹條件號是指文件的順序號。零件號分為室零件號和館零件號(入館時按入館要求書寫，檔案室暫不填寫)。房號的編制方法是:根據不同的保管期限，按檔案排列順序，每年從“1”開始編制。在同壹儲存期內，類別之間的零件號可以鏈接。過去企事業單位從“1”開始的同壹年度、同壹類別、同壹保管期限的順序編號方法，在本次改革中可保持不變。
第三十二條歸檔章應當設置族號、年份、保管期限、機構(問題)、室部號、庫部號等項目。
全宗號是指由同級檔案館向歸檔單位編制的代碼。
年份是指文件形成的年份，用四個阿拉伯數字表示年份。如“2001”。
保管期限是歸檔文件保管期限的簡稱。直接標註“永久”、“長期”、“短期”。
有關零件號，請參見第31條。
機構(問題)是指機構(問題)的名稱或標準化簡稱，作為分類方案的壹個類別。
第三十三條歸檔章的格式為60㎜長、30㎜寬，分為6個統壹網格。每格刻有項目內容，字體為宋體，長5㎜。填寫歸檔章項目應當使用碳素墨水等符合檔案保護要求的書寫材料，禁止使用圓珠、鉛筆、純藍墨水等不耐用的書寫材料填寫；也可根據歸檔項目內容刻制印章，如“人事部門”或“人員類別”、“永久”或“長期”，直接蓋在歸檔章的項目欄內。備案章壹般應加蓋在每份備案文件首頁右上角的空白位置；歸檔章不應覆蓋文件的字跡，也不應與說明或文章重疊。
第八章歸檔文件的編目
第三十四條編目是指對歸檔文件編制目錄。包括七項:件號、負責人、文號、標題、日期、頁數、備註。其解釋和具體要求如下:
零件號是指房間零件號。
負責人是指簽發該文件的組織或個人，即文件的簽發機關或簽署人。負責人壹般應按文件記錄，能寫壹般縮寫，不能使用“本部門”、“本局”、“本單位”等含義不清、難以判斷的縮寫；聯合發文的負責人應填寫標有文號的機關。以領導名義發表的領導講話或文件，負責人可填寫領導姓名。
文號是指發文機關的文號。文件編號壹般由機構代字、年份和序號三部分組成。填寫文件編號時應如實抄錄，不能遺漏。
標題，即文件的標題，要如實抄三個部分:負責人、問題、語言。文件沒有標題或者標題含義不清，不能充分表明文件內容的，應當根據文件內容重新起草或者補充標題，並在新提出或者補充的標題上加“]”符號。重要會議紀要重新起草時，應寫明會議時間和主要內容。
日期是指文件的撰寫日期。具體日期項用4位阿拉伯數字書寫，月、日分別用2位數字填寫；對無簽署日期的文件和資料，應根據文件內容進行核實和填寫。
實際填寫時，可以把月數和日數填回去，也就是兩行，比如2001 0101。
頁數是指每個存檔文檔的頁數。空白頁不計算在內；請示和批復(含多級請示)時，原件和終稿(法規文件必須保留歷次修訂，原件和歷次修訂、終稿各壹份，初稿、二稿、終稿等。編目時應註明)為壹片，構成該片的文獻頁碼應作為該片頁碼相加。
備註用於填寫歸檔文件中需要補充和說明的信息，如文件的缺陷、修改、刪除、銷毀、插入等。
第三十五條歸檔文件目錄的格式，見本規則圖A2。原則上，全省采用垂直歸檔文件目錄。
第三十六條填寫歸檔文件內容時，應當使用耐用的書寫材料填寫。已經使用計算機管理檔案的單位，可以使用檔案管理軟件生成並打印出目錄。
第三十七條歸檔文件目錄的編制。第壹，歸檔文件的目錄是用不同保管期的小序號編制的。即每年從“1”開始編制永久、長期和短期歸檔文件目錄，並分別裝訂成冊。機關較小、文件較少的市、縣(區)直屬單位，可分若幹年編制歸檔文件目錄，厚度壹般為1.5cm-2.cm..二是檔案目錄封面的設置要求。封面應設置名稱、年份、保存期限等項目，取消機構(問題)項。在歸檔目錄的右上角標註“機構(問題)”，如“辦公室”或“綜合類”。為了便於保管和利用，省裏統壹規定，每個文件箱應放置壹個歸檔文件目錄。
第九章歸檔文件的包裝
第三十八條歸檔文件應嚴格按照件號順序裝入檔案盒，其工作內容包括填寫準備表格、檔案盒封面和盒脊項目。
第三十九條包裝時，同壹年度、同壹保管期限、同壹類別的文件應按分類裝入壹個或幾個箱子。壹般不可以跨年份、跨機構(問題)、跨存放期裝箱。上級文件和下級文件應分開裝箱。壹般不與本機關文件混用(針對本機關的文件除外)。對於機構較小、文件較少的單位，上下級文件可按同壹年度、同壹保管期限、同壹類別裝在壹個箱子內。
第四十條檔案盒是歸檔文件的配件，不具有存放單位的作用。生產規格和樣式按本規則執行。文件盒可以垂直或水平排列。
第四十壹條檔案盒封面應當使用全稱或者規範化簡稱，標明全族名稱(即歸檔單位名稱)。
第四十二條檔案盒書脊應根據不同的排列方式，在書脊或盒底準確填寫檢索項目。包括宗族號，年份，存放時期，組織(問題)。在起止件號欄中填寫第壹個和最後壹個歸檔文件件號，用“—”連接，文件移交圖書館時將編制圖書館件號；箱號是指文件箱的順序號，箱號壹般是根據文件箱在書架上排列的順序號編制的。《規則》要求，檔案在移交給圖書館時，應按照入館要求進行整理。為了便於檔案的管理，我省規定檔案館要用鉛筆編制和填寫箱號。大機構檔案多，箱號可根據保管期限不同，每年從“1”開始小流量編制；小機構的檔案很少，可以根據不同的保管期限逐年編箱號。
第四十三條每箱歸檔文件應設置壹個查閱表。參照表的設置項目包括:箱內文件的描述、校對者、檢查者、日期。
箱內文件說明，要求填寫箱內歸檔文件需要說明的信息，包括箱內歸檔文件收集的完整性、文件本身的狀況(如字跡模糊、缺陷等)等。
整理人，填寫整理歸檔文件箱的責任人姓名，以明確責任；
檢驗員，填寫負責檢驗歸檔文件質量的人員姓名。此項壹般由機構檔案員填寫，或由機構內設機構負責人填寫。
日期，填寫歸檔文件完成的年、月、日。
有關參考表格的外部尺寸、頁邊距和文本尺寸，請參見規則的圖A5。
第四十四條本細則由河南省檔案局負責解釋。過去與本細則不壹致的規定和辦法同時廢止。