中國公司的市場化程度越來越高,市場競爭越來越激烈。在長期的管理咨詢經驗中,在咨詢了各個行業、不同規模的公司後,我們認為,雖然基於不同行業的業務模式不同,每個公司的財務管理有所不同,但在財務控制和內部控制方面都存在類似的問題,總結如下:
1財務管理基礎薄弱,財務內控弱化;如今,財務會計或管理軟件已經非常普及。各個層次或功能的財務管理或會計軟件可以幫助財務人員提高效率,保證會計數據的正確性和及時性。但公司的基礎財務管理水平與管理層對財務數據的要求存在壹定差距。比如財務信息內控標準、崗位分離原則執行、審計、權限管理、決策數據支持、戰略管理、績效管理等方面存在問題。金融發揮的作用並沒有達到我們預期的效果。這也是為什麽很多公司認為財務在管理過程中沒有得到很好的監督和控制,只是流於形式,只是為了完成必要的程序;
2缺乏財務管理功能,明顯缺乏良好有效的財務管理工具和內部控制工具。在實際管理過程中,很多工具和技術還沒有被公司管理者實施或使用,比如預算管理、關鍵績效指標、內部控制標準、財務預警機制等等。在公司的實際管理過程中,財務人員花費大量的精力和時間收集、整理、核算和編制財務報告,而不是在財務數據分類、降低成本、績效管理、預算控制和戰略管理的過程中發揮積極作用,而是退居到僅僅提供數據和信息的角色。
公司整體缺乏內部控制機制和標準,沒有意識到內部控制給公司帶來的好處。許多跨國公司建立了規範完整的內部控制標準,並將其融入到流程設計和流程改進中,對大量員工進行培訓教育,將內部控制標準滲透到全體員工的日常工作和行為中,以降低公司的經營風險,避免業務中欺詐、舞弊等非正常經營行為的發生,維護良好的企業社會形象,維護股東利益;
由於中國公司的外部環境並不要求公司加強內部控制標準,這種不成熟的市場化運作模式導致公司並不在乎內部控制標準能給公司帶來的經濟效益和社會效益。公司認為所謂的“擦邊球”路線可以幫助公司獲得預期的利益,而沒有考慮到內部控制失效帶來的損害可能是致命的。我們可以看到“安然”事件給公司帶來的後果。
內部控制的定義:
內部控制通常是指:
1考察測試公司內部運作流程;內部控制的具體實施需要相關內部控制審計人員全面檢查和測試公司的各項操作程序,包括使用必要的審計手段,如分析測試、內部控制水平評價、調查、現場檢查等。,並要求完成審計工作底稿和管理報告,並向公司管理層報告審計過程中發現的問題並提出自己的管理意見;
2.過程管理的修正者和跟蹤者;內部控制的實施要求公司有比較完整的操作流程和流程操作手冊。在實際的審計和測試過程中,根據公司的操作流程和操作手冊,我們可以很好地判斷實際與預期和預先指定的差異,找出流程操作過程中的冗余和非增值部分,並加以規範。
3是公司內部管理不可或缺的壹部分;實際上,內部控制是公司內部管理的基礎,公司所有的運營流程和管理流程都需要納入內控標準的範圍。
內部控制的好處:
1幫助我們實現主要想法和最佳企業目標。在設計內部控制標準的過程中,我們需要關註公司的股東和戰略目標。除了基本的控制措施,戰略管理的內部控制標準可以幫助我們很好地實現戰略目標。
它有助於保護我們的財產、信息和技術。內部控制中的許多原則可以幫助公司維護資產、信息和技術的安全,例如良好的檢查和驗證程序、定期報告和記錄程序以及權限管理,這些原則可以幫助我們維護資產、信息和技術的完整性。
3它有助於確保我們能夠提供可靠和及時的業務報告和財務報告。由於內部控制標準在維護財務信息和數據的安全和完整方面具有非常好的技術和手段,並且也將內部控制標準視為內部控制最重要的控制部分,因此有理由相信內部控制標準在維護和改善公司財務信息方面非常有效。
4有助於我們遵守相關法律、法規和慣例,避免損害公司的聲譽和地位。在內部控制標準中,我們特別強調維護公司的外部環境,尤其是法律、法規和慣例。公司因內部控制標準的失效和執行不力而違反法律和商業慣例的慘痛案例屢見不鮮,包括短期的經濟效益和長期的社會效益。
內部控制的評價標準:
內部控制評價的具體標準也可以分為兩個層次:第壹個層次是內部控制要素的評價標準;第二個層次是內部控制運行水平的評價標準。借鑒美國COSO報告的研究成果,內部控制要素包括控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監督。每個要素又可以進壹步細分為更多的項,如道德與價值觀、執行力、董事會、管理理念與商業模式、組織架構、權責分配制度、人力資源政策與執行等。至於活動水平的評價標準,主要是細化控制活動的要素。控制活動是確保執行管理層指令的政策和程序,旨在幫助公司確保針對“公司目標無法實現的風險”采取必要的行動。控制活動是針對控制點制定的,公司壹般根據生產經營活動的特點設計控制活動的內控標準設計流程:
在設計內部控制標準的過程中,我們需要關註內部控制環境。
在設計內部控制標準時,我們需要註意:
1股東的利息需求;
2 .公認會計準則和審計準則;
3 .國家和自治區的法律法規;
4.特定法律要求和證券交易委員會的其他要求;
5客戶需求;
同時,我們需要註意:
1財務政策和工作程序;
2.公司內部審計要求;
3公司的外部審計要求;
4員工行為準則等。;
在現代公司中,內部控制的建立必須從系統的角度來看待,內部控制不是壹個單壹部門可以獨立完成的工作。
壹般內部控制系統包括:
1員工行為準則;
2.內部控制標準的培訓;
3工作程序指南;
4財務標準;
5電子信息安全標準;
公司的其他標準和政策。
綜合考慮以上因素後,我們需要對我們的各個流程進行分析和重新設計。根據管理咨詢項目,我們前期對公司進行了調查和診斷,並與公司管理層進行了充分溝通,確認了以下問題:
1流程控制混亂,各流程設計不清晰;特別是在應收賬款、應付賬款、存貨管理、現金和銀行存款等流動性管理過程中,公司的資金管理和流動性循環速度不能滿足公司對資金的要求;
公司沒有內部控制標準和相關的內部控制制度,所有的控制都存在於各個管理人員零星的獨立活動中;無法按照系統的內部控制標準進行內部管理;
3.部門間業務流程混亂,導致部門間業務合作不協調、不暢,信息交流不順暢;
4財務基礎管理薄弱,如缺乏必要的財務信息和數據管理手段和制度,基礎會計業務流程不合理,財務功能缺失,缺乏必要的信息收集和來源渠道及記錄;
5 .財務人員需要獲得實用的財務軟件系統,以減輕財務核算過程中的工作量和壓力;(這可以通過從外部軟件供應商購買合適的軟件來解決。)
6.財務人員在業務經營過程中未按照財務內控標準或公司內控要求進行財務監督和審計,成為各部門的支持和幫助,財務部門因各業務部門工作問題在公司受到批評;
公司內部缺乏統壹的財務政策,導致財務人員在實際執行業務核算和業務監督時,以及在業務監督管理過程中,缺乏必要的依據和標準。
顧問和公司金融部門改革小組* * *成員對上述問題進行了排序,並根據重要性原則依次制定了解決方案。
1我們在每個行動之間設計了詳細的行動計劃,其中包括:
2.行動的目的;
3作用範圍;
4作用方式;
5個行動步驟;
6個主要關切領域;
7實施內容;
8行動實施結果。
計劃的內容需要與公司負責該項工作的管理人員達成壹致;在咨詢過程中,流程和內控標準相關部門的人員壹般組成改進團隊,充分獲取各職能部門和專業人員的知識和解決方案。
在綜合考慮公司內部控制中各種關鍵因素的要求後,確認我們需要實現的目標,壹般以最佳實踐作為參考(最佳業務實踐:它應該是公司戰略、業務流程、支持系統和組織結構的組合或壹部分,它必須能夠對壹組關鍵績效指標(KPI)產生積極影響,如成本、服務質量和投資回報,從而為公司帶來最大價值。阿德森咨詢公司定義)。
當我們選擇最佳實踐時,我們通常采用:
1我公司過去的先進水平;
2.本行業的先進水平;
類似工藝的其他行業的先進水平;
4 .確認內部標準設計的基本內容,壹般包括:
5采購流程;
6庫存控制流程;
7財務報告;
8 .計算信息系統的危機處理和控制;
9專有信息保護;
10財產的實物保護和內部控制;
11成本內控;
12實物盤點和清潔的內部控制;
13應收賬款、應付賬款、總賬和現金的內部控制;
14法律法規內控。
根據內部控制和最佳業務實踐的內容,在每個內部控制環節(上述環節)確認我們的內部控制標準是非常困難的。在設計這壹內部控制標準的過程中,需要遵循內部控制的基本原則。
內部控制的基本原則包括:
1內部控制標準對資源保護、運營、財務信息的可靠性以及遵守法律和慣例等事項具有重大影響。
提供合理而非絕對的保證。
3合理保證我們可以認為,控制的成本不應該超過可以產生的收益。
忠誠、良好的商業判斷和良好的控制文化非常重要。
實施控制是合理的、良好的商業判斷,而不是固定的模式,任何公司和會計單位都可以復制。
內部控制強調過程的控制,而不是結果的處理。
7不下雨很可惜,把可能的風險杜絕在發生之前。
所有內部控制標準的設計都需要滿足內部控制矩陣的要求。以下四項原則非常重要,必須用於內部控制標準的設計:
1授權
2記錄
3安全/保護
4驗證
根據內部控制和最佳業務實踐的內容,顧問和經理* * *制定業務流程圖和業務流程設計分析,標記每個關鍵控制點,並在每個控制點確認我們的內部控制方法和手段以及必要的管理報告制度;並匯總所有內部控制程序文件和流程圖,形成完整的內部控制文件。
根據內部控制標準和最佳業務實踐,顧問和公司經理* * *調整流程,以消除流程中的非增值部分,縮短流程的運行時間,提高效率。
在流程設計過程中,需要遵循以下原則:
1從工作目的而不是工作過程來定義崗位職責;
2剔除不為內部客戶和外部客戶增加價值的部分;
3.將內部控制標準納入流程設計;
4.建立流程設計過程中的績效評估體系;
5.成本效益比例分析,提高成本效益比;
最後,由於內部控制標準與流程設計密切相關,因此在實施標準的初期,公司有必要對員工進行長期、廣泛的培訓和教育。
壹般的訓練方法包括:
1正規培訓,包括培訓班、臨時培訓、職業培訓;
2職業教育大學,學歷教育;
3演示和過程演示;
4 .設計可識別的圖形標誌或簡單的說明文字和流程圖;
5.在局域網或網校上發布;
6.分發信息,進行定期評估等。
7定期檢查和反饋會議。
在內部控制標準實施之前,如果這部分工作沒有達到預期的效果,將會對內部控制標準的實施產生非常嚴重的後果。在這個過程中,獲得員工的認可和理解,以及理解內部控制標準對公司的重要作用和個人的作用,將對內部控制標準的順利實施起到良好的作用。