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公文作為壹種特定的文體，在國家政治生活、經濟建設和社會管理活動中發揮著非常重要的作用。正因為如此，規範的公文格式不僅有利於體現國家機關的權威性和嚴肅性，也有利於提高工作效率，保證政令暢通。同時，對於我們國家工作人員來說，能夠熟練、正確地制作和處理公文，也是個人能力和基本素質的體現。
公文中的主要要素有:密級和期限、緊急程度、簽發機關標識、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、簽發機關和日期等。
為配合《國家行政機關公文處理辦法》，國家質量技術監督局於2月27日發布了《國家行政機關公文格式》，1999。這個標準是質量技術監督局發布的，不是政府行政文秘部門發布的，是強制性標準，其中詳細規定了公文的公文格式、紙張類型、厚度、透明度等。
按照這種格式，公文的要素分為眉頭、主題、版本三個部分。公文首頁紅色反線以上的所有元素(寬度與版心相同，即156mm)統稱為眉毛；置於紅色反線以下(不含)和主題詞之間(不含)的所有元素統稱為主語；主題詞下面的元素統稱為版本註釋。下面，簡單介紹壹下公文的要素和標誌。
第壹，眉頭部分
主要標識公文編號、秘密等級和期限、緊急程度、發文機關標識、公文編號、簽發人等要素。
1.正式文件的數量。公文流水號是同壹文稿打印多份時，每份公文的流水號。標註時，用阿拉伯數字頂框標註在編輯中心左上角，第1行。(但是我們市級沒有實行這個，只在收到的時候做了標記，但是很多中央級的公文都是有份數序號的。)
2.保密級別和持續時間。密級是指涉密文件的保密程度，分為？秘密？、?機密？、?絕密？第三層。《辦法》規定，涉及國家秘密的公文，應當標明密級和保密期限。絕密？、?機密？壹級公文還應註明份數。秘密？、?機密？、?絕密？公文應當標明保密期限。標註密級時，使用3號黑體，頂框標註在版本中心右上角1行，中間1字；如需同時標明密級和保密期限，應以3號黑體字標明，頂框應在版次右上角第1行標明。保密級別和保密期限之間應該用什麽？★?分開。
3.緊急程度。緊急文件分為哪些？很急？、?急？兩種。其中電報要單獨標註？泰蒂？、?很急？、?急？、?平吉？。標註時，使用3號加粗字體，頂格標註在1行版本中心右上角，兩個字之間有1；如果需要同時標識秘密級別和緊密度，則秘密級別的頂框在板塊中心右上角的行1中標識，緊急級別的頂框在板塊中心右上角的行2中標識。
4.頒發機構的標識。發證機構的標識由發證機構的名稱和？文檔？兩個字，比如？錦州市人民政府文件？等等。對於壹些具體的公文，只能識別簽發機關的名稱(這種是備忘錄的發文前綴)。發證機關的標誌應當使用發證機關的全稱或者標準化簡稱。標識位置為板材上邊緣至上邊緣25mm，報告的公文簽發機關標識為板材上邊緣至上邊緣80mm。國家質量技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》也規定，發文機關標識建議使用小標準宋體，使用紅色標識。字體大小壹般應小於22mmX 15m。。聯名書寫時，組織者的名字在前。文檔？該字置於發證機關名稱的右側，自上而下排列在中間。聯合行文機關過多時，要保證公文首頁顯示正文。
5.文件編號。由發證機關的字、年、序號組成，如？金彩政發[2065 438+00]82號？,?金財發？指發證機關代字。〔2010〕 ?指的是年份，數字82？指文件的序列號。整個意思就是錦州市財政局2010發的82號文。標識位置為發證機關標識下方2行，字體為仿宋體3號，居中排列；年份和序號用阿拉伯數字標識；年齡申請的全稱，在六角括號裏？〔〕?附上；序號不是由啞位組成的，也就是不是由001組成的，不加？第壹個？詞。
6.發行人。報送的公文應標明簽發人名稱，並列排列在文號右側。發行人名稱右空格為L；發行人使用3號仿宋體，後跟全角冒號，冒號後用3號斜體標註發行人名稱。發行人超過壹個的，主辦單位發行人的名稱放在1行，其他發行人從第2行開始按照發行機關的順序排列在與主辦單位發行人名稱對齊的位置。同時，文件編號應與最後壹個簽發人的姓名放在同壹行，並將紅色反線下移，使紅色反線與文件編號保持4 mm..
二、主體部分
主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、簽發機關印章、備註等要素。
1.公文標題。壹般由發文機關名稱、文件主要內容、文件種類組成，如《錦州市財政局關於開展公務員基本培訓活動的通知》。公文標題是對公文內容的高度概括，文字要求準確、簡潔、概括。寫的時候，應該寫在中間，用2號小標簽宋河馬小廚師。回歸時要註意詞語意義的整體性、排列的對稱性、間距的適當性，這樣才有美感，避免異義。除法律法規名稱和書名外，公文標題壹般不需要標點符號。
2.主要運送器官。指公文的主受理機關，書寫時應使用全稱或規範化簡稱和通用名。壹般來說，以上文章只寫壹個主送機關，必須同時提交幾個主送機關，可以復印；在下面的正文中可以有兩個以上的主發送機構，但如果主發送機構過多，則使用規範的通用術語，如？縣(市)區財政局？等等。標記位置在標題下空行1處，左側頂框用3號仿宋體標記，回行時仍為頂框；最後壹個主要投遞機構的名稱後跟壹個全角冒號。主送機關名稱過多，使公文首頁無法顯示正文的，應將主送機關名稱移至版內主題詞下方，並抄送上方，標識方法與復印件相同。
3.正式文件的文本。logo在主送機構名稱下面壹行，每個自然段留2個字，頂框退回。數字和年份不能返回。
4.附件。公文如有附件，應在正文左空行用3號仿宋體標註，後加全角冒號和名稱。如果附件有序號，用阿拉伯數字，如？附:1？、?。附件名稱後沒有添加標點符號。附件應當與公文正文裝訂在壹起，並在附件左上角的L行頂框中標註。依戀？，識別序列號(如果有的話)。附件與文件正文不能裝訂在壹起的，應在附件左上角第1行頂框內標識發文字號，隨後標識附件(或序號)。
5.書面日期。以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最終簽發機關負責人簽發的日期為準。電報是以發送日期為準的。書寫日期需要完整書寫年、月、日，且必須用漢字書寫(？零？寫為？0?)。寫時間標識時，右邊應空4個字。
6.發證機關蓋章。單個機關制發的公文印章位置壹般應距正文2毫米至4毫米。，以正確、居中、按書寫時間為準。印章下弧無文字時，采用下集法，即在書寫時間上只壓下弧；印章下弧有字時，采用中套法，即在書寫時間上按印章中心線。聯名書寫的印章:聯名書寫需要加蓋兩枚印章時，應開寫時間，左右各7個字；主辦單位的印章在前面；兩個印章上都蓋有書寫時間。兩枚印章不相交或相切，間距不大於3毫米，聯合發文需加蓋3枚以上印章時，發文機關名稱應安排在發文時間與正文之間。主辦單位印章在前，每排最多3枚，兩端不得超過版心；如果最後壹排有壹個或兩個印章，它們都被安排在中間。在最後壹排印章的底部，右邊空白的字樣表示書寫時間。
7.筆記。指其他需要說明的事項。公文如有註釋，在行文時的下壹行用括號註明“仿宋體3號”“左空格2號”字樣。文字？請示？在該語言中，應在附註中註明聯系人的姓名和電話號碼。
第三，版本記錄部分
主要標識關鍵詞、抄送機關、打印機關、打印時間。
1.關鍵詞。它是壹個用於文檔索引、存儲、檢索等的工具。它位於筆記的下面和復印室的上面。是實現辦公自動化，提高辦公效率和質量的重要環節。壹般排列順序是:反映公文內容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在後。在單主題文檔中，反映文檔中心內容的關鍵詞在前，反映文檔內容的關鍵詞在後；在具有多個主題詞的文檔中，反映文檔內容的主題詞按照它們出現的順序排列。主題詞用3號黑體字標註，左頂框，後加全角冒號，標題用3號宋體標註，標題間1字。目前我們主題詞的使用很有問題。
2.抄送機關。指除主送機關外，其他需要執行或知曉公文的機關。如果有公文的復印件，在主題的下壹行，左邊空格的1字樣用3號仿宋體標註，後面加全角冒號。抄送機關用逗號分隔，返回時與冒號後的抄送機關對齊。在最後壹個抄送機關後加壹個句號。
3.發證機關和發證時間。位於抄送機關下(無抄送機關在主題詞下)，占用1行位置，使用3號仿宋體。打印機關的左空間為1，打印時間為1。印發時間以公文付印日期為準，並用阿拉伯數字標註。
第四，其他
1中的幾行。格式。
(1)壹般在眉間和主體之間用紅色的間隔線。用這條線的區別是，黨的領導機關的文件，如中央、省、地、縣委的文件，中間有壹顆紅星，行政機關的文件，如國務院、省、市、縣政府的文件，壹般采用中間沒有紅星的連續橫線。此線壹般在文號下方4mm，與版心同寬，使用紅色反線。
(2)在板塊記錄中的每個元素下增加壹條與板塊中心等寬的黑色反線。
2.使用紙張。公文用紙壹般采用GBA 4型，成品版式尺寸為210mm？297mm膠版印刷紙或復印紙，紙張重量60g/m2 ~ 80g/m2。紙張白度為85% ~ 90%，橫向耐折度大於等於15次，不透明度大於等於85%，PH值為7.5 ~ 9.5。
3.當公文排版後留下的空白處容納不下印章的位置時，要采取措施調整行距和字距，保證印章和正文在同壹側，不允許有符號？此頁面沒有正文？來解決問題。
4.排版規範和印刷裝訂要求。
(1)排版規範。正文使用3號仿宋體，壹般每邊22行，每行28個字。
(2)印刷要求。雙面打印，頁碼對齊，雙面誤差不超過2mm。黑色墨水應達到BI100%的標準，紅色墨水應達到Y80%.M80%的標準。印刷品是固體和均勻的，字面上沒有花，白色和劃痕。
(3)裝訂要求。公文要左側裝訂，不要掉頁。公文封面、書芯不脫落，背面平整、空洞。兩個頁碼之間的誤差不得超過4 mm，騎馬訂或平縫的訂位是兩個釘鋸的書芯上下1/4。允許的誤差是多少？4毫米.平訂書針鋸與書脊的距離為3 mm ~ 5 mm。
5.頁碼。用帶數字4.5的白色阿拉伯數字標註，置於板塊中心底邊底線處。在號碼的左右各放壹條4號字線，字線距離板塊中心下緣7mm。單頁碼在右空格為1字，雙頁碼在左空格為1字。空白頁和空白頁後的頁面不標識頁碼。
寫作規則
寫作規則是制作和處理公文必須遵循的基本原則。《國家行政機關公文處理辦法》第四章規定？寫作規則？, *** 11.主要從寫作的原則、方向和要求出發，確立國家行政機關公文寫作的規則。我們必須在實際工作中嚴格遵守和執行這些規則，以提高寫作的有效性，掌握寫作的權威性，規範文風。
壹、堅持寫作原則，提高寫作的有效性。
？寫作要真有必要，註重實用性。？(《辦法》第十三條)這是基本原則，也是寫作的出發點。確定文風，首先要明確文風的目的和作用，做到有的放矢，有的放矢，使下發的公文達到預期的效果。
第二，明確寫作方向，把握寫作的權威性。
寫作的方向和權威性主要從以下四個方面把握:
(a)明確的隸屬關系和職權範圍。
《辦法》第十四條規定:行文關系根據隸屬關系和職權範圍確定，壹般不得請示、報告。？隸屬關系主要指行政隸屬關系。如果要給機關寫信，必須明確和機關的關系是上下級平行關系。對於業務性較強的行政系統，也要註意業務指導關系。弄清楚這壹點將有助於確定語言類型。下級機關寫信給上級機關。請示？、?舉報？、?觀點？等等；不同的下屬機關互相寫信，壹般用哪個？信？。也可以用於需要知道或者壹起執行的事項？註意到嗎？、?註意到嗎？、?通知？等。；上級機關給下級機關寫信，壹般用哪個？訂單(Order)？、?決定？、?註意到嗎？、?註意到嗎？、?通知？、?回復？、?觀點？等等。
職權範圍。即文件的內容和事項是否屬於行文機關和發文機關的職權和職責範圍內的事項。《辦法》根據行文的隸屬關系和權限，明確了行文的方向和權限。
(2)嚴格遵守限制性條件。
1.政府部門？除以書信形式討論工作、詢問和答復問題、審批事項外，壹般不允許正式致函下壹級政府。？(《辦法》第十五條)
2.？除辦公廳(室)外，部門內設機構不得對外正式行文。？(《辦法》第十五條)
(3)按照指定的範圍書寫。
1.？政府部門可以根據職權相互行文，也可以與下壹級政府有關業務部門行文。？(《辦法》第十五條)
2.？屬於部門職權範圍內的事項，應當由部門自行或者聯合行文。章程應明確主辦部門。必須經政府批準的事項，經政府同意，也可以由部門行文，行文應當註明政府同意。？(《辦法》第十七條)
3.？主管部門職權範圍內的具體問題，應當直接提交主管部門處理。？(《辦法》第十八條)。
4.？向下級機關或系統報送的重要文件，應同時抄送直接上級機關。？(《辦法》第二十條)
(四)掌握聯合行文的要求。
？同級政府、同級政府部門、上級政府部門和下壹級政府可以聯合行文；政府和同級黨委、軍事機關可以聯合行文；政府部門和相應的黨組織、軍事機關可以聯合寫文章；同級政府部門和人民團體以及具有行政職能的事業單位也可以協同工作。？(《辦法》第十六條)。
三、嚴格寫作要求，規範文體。
措施在哪裏？寫作規則？在漢語中，從寫作的學科到文風，對文風都有明確的定義。特別是在上層寫法上做了嚴格的規定。
(1)?部門之間沒有就相關問題達成共識，不得自行寫論文。擅自書寫文字的，上級機關應當責令改正或者撤銷。？(《辦法》第十九條)；這些規定主要是為了解決和防止政出多門的問題。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義報送上級機關負責人？請示？、?觀點？然後呢。舉報？。？(《辦法》第二十二條)。這篇文章意義深遠，不僅是公文處理中的壹門學科，而且對保證領導機關決策的科學化、民主化具有重要意義。也能保證領導同誌抓大事、抓大事。
(二)上述文章的文體應嚴格控制。主要是向上級？請示？、?舉報？、?觀點？什麽時候？請示？應該是壹個東西；壹般只寫壹個主送機關，需要同時送其他機關的，應當抄送，但不得抄送其下級機關。
？舉報？不要帶說明書。？(《辦法》第二十壹條)
？舉報？用什麽？請示？這兩種語言是混合的。舉報？包容？請示？事項問題是目前公文簽發中最常見的問題，有些甚至是捏造的。求報告？這樣的語言。《辦法》第二章？公文語言？這是明確規定的。請示？用什麽？舉報？的作用。？舉報？:適用於向上級匯報工作，反映情況，回答上級詢問。？請示？:適用於向上級機關請示、批準，應根據下發文件中的行文目的確定。簡而言之？舉報？用什麽？請示？區別主要表現在三個方面:壹是簽發機關對上級機關的要求不同。？舉報？就是讓上級了解情況，還有？請示？就是讓上級回復或者批準下級的請求。第二，發帖時間不同。？舉報？壹般是事後發布，即完成某項任務後，或上級明確要求解答相關問題時發布。然後呢。請示？大部分都是提前或在活動中制定的。三、文中結論不同？舉報？壹般用途？這是給妳的信息。？還是？這份報告供妳參考。？平等的語言。然後呢。請示？那就多用用？特此請示，望批準。？還是？這是請示，請指示。？平等的語言。撰寫規則對於公文的質量和高效運行，保證行政公文的功能非常重要。要嚴格遵守草案，文秘部門要嚴把草案關，領導同誌要帶頭執行。
2.寫作關系
行文關系是指發文機關與受文機關之間的關系。
第壹，下級機關壹般應遵循直接隸屬關系而不是越級。
2.寫作慣例:平行或非隸屬機關之間應使用平行文(如函件、通知等)，不能使用上級文(如請示、報告等)，更不能使用下級文(如命令、指示、決定等)。
三、區分主送機關和抄送機關。向上級請示時不要同時抄送下級；向下級機關報送的重要文件，可以抄送直接上級機關。雙重領導的單位向上級機關請示時，應當根據內容指定主送機關和報送機關，主送機關負責答復被請示的問題；上級機關向雙重領導的單位行文時，應當抄送另壹個上級機關。
第四，要註意黨政不分的現象。黨務、政務要分開寫，壹切政府工作都要以政府名義寫；黨委的壹切工作都要以黨委的名義來寫。