貨運代理操作流程
根據貨代的工作特點，貨代在日常工作中的操作流程分為以下幾個環節:接單、訂艙位、拖車/內裝、報關、單證、費用等環節，這些環節相輔相成。
第壹，貨運代理業務流程中的接單環節
原則上，接單應該是日常工作中的“重中之重”。壹般來說，接單壹定要快速高效，第壹時間在最短的時間內確認和安排業務的可操作性。壹般來說，接單人要求在收到委托書後15分鐘內完成以下三項基本信息的確認。(註)對於壹些短時間內無法確認的信息，還是要及時整理和跟蹤。如果是根據客戶和運營的需要轉入下壹個環節，要先安排後跟進，保證下壹個環節的有序運作。
1.審核客戶委托的內容，確認客戶服務要求(客服或接單員)
(1)接單員必須預先核對客戶的委托內容。
客戶發送的訂艙單應顯示以下信息，但不限於:托運人/發貨人、船公司/日期、啟運港、目的港/中轉港、貨物名稱、集裝箱數量、運費條款和費率、托運人簽名或蓋章等。
(2)接單員必須提前確認客戶服務要求。(客戶服務或接單員)
壹般服務要求壹般包括是否需要提前預定艙位、拖車/內飾、商檢、報關等。確認到達/預訂意味著確認(1)的內容；對於拖車/內飾、商檢、報關等服務要求，需要確認貨物和單據準備好的時間以及服務要求等。，並在客戶的預訂表上註明。特殊服務要求壹般包括是否需要普通服務以外的附加服務。特殊服務要求必須得到部門主管和/或其他相關職能部門的批準，然後才能接受和安排。
2.檢查並確認運費率(客戶服務或接單員)
客服人員收到訂艙單後，必須確認運費和其他服務費用。
(1)對於來自營業部的業務，需要和業務員核對運費等服務費用是否正確，業務員會在訂艙單上簽字確認，然後向相應的船公司訂艙位。(註)特殊情況可先與業務員口頭確認，業務員回公司時再簽字確認。
(2)對於公司業務，需要及時與相關市場人員或航空公司主管確認後再安排訂票。
3.確認艙位(客戶服務或接單員)
根據客戶的委托，確認符合要求的空間。
二、貨代操作流程中的訂艙部分
壹般來說，要求必須在預定開航日期前7天預訂艙位。對於可以提前接受委托的船公司，要爭取第壹批訂艙，並根據旺季市場情況適當提前；壹般來說，要求在預定開航日期前五個工作日完成預訂。對於該時限內的業務委托，壹般要求次日內完成預約，最遲不超過壹個工作日。
1，新委托(訂票員)
預訂操作員必須創建業務編號、新的業務檔案，並及時在操作系統中輸入業務相關數據。輸入的業務數據包括但不限於:業務屬性、收發信息、服務要求、提單要求、船名和航次(如果可能)、開航日期、啟運港、轉運港、目的港、集裝箱數量、貨物名稱和數量、代理人(如果需要)。
2.預訂流程(預訂操作員)
訂艙流程包括以下幾個環節:配餐及發送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配及報關艙單確認、中轉港編碼確認、碼頭收據制作等。其中任何壹個環節都被視為預訂不完整。訂艙完成後，應及時將艙位分配信息輸入操作系統，輸入要準確，並特別註意以下信息:船公司名稱、訂艙號或運單號、船名和航次、開航日期、集裝箱體積以及運費/運輸條款的核對。
3.艙位通知(訂艙操作員)
無論是否需要我們代為提供當地服務，都要盡快將訂艙確認單或配船通知告知客戶，確保上面的訂艙號和船名、航次清晰準確，以免混淆。如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預配、海關艙單等問題。
三。拖車/內部(調度)
對客戶委托的拖車、內飾和/或報關的要求，必須根據船公司、碼頭、貨物性質和市場環境進行預審，對存在隱患的不合理安排，應盡可能與客戶協商調整，並告知原因和風險。
1，拖車排列
(1)相關銷售或客服確認後方可安排。
(2)根據船公司、碼頭和航線等。，前瞻性地判斷合適的預告片時間；就像客戶的具體情況有沖突壹樣，要和客戶友好協商，告知可能存在的風險。
(3)安排拖車前，根據前期約定的拖車服務時間要求，提前2個工作日再次與客戶聯系，確認裝貨時間和地點。
(4)與客戶確認時間要求後，在同壹個工作日及時通知拖車行信息，預約服務要求。
(5)壹般必須在提供拖車服務時間的前壹個工作日中午前，當天下午4: 00前確認拖車委托拖車行的時間(包括拖車行是否已收到設備交接單，是否已確認取箱點為空)；對於特殊集裝箱業務，需要與船公司確認空箱狀態，必要時通知船公司集裝箱交付時間。
(6)安排拖車時，應向拖車銀行發送書面授權。明確註明裝運信息(包括船公司、船名和航次、訂艙號/提單號、集裝箱數量、啟運港、中轉港代碼、目的地等。)、集裝箱裝貨時間、集裝箱裝貨地點、工廠聯系人及聯系電話、協議費用等。
(7)必要時，要求拖車行提供司機姓名、手機號碼、櫃號，並報工廠。
(8)跟蹤包裝、裝箱單和港口條目。
(9)其他註意事項
安排在船公司免費使用集裝箱期間將集裝箱拖到現場，以避免額外費用。如有超疊費、逾期櫃租等額外費用，需立即告知客戶，請其書面確認並登記，並需確認是否有為客戶辦理業務清場安排拖車的前期費用。如果有預撥賬單費用，要馬上通知客戶，讓他書面確認並登記。
2.內部布置
(1)相關銷售或客服確認後方可安排。
(2)根據船公司、碼頭和航線等。，提前判斷合適的打包時間。如果和客戶的具體情況有沖突，需要和客戶協商，告知可能存在的風險。
(3)根據預先約定的到貨時間，提前0個工作日與客戶重新核對交貨時間和預計到貨時間。
(四)委托倉庫內部保管的，應當向倉庫發出書面委托書。清晰顯示配船信息(包括船公司、船名和航次、訂艙號/提單號、集裝箱數量、啟運港、中轉港代碼、目的地等。)、集裝箱裝貨時間、貨物數據(包括件數、毛重、體積)、協議費用等。
(5)壹般情況下，貨物委托入庫的時間必須在貨物預定裝箱時間前壹個工作日的中午之前，且必須在當天下午4: 00之前確認安排(包括倉庫是否收到設備交接單、集裝箱交付點確認、空箱狀態確認)。
(6)委托入庫時，必要時應註明空櫃時間要求。
(7)跟蹤貨物。
(8)跟蹤包裝、裝箱單和港口條目。
四、貨運代理操作流程中的報關環節(操作員)
(1)相關銷售或客服確認後方可安排。
(2)根據船公司、碼頭、航線和貨物等情況。，提前判斷合適的報關時間。就像客戶的具體情況有沖突壹樣，要和客戶友好協商，告知可能存在的風險。
(3)最遲在與客戶約定的報關日期前壹個工作日，再次與客戶確認報關資料的交付。
(4)收到報關資料後盡快進行預審，發現問題立即處理。
(5)在約定的報關日期前壹個工作日下班前將完整的報關資料發送給報關行。
(6)報關資料，要求復印留存壹份；核銷單等重要的報關資料必須重新登記。
(7)跟蹤和反饋報關結果。
五、貨運代理操作流程相關文件。
1.提單的確認(跟單)
(1)提貨單確認的準備和交付
提單確認書應及時準備和發送，必須在預定開航日期前兩個工作日發送。
(2)督促提單的確認。
壹般而言，必須在預定開航日期前壹個工作日從客戶處獲得完整、正確的提單確認書。