寫清楚發信的原因，說明發信的目的和依據。
然後用過渡語“現就有關事項答復如下”引起如下。
在原因部分，先引用通信的標題和編號，如“您的來信收到於×××年×月×日×月×日×月×日
2、主體
主題是回復的核心部分。要用簡潔得體的語言把要告訴對方的問題和意見說清楚，讓對方收到信後能迅速理解信的意圖，準確反映，寫清楚。
回答要有針對性。
3.結局
壹般我們會用禮貌的語言回復對方，比如給予支持、幫助或合作，或者提出希望和要求。
4.結束語
壹般來說是“此回復”“特此回復”等成語。
5.簽名
它由簽發機關和書面日期組成。發證機關應書寫全稱或規範化簡稱。書寫日期應以漢字書寫年、月、日，並加蓋公章。
範文:
(發文單位名稱)關於(發文原因)的回復(語言)
×××:
收到(單位)關於(信的標題)的來信。(相關工作)計劃已由(單位)提交並分發至(相關單位的貨物部門)。關於(具體計劃或工作問題)，要以計劃(工作執行標準)的形式(向相關部門)說明要求。
因此，關於(發文原因)的問題，以(工作計劃或標準)計劃為準。
×××(公章)
x年x月x日
回復和回復的區別如下:1。內容上的區別:
回復是發給別人的信，後面是別人的回復；只有壹種情況。
回信不僅僅指回復，還指有人發了壹封信，然後重新發給對方。
2、使用場合的區別:
回復，適用於回復不隸屬機關的業務問題，或者上級機關的辦公部門、業務職能部門回復下級機關的指示。這種信針對性很強，要求解決什麽問題對方都會回答，同時要求及時。
相比之下，reply的使用就輕松多了，用在不太嚴肅的場合。可以用在和親戚朋友的親密關系中。