關鍵詞:企業員工檔案管理
企業職工檔案管理是指對本地區各類企業、企業化管理的事業單位和個體經濟組織(以下簡稱用人單位)形成勞動關系的職工的檔案管理，以及對退休人員、失業人員、靈活就業人員、與原用人單位終止(解除)勞動關系人員的檔案管理。
壹、檔案管理機構及職責
(1)在職職工檔案由職工所在用人單位勞動(組織人事)職能機構管理，指定專人專庫(櫃)管理。實行檔案集中統壹管理的單位，應當指定專人負責職工檔案管理。
1.就業轉失業人員的檔案由各級勞動和社會保障部門設立的勞動保障機構和失業保險經辦機構保管。
2、實行社會化管理的退休人員檔案，由縣級以上社會保險經辦機構負責管理。
3、檔案保管部門不具備保管條件的單位，可以移交當地綜合檔案館代管。
(二)下列情況下，用人單位或職工個人將檔案交由勞動保障機構和失業保險經辦機構代管，並簽訂保管合同:
1.破產或轉制企業中的失業人員；
2.離職、辭退或終止(解除)勞動關系的人員；
3、個體經營、自費出國、個體工商戶雇人；
4.不具備檔案保管條件的用人單位；
5、各類技工學校、職業學校已畢業但尚未就業的人員；
6.靈活就業人員；
7.其他有存檔要求的雇主或個人。
(三)職工失蹤、出逃、合理流動或者出國未歸的，其檔案可以在辦理相關手續後，由用人單位移交當地勞動保障機構或者用人單位所在地綜合檔案館保管。
(四)勞動保障機構代管檔案的資格由各級檔案行政管理部門和勞動保障部門審查確定。未經資格審查或資格審查不合格的，不得擅自接收和保管員工檔案。
(五)任何單位不得將檔案交由個人保管。個人持有檔案的，應當按照本規定的要求移交有關部門保管。
(六)用人單位員工檔案管理部門的職責:
1，收集、識別、整理、保管員工檔案；
2.辦理員工檔案的查閱、借閱、轉發等手續；
3、員工變動登記、勞動合同簽訂、社會保險等。；
4.為相關部門提供員工信息；
5、做好員工檔案的安全、保密和保護工作；
6、辦理其他涉及員工檔案的相關事宜。
(七)勞動保障機構和失業保險機構檔案管理的職責:
1，受用人單位或職工委托保管個人檔案，整理、記錄、查閱、借閱、移交檔案；
2、做好員工檔案的安全、保密和保護工作；
3.辦理其他雇主或勞工委托之相關事宜。
(八)社會保險經辦機構檔案管理職責:
1，集中統壹保管各企業移交的退休人員和職工檔案；
2.做好檔案的安全、保密、保護和利用工作。
二、文件內容的分類
第壹類簡歷材料:員工簡歷表、簡歷、各種登記表、個人簡歷材料、與更名相關的材料。
第二類自傳和自傳材料。
第三類評比(含自評)、檢查考核材料、以評比為主要內容的各類登記表、組織出具的評比性質的業績材料。
第四類評定崗位技能和學歷的材料:學生報名表、考試表、畢業登記表、學習(培訓完成)報告單、學歷證明材料、評定專業技術職務(含技師、高級技師)和技術等級的材料、聘任專業技術職務(含技師、高級技師)審批表、職工發明和科研成果等。
第五種政審材料:入黨、入團、參軍、出國等政審材料，改變年齡、參加工作時間等組織審查意見。
第六類入黨材料:入黨申請書、轉正申請書、黨員登記表、不予登記決定、組織審批意見及其所依據的材料；民主評議黨員的組織意見或黨員登記表，主要事實材料和組織批準材料確定為不合格黨員被開除或除名；關於取消黨員資格的組織意見；入團誌願書、申請表、團員登記表、退團材料、加入民主黨派相關材料。
第七類獎勵材料:各類先進人物登記表、先進模範事跡、獎狀、表揚通知等材料。
第八類違反黨紀、政紀、國法等材料:處分決定、查證核實報告、本人處分意見及檢查說明材料、通報材料；法庭審判等形成的判決。
第九類招聘安置、任免、調動、工資變動等材料:招聘登記表、通知、復員安置介紹信、辭退辭退材料、退休審批表、復員退休審批表等。
工資及保險福利材料包括工資核定、波動表、解決保險福利待遇的相關材料。
出國、出境、參加各種代表會議的材料有出國審批表、黨代會、人代會、CPPCC會議、工人、青年婦女、工人等群眾團體代表、民主黨派代表登記表等。
第十類有保存價值供組織參考的其他材料:殘疾經歷表、殘疾等級材料、非正常死亡調查報告、遺書等。
三。檔案材料的收集、鑒定和歸檔
(壹)為保證員工檔案內容的完整性，需要通過有關部門對新形成的反映員工德、能、勤、績的材料進行收集和歸檔。
(二)對收集的材料必須認真鑒別，鑒別材料的真偽，確定材料的保存價值，確定是否歸檔，並確定鑒別的方法和內容；
1，確定材料是否屬於員工材料以及應該歸檔的內容。
2、審查材料是否齊全、完整。比如政審材料壹般要有考試結論、考察報告、答辯、主要證明材料、本人供述等。處分材料壹般要有處分決定、調查報告、批復、個人檢討、處分意見等。以上材料屬於成套，必須齊全，每種材料都必須齊全。
3、審查材料手續是否齊全。比如審查結論、處分決定、組織評議、民主評議中形成的綜合材料，要本人簽字或本人見過的組織註明。《出國出境審批表》應註明出境和回國時間。手續不全的材料，補辦手續後歸檔。
4、查明其他涉及員工的重要問題，需要查清但未查清的材料和未完成的材料，不能歸檔，應移交有關單位進行處理。
5、鑒定中發現檔案中缺少相關材料，要及時登記並收集補充。
第四，檔案的整理
(壹)員工檔案材料的整理必須認真鑒別，準確歸類，排列有序，羅列清楚，裝訂整齊。需要歸檔材料的，應當履行壹定的歸檔程序，嚴禁將不真實的材料隨意放入員工檔案。
(二)每類檔案材料應按材料內容的內在聯系和材料之間的聯系或材料形成的時間進行排列。
(三)每卷檔案材料必須有詳細目錄。目錄是查閱檔案資料的索引。如果要認真寫，壹定要根據材料的主題填寫“材料名稱”。對於沒有標題的材料，應擬出標題。如果標題過長，應適當簡化。擬寫或簡化標題，必須準確反映材料的主要內容或性質。原選題與實際內容不符的，應當另行起草或者在標題目錄中註明。
(四)每卷材料的份數和每份材料的形成時間必須認真填寫。“材料份數”，每份完整材料(含附件)壹份；備案材料應依次填寫頁碼，每邊壹頁，打印有頁碼的材料和表格也應填寫完整。填寫頁碼的位置應統壹在正文每壹頁的正面右上角和背面左上角，以及材料形成時間，壹般註明材料簽名的最後時間和復印材料的原料形成時間。
(5)為延長檔案材料的使用壽命，對載體變質、字跡不清或破損、邊角起皺的檔案材料，必須認真修補和技術處理，復印材料必須認真核對，並註明復印單位和日期。對於破損、有棱角、起皺或小於16規格的檔案材料，必須裝湖。裱湖的底紙必須是白紙。粘貼後的材料應晾幹，不得暴曬或高溫烘烤。對於過窄或破損且無空裝訂線的材料，應加邊。
(六)每個員工的檔案必須裝訂成冊。檔案卷內應寫明檔案員的姓名、籍貫和檔案號。姓名不得用同音字或不規範的簡化字書寫。
(七)在檔案材料整理過程中，不得擅自塗改、摘抄、偽造檔案材料，不得擅自處置或者銷毀檔案材料。對按規定列出的材料，經主管領導審核後，要分別登記處理。
動詞 （verb的縮寫）檔案的保存和保護
(壹)按照安全保密、便於查找的原則，嚴格科學地保管員工檔案，建立登記統計制度，每年檢查壹次，發現問題及時解決。
(2)不斷研究和改進檔案保存和保護技術，逐步實現檔案管理的科學化和現代化。檔案庫房必須堅固適用，並增加必要的防盜、防火、避光、防潮、防蟲等設備。
六、檢查/借閱文件
查閱檔案
1.組織部門或人事部門的介紹信。
2.檢查人員的身份證或工作證。
3.提供被檢查人的姓名和失業證。
4.集體備案的，被咨詢人的檔案需要單位的介紹信。
5.推薦人應為中國黨員。
借文件
1.人事檔案原則上不外借。特殊情況必須外借的，應說明原因，嚴格履行登記手續。貸款期限為七天。
2.檔案借閱可在下列情況下辦理:審查工齡、辦理退休、有毒有害工作辦理提前退休等。
3.借閱檔案應提供:委托機構介紹信、借閱檔案單位介紹信、失業證、身份證、100元押金；其他人代理需要委托書。
目前，有以下幾種情況可以辦理檔案借閱:
(a)提供以下服務所需的服務年限:
1.社會保障部門的介紹信；
2.委托代理機構的介紹信；
3.失業證和身份證；
4、其他需要委托書。
(二)辦理有害作業提前退休手續:
1，委托代理機構介紹信；
2.失業證和身份證；
3、其他需要有委托書。
(三)辦理退休手續需提供:
1，社保部門介紹信；
2.委托代理機構的介紹信；
3.失業證和身份證；
4、其他需要委托書。
結論:
企業職工檔案是企業勞動、組織、人事部門在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、選拔任用過程中形成的有關職工個人經歷、政治思想、專業技術水平、工作業績和工作變動等方面的文件材料。這是對雇員進行歷史和全面檢查的基礎，也是國家檔案的壹個組成部分。加強企業職工檔案管理，有效保護和利用檔案，提高科學管理水平，為社會主義現代化建設服務。