1.預算編制的關鍵是根據預算組織實施和控制。(1)預算控制由事前控制、事中控制和事後控制三部分組成。預控主要是指提前根據預算編制詳細的實施方案。過程控制主要是指在執行過程中嚴格按照預算執行,不得超預算。事後控制主要是指對績效進行事後審計,檢查預算目標是否實現。(2)企業按照“上下結合、橫向協調、逐級匯總”的程序編制預算。預算控制可以同時采用多種手段,全面預算由財務預算、業務預算、資本預算和籌資預算組成。但主要是通過財務過程控制,將財務控制、法律控制和制度控制有機地結合起來。(3)控制的層次要明確,做到分步控制。預算控制是激勵約束機制的關鍵。目標明確後,要保證目標的實現,就必須嚴格按照目標組織實施。為了防止弄虛作假,需要進行嚴格的檢查監督,事後審計,保證其真實性,為兌現獎懲做好準備。(4)要建立預算調整和審批制度。預算編制的基礎發生了變化,是因為我們在預算編制時掌握的情況不能全面完整,或者國家宏觀政策等外部因素發生了變化。因此,對於理由充分、受客觀條件影響的部門,可以提出申請,經管理部審核確認、公司領導批準後,調整預算。但應制定調整預算的標準,不能隨意調整,原則上應按季度調整。
2.加強以現金流為核心的全面預算管理。(1)預算管理要以現金流為重點。不強調現金流量的預算管理不僅不能體現企業的價值,還會使全面預算管理失去方法和手段。現金流是企業正常運轉的“血液”。判斷經營活動是否創造了價值,需要衡量企業創造的現金流量。成本管理有幾個典型的缺陷。首先,它降低了業務成本和營業收入。二是降低銷售成本和生存空間;三是降低短期成本,增加中長期成本;四是降低局部成本,提高整體成本。這就減少了企業的現金流入,得不償失。(2)要避免成本管理的缺陷造成的現金流量減少的矛盾,就必須對企業的資本運營有更深刻的認識。第壹,成本多樣。不同的成本應該以不同的方式管理,例如應用於營銷的成本和應用於生產的成本,它們有不同的特點。如果用同樣的方式管理,就會陷入成本管理陷阱。第二,企業的成本管理有其內在的聯系。如果我們調整運營環節任何壹個環節的成本,其他環節的成本也會隨之變化。第三是成本的戰略相關性。任何成本都應該服務於特定的戰略目的。企業的效率是否高,取決於資源的使用是否始終如壹地指向最終的戰略目標。如果成本不能與戰略有效配合,企業的運營就不能達到最高的效果。第四是成本的時間慣性。降低成本,成本不會馬上消失,成本會存在壹段時間,比如買壹些固定資產,會長期影響企業的運營成本,包括受工資波動影響的成本、市場運營成本、產品生產成本、原材料采購成本等。因此,我們需要掌握成本的慣性,才能知道合理的安排。
3.預算控制是實現預算目標的關鍵。預算控制涉及組織結構、管理制度、激勵機制等。通過分析產生差異的原因,可以找出管理的優劣,總結經驗教訓,加強管理。具體來說,每個月根據預算執行的各個環節,編制各個環節的預算與績效差異分析表。(1)差異分析表不僅包括財務部門提供的數據,還包括部門掌握的非財務數據。例如,在材料采購過程中,不僅要反映材料成本,還要反映市場平均價格、材料運費和供應商的變化:工資控制不僅要反映工資總額,還要反映同期的人數和人員結構。目的是能夠分析某個環節成功的關鍵因素和數據。(2)方差分析表的項目設計應能區分可控因素和不可控因素。目的是反映可控因素對差異的影響。造成預算與現實差異的因素有很多:可控因素和不可控因素。比如采購部門不能影響市場價格,市場價格的變化對采購部門來說是不可控因素。但采購部門要預測市場價格的走勢,並反映在采購預算中,保證采購成本不高於市場平均價格,這是另壹個可控因素。因此,方差分析表應著重分析可控因素對方差的影響,目的在於分清責任,改變在業績不佳的情況下片面強調客觀原因和主觀原因的做法,以免影響員工的積極性。
4.樹立“考核和獎懲是預算工作的生命線”的理念,確保預算管理到位。(1)嚴格考核不僅是將預算指標值與實際預算執行結果進行對比,也是對成績的肯定。找出問題,分析原因,也是為了給員工公平的獎懲,調動員工的積極性,保證企業戰略目標的最終實現。現金獎罰是保證預算目標完成的重要環節。只有現金獎懲才能保證預算的嚴肅性,保證管理過程中各個環節的銜接。(2)獎罰:應采用零基預算編制和審批管理費用預算,並根據有利於企業經營戰略的活動,逐項制定和審核其費用預算的合理性;預算考核應以管理活動是否按質完成為依據。只有100%完成所有的管理活動,節約了費用,才能獲得適當的獎勵。
目前,產品質量和價格的競爭越來越激烈。企業能否充分利用其資本資源、人力資源和自然資源來控制成本,降低產品成本,是企業在競爭中取勝的關鍵,而建立全面預算管理是降低產品成本的有效方法。為了生存、獲取利潤和跨越式發展,處於國際競爭浪潮中的企業應該推動建立全面預算管理機制。既要重視預算的編制,又要重視預算差異的分析、執行和考核,以保證預算管理制度的有效實施,為促進企業管理水平的提高和經濟效益的最大化發揮積極作用。