1.檔案是直接形成的歷史記錄。“直接形成”是指檔案繼承了文件的原始性，“歷史記錄”是指檔案同時繼承了文件的記錄，是再現歷史真實面貌的原始文件。正是因為檔案繼承了文件的原始記錄，具有歷史的可復制性，檔案才具有憑證價值這壹重要屬性，從而區別於圖書、信息資料、文物。
2.文件的創建者。檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構和某些個人、家庭、家族形成的。
3.文件來自文檔。檔案是有條件地從文檔轉化而來的。這裏的“文件”是指廣義上的文件，即以文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同壹事物在不同價值階段的不同形態，具有同源性和階段性特征，也具有實效性、功能性、離合性等個性差異。從文件到檔案是壹個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內容和形式來看，兩者是完全壹樣的，但從時效性、價值性和系統性來看，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性的批判，卷宗是經過處理的卷宗；其次是價值批判，檔案是已完成文件中具有保存價值的部分；最後，是系統的批評。檔案是由分散的文件按照壹定的邏輯規律組織起來的信息單元。所以，文件是文件的前身，文件是文件的目的地；文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華；檔案是檔案的材料，檔案是檔案的組合。？
4.檔案有多種形式。檔案的形式包括載體、生產手段和表現方式。從載體上看，有甲骨、金石學、帛書、簡書、紙張、橡皮磁鐵等；從制作方式來看，有刀刻、筆寫、印刷、臨摹、攝影、錄音、錄像等。從表達方式上，有文字、圖表、視聽等。
5.檔案的本質屬性。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性和價值性等特征，其中歷史再現性是其本質屬性，其他特征是其壹般屬性。因此，檔案的定義可以簡單表述為:檔案是再現歷史真實面貌的原始文件。