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怎麽寫正式的郵件?

怎麽寫電子郵件,現在被很多職場人忽略了。因為現在線上溝通太方便了,微信、QQ、公司OA,任何壹個媒介都比電子郵件來得快。

但妳們註意到沒有,雖說微信、QQ、公司OA溝通很方便,但是壹遇到正式的事,就要寫電子郵件。

寫郵件並非是職場人的專利,例如大學生給論文導師寫郵件、給公司發實習申請、發求職簡歷、發活動報名表,職場人給客戶發方案、給老板發工作總結、給海外酒店詢問函,都需要用到郵件。

但日常如果不重視寫郵件的“套路”,那麽妳到正經場合就會掉鏈子,比如,附件忘記加了、附件出錯、沒有標題以及對方看了半天不知道妳要說什麽的尷尬事件發生。

首先,壹封好的郵件肯定符合這3個條件:意圖明了、邏輯清晰、版式幹凈。

意圖明了

指的就是讓郵件接收人,壹打開自己的郵箱,在還未點進去細看之前就知道妳的這封郵件是要幹嘛的。所以,妳要特別註意妳郵箱的名稱和標題。

郵箱名稱有時是自動抓取的,例如QQ郵箱的名稱,就是妳的QQ名字。在這裏,請默默祈禱,妳沒用QQ郵箱發過任何重要郵件。如果有,請妳再次默默祈禱,妳的QQ名字不是非主流沒有怪異的標點符號和庸俗汙穢的字眼,如果有,那別祈禱了,祈禱也不管用了。

所以,我壹般不建議用QQ郵箱發重要郵件,可以另外申請壹個郵箱,郵箱地址就以“名字+數字”或“名字+職業”的形式來起。

例如,我是林小白,生日4月5日,就可以把郵箱名定為“lxb0405@163.com”,最好郵箱地址沒有連接線和下劃線,因為有的人非常容易打錯。

然後就是郵箱的顯示名稱了,請把顯示名稱設置為妳的本名。正如前面提到的,壹般需要我們發郵件的時候,都是比較正式的時候,既然正式,那麽妳壹般都會用本名吧,所以把郵箱顯示名稱設置為本名最為穩妥。

截了壹張我郵箱的收件箱,有的人顯示名標題壹看就知道是幹嘛的

而郵箱的標題請妳壹定要填,如果不填,系統用自動以附件的名字命名,如果沒有附件,那麽郵箱名就是空白。試想想,妳收到了壹位陌生名字的人給妳發的空白標題的郵件,妳會選擇點進去嗎?妳可能會想是不是病毒,然後刪掉了。

標題請用20個字以內概括。我個人寫郵件有個習慣,如果對方沒有對郵件標題有壹定的要求,那麽我壹般是采取“類別+姓名+關鍵字”的形式。

例如,應聘林小白董事長秘書,投稿林小白《別讓妳的本事跟不上妳的年齡和欲望》,旅行誌願者報名林小白行走5國16省……

這樣對方就能壹目了然知道妳為什麽寫了這封郵件,妳是誰,妳的主要內容是什麽。

邏輯清晰

如果妳的郵件有附件,那麽在正文部分只要用寥寥數語簡單帶過,說明主要內容見附件就可以了。

但如果妳的郵件沒有附件,那麽妳務必註意正文的書寫。這時,建議采用“三段式”書寫。

“三段式”並不是指妳的郵件正文只能分三個自然段,而是妳要表達的內容需要分成三段,也就是簡單表明來信原因、內容主體、表達感謝或盼回復這三大段。

首先,要簡單表明妳寫這封郵件的來意,用壹兩句話說清楚就可以了。唯壹需要註意的事,開頭要寫“您好”。

接著,內容主體就是無附件郵件的重要部分,這個部分需要邏輯清晰地把是事情說清楚。如果要寫的內容比較多,請做到每段只講壹件事。

最後,寫下感謝語或盼回復之類的字眼,再留下落款和日期就可以了。

版式幹凈

首先,郵件正文不要用任何背景圖,不要加任何背景音樂,也盡量少用不同的顏色、大小、字體進行排版。

正文部分,至多用兩種字體、兩種顏色。在排版的時候,如果有重點內容需要突出強調,請用加粗不要用斜體。同時註意分段,不要把文字都堆在壹起,壹段文字不要超過10行。

然後還需要註意每個段落要首行縮進兩個字符。現如今很多資訊在手機呈現的時候,是每段首行不縮進的,所以有的人受現在手機閱讀資訊的影響,會把這種習慣帶到了寫郵件中。所以特別點出來,大家要註意咯。

最後有個特別關鍵的,要養成正確的發郵件流程。即插入附件——復查附件——撰寫正文——擬寫標題——填上收件人,這樣就能避免附件忘記插入、標題忘記寫的情況。

但很多人是習慣按照寫郵件頁面從上到下填,這樣就很容易遺忘某個環節,因為壹旦妳把收件人填上了,即便妳發的是壹封什麽都沒有的郵件,也能順利發出去。而把填寫收件人放在最後壹步,就能完全避免這個情況的發生。

此外,復查附件非常重要。因為有可能妳的桌面上有兩個文件名極其相似的文檔,妳傳的是另外壹個,而沒有復查,對方收到後打開真的會壹臉懵。不要問我為什麽知道,因為我這個寫郵件“老司機”,前兩天竟然犯了這個錯。

別忽視每個能為妳加分的細節,當妳發了壹封“意圖明了、邏輯清晰、版式幹凈”的郵件抵達對方的郵箱,而對方看到壹屏幕都是些見了鬼的郵箱名稱和郵件標題的時候,妳的郵件就是壹股清流,他會選擇先打開妳的郵箱,然後留意下這麽懂得“郵件社交禮儀”的家夥是誰。

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