1.準備階段。
（1）專利檢索分析人員需要了解項目的類型和背景，確定項目的目的和宗旨，並明確項目檢索的範圍，也就是了解客戶的真實需求。真實需求是專利檢索分析的原始基礎，也是做好專利檢索分析報告的重要前提。
（2） 需求方的聯系人可能並沒有真正了解或完全理解壹個項目的完整背景和目的，所以很難寫出壹份高質量的甚至滿足最低要求的項目需求書。因此，專利檢索分析人員有必要主動了解項目的相關情況，不僅要與需求方的聯系人直接溝通，還要與項目相關的技術人員進行溝通和確認，從而清楚地了解整個脈絡和最終目的。專利檢索分析人員也應該通過其他途徑主動挖掘項目的壹些背景信息。
（3） 專利檢索分析人員確定該項目的檢索地區範圍、語言範圍、時間範圍、文獻類型範圍、數據庫範圍以及相關技術內容範圍。以上的每壹個檢索範圍都會極大地影響後續的檢索分析工作量和檢索分析調查結果，因此需要需求方和服務方謹慎對待、達成***識。
2.檢索階段。
專利檢索分析人員需要確定檢索主題和分類編號，編制檢索元素表，構造檢索公式，並根據項目的檢索目的和檢索範圍進行檢索。
（1） 檢索階段的兩個最重要的指標：檢索結果的完整性和準確性。
專利檢索分析人員根據項目的實際情況做出取舍或平衡，其中最基本的考慮因素是項目的類型和目的。如果項目是大型產業專利分析項目，則應註意檢索結果的完整性；如果該項目是查新檢索或無效檢索項目，則應更加註意檢索結果的準確性。
（2） 檢索階段大致可以分為檢索和篩選兩個步驟。
專利檢索分析人員需要不斷地調試檢索關鍵字和分類號，構造不同的檢索公式以獲得最佳檢索效果，即使在調試後獲得最佳檢索策略，也可能需要兩次甚至三次檢索。 篩選是排除無關專利並選擇目標專利的過程，有時稱為去噪過程。 在專利篩選中，可根據項目具體情況選擇批量篩選法或逐筆篩選法。 這樣，可以保證工作效率和結果的完整性和準確性。 當然，在數據量不大的情況下，應該盡量選擇逐壹篩選的方式。
3.分析階段。
分析階段是檢索分析項目的核心階段。專利檢索分析人員需要使用壹定的分析工具和方法對專利檢索數據的結果進行處理和整合，然後將其直觀地顯示出來，或者需要將檢索結果與特定的目標進行比較，參照壹定的標準，通過合理的推理，得出有傾向性的結論。
4.撰寫階段。
撰寫是檢索分析項目的最後階段，專利檢索分析人員應首先構建專利檢索分析報告的框架，然後在撰寫專利檢索分析報告之前，整合前幾個階段。
（1） 壹份好的專利檢索分析報告不僅僅是壹份“專利信息”分析報告，也不僅僅是壹份“技術信息”分析報告。它應該是壹份“綜合信息”分析報告，這裏的“綜合信息”應該包括專利技術信息、非專利技術信息、行業信息、市場信息、法律訴訟信息等。
（2） 要寫好專利檢索分析報告，除了準備、檢索、分析三個階段外，專利檢索分析人員還要收集、整理、分析上面提到的其他信息，尤其是與專利信息關系最密切的非專利技術信息。通過對非專利技術信息的分析，可以幫助專利檢索分析人員進壹步明確特定行業或技術領域的技術發展趨勢。
（3） 應該在報告的最後部分根據項目目的給出合理化建議、對策、預案或應急處理方案等，這些建議或對策可以是具體化的，也可以是方向性的，甚至是無方向性的，而只是給出每種可能的對策的客觀評價。