傳真機的工作原理其實相對簡單，首先將需要傳真的文件通過光電掃描技術將圖像、文字轉化為采用霍夫曼編碼方式的數字信號，經V.27、V.29方式調制後轉成音頻信號，然後通過傳統電話線進行傳送。接收方的傳真機接到信號後，會將信號復原然後打印出來，這樣，接收方就會收到壹份原發送文件的復印件。總結壹下就是發送時:掃描圖像-->生成數據信號-->對數字信息壓縮-->調制成模擬信號-->送入電話網傳輸 接收時:接收來自電話網的模擬信號-->解調成數字信號-->解壓數字信號成初始的圖像信號-->打印。
不同類型的傳真機在接收到信號後的打印方式是不同的，他們的工作原理的區別也基本上在這些方面。現在市場上主要有兩種傳真機即：熱敏紙傳真機和噴墨/激光傳真機。
熱敏紙傳真機是通過熱敏打印頭將打印介質上的熱敏材料熔化變色，生成所需的文字和圖形。熱轉印從熱敏技術發展而來，它通過加熱轉印色帶，使塗敷於色帶上的墨轉印到紙上形成圖像。最常見的傳真機中應用了熱敏打印方式。
激光式普通紙傳真機是利用碳粉附著在紙上而成像的壹種傳真機，其工作原理主要是利用機體內控制激光束的壹個硒鼓，憑借控制激光束的開啟和關閉，從而在硒鼓產生帶電荷的圖象區，此時傳真機內部的碳粉會受到電荷的吸引而附著在紙上，形成文字或圖像圖形。噴墨式傳真機的工作原理與點矩陣式列印相似，是由步進馬達帶動噴墨頭左右移動，把從噴墨頭中噴出的墨水依序噴布在普通紙上完成打印的工作。