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公文寫作之收集材料

這裏說的材料是指為了某壹寫作目的,需要收集和組織到文章中去,以闡明主題的各種事實、數據、現象和理論根據。材料是用來表現主題,組成文章內容的基本要素。寫作公文必須收集量多質優的材料,壹般來說,收集材料階段的工作可分為四個步奏進行:

第壹步——隨想回顧。隨想回顧就是喚起妳腦海中的記憶,整理並形成初步的思路。

第二步——查找文獻和(或)實際調查。根據主題需要,可以在現存的文獻資料中查找事實依據和理論依據,對初次收集材料的人來說,可以按照以下順序來查找想要的文獻。

第三步——分析整理。去粗存精,去偽存真。

第四步——回顧總結。

本篇主要介紹第二步中查找文獻的具體步驟和辦法。

壹、選擇檢索工具。

確定了需要查找什麽之後,就要考慮以怎樣的檢索手段,選擇什麽工具。檢索工具按其內容來分類,有目錄、索引和文摘。目錄是以整本書籍、期刊、資料等為報到單元,揭示其名稱、編者著及收藏處所等信息,有的還作內容簡介。目錄又可分為國家目錄,館藏目錄和聯合目錄。索引指篇目索引,主要揭示書刊等各種出版物中所載的各篇論文、文章、報告等的篇名、作者、出處,壹般沒有簡介或摘要。文摘是報道各類文獻資料的題目、編者著、出處和摘要,兼具檢索文獻和存貯信息兩大功能。文摘和索引的主要用途在於提供文獻線索,即有關某壹課題,前人曾發表了哪些文獻,並通過目錄來查找具體文獻資料。

?二、確定檢索途徑。

檢索途徑的種類有書名途徑,按書名、論文篇名排列;著者途徑,按編著者的姓名排列;序號途徑,按文獻特有的序號,如專利號、合同號和報告號等排列;分類途徑,按書刊、文章的內容和特點,根據科學理論分門別類地排列;主題詞(關鍵詞)途徑,按文獻資料的主題內容和某些特征,如該文獻的研究對象、處理研究對象的方法、研究與實驗設備等排列。

三、選用檢索方法。

壹是追溯查找法,就是以某篇妳已經讀到的文章末尾所附的參考文獻表為基礎,按上面所標明的文獻出處,逐壹追蹤查找這些文獻。二是直接查找法,就是直接利用檢索工具,按照壹定的時間順序查找文獻,根據需要,可以順查、倒查、抽查、循環查找。

?查找到相關的文獻資料後,如何閱讀和占有文獻信息呢?閱讀文獻信息有五先五後法:先讀中文文獻,再讀外文文獻;先讀綜合性文獻,再讀專題性文獻;先讀近期文獻,再讀陳年文獻;先讀文摘,後讀全文;先粗讀後精讀。

占有文獻可以使用卡片法。其優點是篇幅不大,盡取精粹,可按任意順序排列,隨意抽取,方便靈活,可制成紙質卡片和電子文檔卡片。卡片包含三方面基本內容:標題、作者和出處。四種類型:索引卡,只記錄文獻的標題、作者和出處;節錄卡,節錄文獻的精彩原文,同時標明出處;摘要卡,用自己的語言簡要摘記文獻主要內容,也要標明出處;專題卡,根據需要制作成套的卡片,摘記不同文獻的內容。

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