陳婉霞
(中國石油化工股份有限公司西南油氣分公司信息中心檔案館)
摘要 本文介紹了中石化西南油氣分公司榮譽檔案的管理現狀以及管理措施，闡述了企業榮譽檔案作為檔案的壹個重要組成部分，在對外經濟合作、個人技能鑒定、職稱晉升和在構建企業文化建設中，對增加企業自豪感和凝聚力以及教育新職工等方面發揮著重要的激勵作用。
關鍵詞 企業 榮譽檔案 管理
0 引言
企業榮譽檔案是指企業在漫長的發展過程中，獲得的各級機關、組織、社會團體頒發的有保存和利用價值的榮譽實物。它真實、客觀地記錄了企業在重大變革中所取得的成果，見證了企業發展壯大的光輝業績，反映了企業科技進步的歷程，是企業幾代人辛勤勞動、智慧的結晶，是企業非常珍貴的財富，是不可再生的原始記錄，主要有證書、榮譽冊、錦旗、獎品、獎狀、獎杯、任命書、獎匾、勛章等。作為檔案的壹個重要組成部分，越來越受到人們的普遍關註，除了能為提高企業競爭能力、加強對外經濟合作、個人技能鑒定、職稱晉升提供原始憑證作用以外，同時，在構建企業文化建設中，對增加企業自豪感和凝聚力以及教育新職工等方面發揮著重要的激勵作用。對企業榮譽檔案必須遵守“集中統壹”的檔案管理原則，按門類進行全面收集、規範整理，及時歸檔，達到科學管理、妥善保管，發揮其應有的獨特作用。
西南油氣分公司，曾為發現大慶油田、遼河油田、普光氣田立下顯著戰功。多年來，西南油氣人在四川盆地致密碎屑巖領域和海相碳酸鹽巖領域的油氣勘探開發取得壹系列的重要成果，以其輝煌的歷史而獨領西南風騷，勘探開發系列技術達到國內領先水平，先後獲國家及省部級科技進步及勘探成果獎多項，截至2013年12月31日，西南油氣田已累積獲得130件國家授權專利。這些企業榮譽成果，全面提升了西南油氣分公司整體實力，為弘揚企業文化，為建設百億氣田做好了技術儲備。
新時期，做好分公司企業榮譽檔案規範化管理，加強分公司企業榮譽檔案的收集、整理、分類和歸檔環節控制，對提高企業榮譽感，實現企業持續快速發展具有深遠的現實意義。
1 西南油氣分公司企業榮譽檔案管理現狀
西南油氣分公司企業榮譽檔案普遍為多頭、分塊管理模式。科技進步獎、企業專利以及企業集體政治榮譽獎項、個人榮譽獎項分別保存於不同的職管部門。科技進步獎、企業專利保存相對規範和完整，近幾年中企業產生的集體榮譽資料由於相關管理部門已經意識到企業榮譽檔案的重要性，制定了壹系列的管理規定和采取了壹些管理措施，加強了企業集體榮譽檔案的收集、整理、管理環節控制，因此近期的企業集體榮譽檔案管理狀況良好，但早期的企業集體榮譽檔案欠缺現象卻是客觀存在的。針對這壹實際情況，分公司相關部門也安排了專人根據相關線索去重點系統收集、整理，以確保企業榮譽檔案中的集體榮譽檔案的完整性。另外，企業榮譽檔案中的個人榮譽檔案，近幾年大家的檔案意識普遍提高，基本上都按照相關要求去相關管理部門做了對應的個人榮譽檔案登記手續，落實了獎項名稱、獲獎人員、獎項級別、授予單位、授予時間、授予會議名稱等重要信息，並掃描了相關證書，而以前的部分重要個人榮譽資料則長期散落在獲獎者個人手裏，由於長期受個人榮譽檔案形成的自我保薦習慣意識的影響，造成個人榮譽檔案的暫時缺漏甚至遺失，為企業榮譽檔案的系統利用留下後患。
2 西南油氣分公司企業榮譽檔案管理措施
1)強化領導，加強宣傳力度，提高對企業榮譽檔案管理重要性的認識。針對榮譽檔案產生的時間不定、來源分散等特點，通過各職能部門主管領導和兼職檔案管理人員的大力宣傳，使企業領導和員工都充分認識到企業榮譽檔案與其他檔案壹樣的重要，強化榮譽檔案歸檔意識，確保新增企業榮譽檔案按新的要求全部及時歸檔。
2)制定企業榮譽檔案管理辦法，建立健全企業榮譽檔案制度。企業根據自身工作特點和實際狀況，制定出符合企業的企業榮譽檔案制度。規範集體、個人獎項和企業榮譽的歸檔管理工作，對企業榮譽檔案的歸檔範圍、歸檔時間、歸檔形成部門、歸檔責任人和保管期限等都做出了具體的規定，使榮譽檔案產生的各個環節都有章可循，管理工作更加規範化、專業化，確保了榮譽材料、獎項收集齊全、及時歸檔、妥善保管、使用合理。
3)加強榮譽檔案收集環節源頭控制，這是做好榮譽檔案管理的重要步驟。首先是明確企業榮譽收集的範圍：凡是上級機關、政府組織機構頒發的各種獎勵，按形成的載體，包括證書、獎狀、獎牌、獎章、獎匾、獎杯、錦旗等。被評為市級以上先進的各種榮譽實物；獲得省級以上的科研成果獎；參加市級以上的各種比賽獲得名次的榮譽實物；企事業單位、社會團體、個人等贈送給企業的贈品，如紀念品、題詞、字畫、錦旗等。分集體榮譽和個人榮譽兩大類，集體榮譽是企業榮譽檔案收集的重點，個人榮譽根據獲獎級別進行集中、統壹保管。其次是明確收集方法：要求各單位和個人在榮譽獲取後1個月內將榮譽資料進行及時登記、掃描、歸檔，由指定部門“統壹收集和移交”，實行專人專管，對企業榮譽資料做有效整合，從而降低了遺失缺漏的發生率。
4)對壹些暫時空缺的企業重要榮譽檔案，制定了專門的工作計劃，加大專項經費的投入，組織相關的人力、物力，按線索進壹步查找、落實，讓原來散落在各單位或個人手中的企業重要榮譽檔案按要求進行歸位，實現企業榮譽檔案收集齊全，規範整理，達到妥善保管，方便利用的目的。
5)積極探索企業榮譽檔案管理辦法，努力實現榮譽檔案信息***享。各部門先對企業榮譽檔案以件為單位做好分類，再按產生的時間先後排序，編制對應的類別名和件名，做好標識，及時將本部門產生的榮譽資料目錄進行計算機登記後，統壹交檔案部門進行目錄匯總，同時通過對其進行掃描、拍照等技術手段的處理，形成對應的表格或實物全文照片數據，再經過計算機網絡系統實現榮譽檔案信息的檢索、查閱、利用和復制。將企業榮譽檔案的相關信息錄入檔案管理系統，建立網上榮譽檔案室，利用者可以通過特定的用戶登錄和用戶權限設置，利用“關鍵詞”檢索就能查詢到自己所需要的相關榮譽檔案信息，這種不受時間、空間限制，滿足更多利用者的不同需求，已經讓榮譽檔案的價值得到充分發揮，實現了榮譽檔案信息資源的***享。這種做法不僅提高了利用率，也避免了在利用過程中對企業榮譽檔案的損害。
3 結束語
目前，網絡環境下的檔案服務，在其服務方式、觀念、組織形式、結構上都顯現出新的特征，企業榮譽檔案管理也將以新的方式建立輻射型的開放式服務，企業榮譽檔案的利用價值將更受社會不同用途的人們的充分肯定，專題榮譽檔案室、企業榮譽檔案陳列室以及網絡榮譽檔案館，將為企業邁向新的目標，弘揚企業文化、編史修誌等作出積極的貢獻。