目的
樣品的代表性、有效性和完整性將直接影響檢定/校準/測試/檢驗的準確性和可靠性。為有效控制樣品的各個環節，應顧客要求做好樣品的保密和安全工作，特制定本程序。
2.適用範圍
適用於我院檢定/校準/檢測/檢驗過程中樣品接收、流通、貯存、處置、分發、標識等項目的管理。
3.責任
3.1業務部負責對樣品的取樣、接收、流轉、貯存、交接和發放進行有效控制。負責樣品的標識和狀態管理。
3.2專業實驗室負責樣品在檢定/校準/測試/檢驗過程中的有效控制，以及樣品的狀態管理。
4.程序
4.1樣本接收
4.1.1檢驗:客戶到儀器接收室辦理委托登記手續進行檢驗(包括質量檢驗和定量包裝)，客戶填寫《計量器具檢定/校準委托單》(或《計量生產、商品檢驗/測試委托單》或《計量商品數量委托單》)，收樣員根據委托單的填寫情況核對樣品狀態(包裝、外觀、數量、型號、編號)。仔細檢查樣品及其附件資料的完整性，檢查樣品的性質和狀態是否適合所需的檢定/校準/測試/檢驗，並協助客戶填寫委托單的所有信息。如果有特殊情況(如缺少結束按鈕等。)，是否有標準，說明書，電源線，上個周期合格證等。；填寫計量器具使用的特殊要求和緊急要求等。)需要在委托表格中註明。
委托單第壹聯由收單員保管，第二聯交委托人，第三聯交進場人員。
4.1.2委托送檢:客戶在出廠服務時，委托代客戶送檢，客戶應協助客戶填寫《計量器具檢定/校準委托單》(註意填寫所有信息)，並保留《委托單》第二聯給客戶作為取樣憑證。返回醫院後，受托人應立即代表客戶辦理儀器收發手續。儀器接收人應按照4.1.1的要求檢查委托單的完整性以及與送檢的實際計量器具的壹致性。受委托人填寫完所有資料後，接收人和受委托人應分別在委托單上簽字並註明接收日期。
客戶通過其他渠道(如郵件)委托我所工作人員進行檢驗，受委托人根據4.1.1條款代客戶到儀器收發室辦理接收手續，受委托人負責與客戶聯系，並將《計量器具委托檢驗單》交給客戶。
質量檢驗和定量包裝的取樣由取樣員在儀器收發室按4.1.1條辦理，取樣員負責聯系客戶，並將委托單交給客戶。
4.1.3現場檢定/校準/測試/檢驗:檢驗人員負責填寫《計量器具檢定/校準/測試/檢驗委托單》(請填寫全部信息)，並請委托單位代表簽字，委托單第二聯與顧客留存，作為付款憑證和提取證書。
4.2樣品的輸入
通過樣品收發網絡建立樣品臺帳，進行內部流轉。
4.2.1收樣員完成收樣工作後，將委托單第三聯交收樣員微機錄入。
4.2.2工廠人員持委托單第三聯到儀器收發室辦理電腦錄入手續。
4.2.3樣品錄入員應檢查委托單的填寫情況，填寫不規範或不完整的應退回重新填寫。
4.2.4樣品錄入員應註意錄入信息的完整性和規範性(尤其是附件和備註的錄入)，註意對已建立的數據庫中的信息進行補充，並在委托單上填寫唯壹的識別號。
4.2.5錄入完成後，錄入員打印出樣品的唯壹標識並粘貼在樣品或樣品包裝盒(盒)上，樣品接收員打印出樣品流轉單(壹式三份)並轉入樣品流轉階段。
4.3樣品的流通
輸入工作完成後，進入樣品流通階段。
4.3.1送樣:接收方憑《樣品流轉單》將樣品送至實驗室。實驗室接收人員應根據樣品流轉清單說明樣品狀態、附件和備註。情況不符的，可以不受理。如缺少附件或說明書，應在收到後的樣品流轉單上註明，樣品接收人負責從客戶處領取，並扣除等待時間。完成交接後，接收人應在樣品流轉單上簽字。樣品流轉單第壹聯由樣品接收方保存，第二聯和第三聯留給實驗室。
4.3.2樣品退回:對於實驗室接收後發現無法承擔的檢定/校準/檢測/檢驗樣品，經室主任批準後可辦理退回手續。退回樣品應向儀器收發室提出申請，由儀器收發室負責人提出處理意見，報商務部長批準後實施。
4.3.3填寫費用:實驗室在完成檢定/校準/測試/檢驗過程後，應根據吉林省計量檢定標準填寫費用。
4.3.4樣品返還:實驗室負責將樣品、樣品流轉單、證書、證書復印件返還至儀器接收室樣品倉庫，並與樣品發放員辦理交接手續。樣品發放員進入“接收和重新激活”界面，確認樣品返回，並認真核對樣品、樣品流轉單、證書、證書復印件是否符合要求。樣品收發員確認後，在樣品流轉單上簽字蓋章，壹份留在儀器收發室存檔，壹份留在實驗室。
4.4樣本分布
4.4.1催收單:樣品退回後，樣品櫃員應在當天向客戶發送催收單。催款通知可以采取電話、傳真、電子郵件、信函等不同形式，但必須在樣品收發網備案。
4.4.2付款:客戶收到樣品時，應先付款。客戶應持委托單聯系樣本櫃員辦理支付或結算(提前轉賬或匯款)。樣本櫃員進入“結算與收款”界面，查詢應付費用，並通知客戶。客戶交費後，樣本櫃員在“結算收款”界面進行結算，打印記賬憑證，為客戶開具發票，並要求客戶在發票上簽字。完成收費後，樣本櫃員應在第二聯委托單上簽字蓋章。
4.4.3樣品分發:客戶支付費用後，客戶將委托單發給樣品分發商領取樣品。樣品配送員將檢查委托單是否有出納簽字蓋章，進入“配送外賣”界面，對照委托單執行配送手續，然後配送樣品。發放樣品時，認真核對委托單、樣品、證書或報告，確認無誤後發給客戶，並辦理交接簽字手續。
4.5樣品的儲存
4.5.1儀器收發室樣品庫分為待檢區和被檢區。不能及時送到實驗室的樣本放在等待區，由收樣員負責管理；退回的樣品放在檢驗區，由樣品分配器管理。樣品應分類存放，標識清楚，賬物相符。
4.5.2有特殊要求的樣品應按規定的要求儲存。
4.5.3對於多次催交且超過半年未收集的樣品，儀器收發室可進行清理登記，由質保部備案，報質量負責人審批後，從樣品倉撤離。
4.6分包樣品的管理
分包樣品由專業實驗室提供給分包實驗室。交付給分包商時，應檢查樣品的完整性。樣品送達分包實驗室後，應提供對方的接收證明，並明確說明樣品的返還方式。執行CX/JLY 28—2001《分包管理程序》。
4.7現場檢測樣品的管理
根據工作需要到現場進行檢定/校準/測試的樣品應進行樣品標識，以確保樣品處於符合檢定/校準/測試規範要求的環境條件下。按照CX/JLY 16-2001《現場校準和檢驗管理程序》執行。
4.8樣品的保密性和安全性
如果客戶對樣品所有權有保密和保護要求，我院嚴格執行CX/JLY 25—2001所有保密和保護程序(專利)。負責用戶樣品、配件及相關信息的保密，確保樣品的完整性和保密性。
4.9樣品損壞或出現故障時，有關方面應保護現場，並要求質量負責人組織調查。處理意見需經送樣客戶批準。根據CX/JLY 36—2001事故處理程序。
4.10樣品的唯壹標識
樣品的唯壹標識不僅是樣品委托單或工作單的編號，也是樣品的註冊號，以及樣品檢定/校準和測試的原始記錄和證書報告的編號。
樣品的唯壹識別標簽還應標明樣品的實驗狀態，分別用“待檢”、“被檢”、“檢驗完畢”、“樣品制備”表示。儀器收發室收到樣品後，應在“待檢”後的方框內打“√”；檢定/校準/檢測/檢驗人員在“檢定/校準/檢測/檢驗過程中”標簽後打“√”，檢定/校準/檢測/檢驗人員在檢定/校準/檢測/檢驗結束後在“完成”標簽後打“√”。如果樣品是用於檢查/檢驗的替代樣品，
5.質量記錄:
A.計量器具檢定/校準委托單
B.樣本流程圖