如何編制規範的招標文件

政府采購招標文件（或稱標書）是向承包商、供應廠商（投標人）提出任務、條件、要求的綜合性文件。招標文件的編制，是政府采購招標準備階段中的第壹道工序，也是關系到政府采購目標實現的前提。自1997年浙江省金華市推行政府采購制度以來，筆者壹直在壹線擔負采購工作，負責執行招投標。在實際中不斷地探索和總結，現就編制規範的招標文件與同仁磋商。編制規範招標文件的重點招標文件是整個招標過程所遵循的法律性文件，是投標和評標的依據，而且是構成合同的組成部分。投標人只能根據招標文件的要求，編寫投標文件。招標人能否編制出完整、嚴謹的招標文件，直接影響招標的質量，也是招標成敗的關鍵，由此可見招標文件的重要性。筆者認為招標人編制招標文件時，應註重以下幾個方面的工作：對投標人做出嚴格的限制在保證充分競爭的前提下，盡量使合格的供應商和承包商參加投標，以避免投標人過多，給各方面造成不必要的負擔。這項工作建立在掌握投標商大量信息的基礎上，而專職招標機構有條件做到這壹點。對招標文件的制作做出詳細的規定使投標人按照統壹的要求和格式編寫投標文件，達到準確響應招標文件要求的目的。為采購人當好技術規格和要求的參謀使采購者獲得合乎要求和經濟實用的采購品。保證招標文件的科學、完整，防止漏洞，不給投標人以可乘之機編制規範的招標文件範本工程類招標文件編制在全國已有範本，故不在此贅述。貨物類采購在整個政府采購中占有的比重很大，但是全國並沒有統壹的招標文件格式。筆者在進行貨物類政府采購時碰到了不少問題。政府采購執行機構除各級政府采購中心外，還有其他采購代理機構。主要問題是編制的招標書既不規範也不統壹，編制招標書的人水平高低也不盡相同。我們時常聽到壹些投標人抱怨，“看不懂標書”；有時還發現標書中的某些條款缺乏法律依據。為解決上述問題，加強政府采購工作的管理，進壹步規範政府采購招標投標活動，筆者所在的金華市政府采購中心制定了貨物類招標文件文本，印發各縣、市、區和機關行政事業單位，供招標人編制招標文件時使用。文本***分通用文本和專用文本。通用文本包含了適用所有貨物類采購的基本條款，具體內容包括：投標人須知、合同壹般條款、合同格式和附件。專用文本則是由招標人根據具體招標貨物特點進行組織和編寫，其中商務、技術方面的特別要求都在該文本中體現。具體內容包括投標邀請、投標人須知資料表、合同特殊條款和貨物需求壹覽表及技術規格。通用和專用文本分開的好處把貨物類招標文件分成通用和專業文本兩本，在實際操作上的好處主要體現在5個方面：第壹，招標文件更加規範、統壹、公開，體現了政府采購公開、公平、公正原則。第二，對招標人來說，不僅節省了精力，而且招標文件編制工作有了重點。依據招標文件範本，招標人編制招標文件時，沒有必要把精力放在整個標書上，只需把重點放在專用文本，即把對招標貨物的特殊要求編寫好就行了。第三，對投標人來說，因重點突出，廢標率降低，使勞動有效性提高了。凡是參加金華市貨物類政府采購招投標的投標人，重點編制專用文本中規定的技術要求標書（稱技術標），並作出實質性的響應；科學運用報價決策和技巧，編制完整、準確的投標報價（稱商務標）。第四，對評標人來說，可以節省時間和精力。對所有的投標人，通用文本都是壹樣的，把精力放在各投標人的技術標上就行了，免去了大量重復閱讀標書的麻煩。第五，從總體上說，通用本和專用本分開，“壹分為二”，重點突出，采購周期縮短，效率提高。