由於文獻種類繁多，各有特點，不同類型文獻所記錄的信息內容也各有側重，因此，先了解文獻的層次、類型和特點，對進壹步做好文獻檢索工作會有很大的幫助。
根據知識傳遞、信息質量和數量以及處理水平的不同，將文檔分為四個等級，分別稱為零文檔、壹級文檔、二級文檔和三級文檔。
1.零文檔這是壹種特殊形式的信息源，主要包括兩個方面:壹是文檔形成之前的知識信息，即它是人的口頭交談，是直接作用於人的感覺器官的非文檔信息；二是未在社會上公開出版的原始文獻，或未正式出版的各種書刊，如書信、手稿、記錄、筆記等，也包括壹些內部使用的、無法通過公開正規訂購獲得的書刊。零階文獻壹般通過口頭交談、參觀展覽、參加報告會等方式獲取，不僅在內容上具有壹定價值，而且可以彌補壹般公共文獻從信息的客觀形成到公開傳播耗時的缺點。2.文件這是人們直接根據自己在生產、科學研究、社會活動等方面的實踐經驗而產生的文件。也常被稱為原始文獻(或壹類文獻)，其記載的知識和信息比較新穎、具體、詳細。壹次文獻是整個文獻體系中數量最大、種類最多、應用最廣、影響最大的文獻，如期刊論文、專利文獻、科學報告、會議論文集、學位論文等。這些文獻具有創新性、實用性和學術性，是科技查新中文獻對比分析的主要依據。
3.二級文獻二級文獻又稱二級文獻，是將大量分散、無序的壹級文獻進行整理、集中和提煉，按照壹定的邏輯順序和科學體系進行排列和存儲，並使之系統化，以便檢索和利用。其主要類型有目錄、索引和摘要。二次文獻具有明顯的收藏性、系統性和可檢索性。它收集的不是原始文獻本身，而是特定範圍內的原始文獻線索。它的重要性在於大大減少了搜索壹個文檔所花費的時間。二次文獻是查新中用來檢索文獻的主要工具。
4.三級文獻三級文獻又稱三級文獻，是通過綜合、分析、研究，選取大量相關文獻編制而成的文獻。通常是通過二次文獻檢索，圍繞某壹主題收集大量相關文獻，並對其內容進行深度加工而形成的。有回顧，有評論，有評論，有進展，有趨勢等等。這些文獻評述、總結和預測了已有成果的發展趨勢，具有很高的實用價值。在查新工作中，可以充分利用反映某壹領域研究動態的綜述文獻，在短時間內了解其研究歷史、發展動態和水平，從而更準確地掌握待檢索條目的技術背景，把握查新點。
總之，從零級文檔、壹級文檔、二級文檔到三級文檔，是對知識信息從分散到集中、從無序到有序、從博學到精煉的不同層次的加工過程。它們所包含的信息量的質和量是不同的，對人的知識結構的改善起著不同的作用。零級和壹級文獻是最基本的信息源，是文獻信息檢索和利用的主要對象；二次文獻是對文獻的集中提煉和排序，是文獻信息檢索的工具；三個文檔是將零散的零文檔、壹級文檔、二級文檔按照題目或知識的類別進行綜合分析處理的結果。它們是高度濃縮的文獻信息，既是文獻信息檢索和利用的對象，也是檢索文獻信息的工具。