二、文件收集
案卷結案、移送歸檔時，應按下列原則收集:
檢查本文檔及其附件的完整性。如有不足之處，應立即追查並分類。文件的辦理手續是否齊全，如有遺漏，應退回辦理部門更換。與案件無關的文件或者不應當隨案歸檔的文件，應當立即退回辦案部門。
第三，文件整理
1，中文直寫文書裝訂在右邊，中文橫寫或外文文書裝訂在左邊。
2、右邊裝訂的文件及其附件應對準右上角，左邊裝訂的則對準左上角整齊釘好。
3.如果文件有褶皺、損壞或不平整，應進行修剪、切割和折疊，使其均勻壹致。
4.三孔螺紋包裝合適(便於拆卸和復制)
第四，檔案的分類
1，案卷分類應根據案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、類別、類目三級分類。先分科室，再根據案件性質分幾類，再在同壹類下分幾個子類。
2.檔案分類要實用。情況較多的，前款所述第三級不夠的，可以在第三級後增加第四級“罰款類別”。如果情況不多，只能用“部門”和“大類”或“小類”。
3.同壹“小類”(或子類)的病例應裝訂在壹個文件夾內。案件多，壹個文件夾不夠的，分數在兩個文件夾以上，小類(或子類)後加“卷”數，供參考。
4.每個案卷的封面內頁都要設置“目錄”，歸檔時要按順序對案卷進行編號和記錄，原則是每個案卷都要有壹個“目錄”號。
5.檔案編號的表達如下:A1A2-b 1b 21c 21-e 1e 2，a 1 a2為經辦部門代碼，B1B2。
是大類號，C1C2是小類號。D1是文件卷號，E1E2是文件內容。
6、有些也可以按照時間，如外部文件、公司內部文件、財務信息，以及工商變更信息、章程變更信息等。
動詞 （verb的縮寫）文件的名稱和編號
1.各級檔案的分類要有壹個名稱，要簡明扼要，本著充分表達檔案內容性質的原則，有壹定的類別，不能含糊。
2、各級分類、卷數和內容，均用十進制阿拉伯數字表示；其數字的使用取決於病例的數量和增長。
3.各級檔案分類名稱確定後，應編制壹份“檔案分類號表”，即將各級分類名稱及其代表號按壹定順序排列，便於查閱。
4、各級檔案分類號應預留壹定數量的缺口，以備將來機構擴大或業務激增時，隨時補充。5.各級檔案分類名稱及其代表人物壹經確定，不得隨意修改。如需修改，應事先仔細討論，並擬出新舊檔案分類號對照表，以免混淆。
六檔編號
1.如果是新案件，應根據“檔案分類號表”確定案件的類別、卷號和內容順序。
2.屬於前案的，應當對前案的案卷號進行標識，並編制相同的編號。
3、案卷編號以壹案壹號為原則，如遇壹案描述幾件事或壹案分屬於多個類別時，應先確定其主要類別、案卷號。
4、案卷號應從左至右編制，案卷右側裝訂，案卷號應填在案卷首頁的左上角；左裝訂填在右上角。
7.歸檔和文件清理
1.歸檔文件應按照目錄號的順序以活頁形式裝訂在相關類別的文件夾內，目錄號應根據實際需要用“見紙”標明，以便閱讀。
2.卷宗夾背面應標明卷宗夾所載案件的分類號和名稱，以供查閱。
8.保存期限
除政府有關法令或本企業其他規章另有規定外，文件的保管期限按下列規定辦理:
1.永久保存:(1)公司章程；(二)股東名冊；(三)組織規則和工作規則；(四)董事會和股東大會記錄；(五)財務報表；(6)政府機構的批準文件；(七)財產權屬證明和其他債權憑證；(8)工程設計圖紙；(九)經批準永久保存的其他文件。
2.10年保存:(1)預決算；(二)會計憑證；(3)商業計劃信息；(4)經批準保存10年的其他文件。
3.五年保存:(1)到期或終止合約；(2)其他已批準5年的文件。
4.保存1年:結案後不需要長時間保存。
5.規章制度由規章制度管理部門永久保存，只要有效，使用部門就應保存。
九檔輥清洗
1.檔案管理人員要隨時擦拭檔案架，保持檔案清潔，防止蟲蛀腐爛。每年更換時，應按規定清理壹次。如果儲存期限已過，它可能會被銷毀。銷毀前應做好記錄，並提交總經理批準。必要時應向主管部門報告，並在目錄備註欄註明銷毀日期。2.如果部分保存期限已過的文件經核實仍有保存參考價值，檔案保管員應在其留存文件上註明第五聯“收(送)件通知單”，並在第五聯註明部分銷毀日期。
X.電子文檔
企業管理最好將所有數據掃描，做成電子文檔。文件目錄與紙張壹致，易於查找。並且可以無紙化辦公，結合OA軟件快捷方便。