公司文件管理系統
1.
為規範公司文件的分類、編號、起草、審批、打印、收發、歸檔等工作，特制定本制度，適用於於正龍物業有限公司及下屬管理中心的文件管理。
2.責任
2.1總經理負責公司所有外來文件的審批。
2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業管理部負責管理中心文件的打印和文件編號的管理。
2.3部門長負責部門文件的編制和審核，部門內部文件的審批，並定期將處理後的文件傳遞給行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文件編號和內容的審核，以及打印和歸檔的管理。
3.文件類型
3.1以上:請示、匯報、計劃、總結；
3.2以下文本:批復、決定、通知、通告、通知、制度、規定；
3.3平行文本:信件、會議紀要。
4.文件格式
4.1使用上述文件類別之壹發布了文檔。
4.2密級和緊急程度用於確定公文的發送方式和處理速度，統壹標註在公文的左上角。
4.3接收單位。指用於處理或答復公文中有關問題和事項的單位。
4.4正文。是文件的主要部分。發文的目的和依據，講什麽，解決什麽問題，方法和要求等，都要在正文中說清楚:
4.5標題應為2號或3號粗體，並置於中心位置；
4.6正文統壹使用4號或4號宋體，與主送單位壹致。每段開頭空兩個字；合理劃分段落，正確使用標點符號，行距為1.5倍，原則是清晰美觀；
4.7配件。通常指隨正文發送的補充說明材料:文件有附件的，應在正文下方和發文單位左上方兩個空白處標註“附件:XXX”字樣；附件多的，必須編序號；如果文件沒有附件，則不需要註明；
4.8簽名。指發證單位的全稱或規範化簡稱。以總經理名義發送的，應署名負責人姓名(職務在前):署名壹般放在正文右下角/(或附件標記)，與信中指名的職務有關；如果文字恰好占了整頁，簽名必須放在另壹張空白頁上，並在上面加壹行文字“(本頁無文字)”；題字字體和正文壹樣。
4.9日期:
4.9.1壹般應寫過賬日期；
4.9.2會議上通過的體系或文件的通過日期應寫成文字；
4.9.3寫出重要文件的簽發日期；
5.文件號
5.1按照文件類別、簽發日期、簽發單位和簽發順序對文件進行統壹編號；具體文件編號編制規則見附件。
5.2公司文件編號由行政人事部管理，管理中心文件編號由物業部管理。
5.3發文部門在發文前應向上述部門登記領取文號。
使用印刷
6.1蓋章是簽發單位對文件負責的標誌，是文件發生法律效力的標誌。對外發文或內部重要文件應加蓋公章。
6.2文件打印校對後，由管理印章的人員打印登記；
6.3印章應蓋在簽字日期與年份日期之間，即“乘年遮月”的位置。
7.資料管理
7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋章、分發、歸檔、整理等壹系列工作:
7.2正式文件應盡量打印，並由作者認真校對和審核。
7.3發行。簽發人對簽發的文件全面負責，應本著負責的精神認真閱讀稿件，實事求是地撰寫批語。同意發布，註明“同意發布”字樣後走正常程序；如果不同意，寫出具體意見，退回作者重新撰寫；
7.4印刷印章管理人員應按規定打印，並做好登記。對於超過壹頁的重要文件，還需要加蓋騎馬訂印章。
7.5分配。由發文部門填寫《文件分發登記表》，並做好發文簽收登記工作。如需回復文件，還應填寫文件處理單，放在文件前面，送相關人員或部門處理。
7.6收據。文件管理人員(壹般是管理中心行政人事部或物業部的相關人員)會將收到的文件登記在收文登記表上，內容包括:序號、收文日期、發送單位、收文標題、文號、簽發日期、份數、辦理情況、備註等。
7.7流通。流轉工作壹般由管理中心行政人事部或物業部負責。閱讀後，讀者應簽上姓名和日期。
7.8保存。文件處理後，由最終處理部門人員保管。
7.9備案。各部門定期將本部門處理過的文件匯至行政人事部，由行政人事部整理歸檔。
8.相關文件
8.1符號編碼規則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3國外崗位登記表
8.4《內部崗位登記表》
8.5《收貨登記表》
8.6文件處理表
8.7圓形薄板
8.8打印登記表
8.9外部發布的格式
8.10內部過賬格式
8.11報表匯總格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9.修訂和實施
9.1本規定由公司各部門實施，行政人事部監督。
9.2公司有權修改這些條款。
9.3本規定自2004年5月1日起實施。