記錄出口貨物是跟單履行合同的後續工作。重點是貨、證、船、付款，包括備貨、催證、換證、租船訂倉，(報關、報檢、出貨)、制單、結匯。我們將這些程序總結如下:
(1)備貨:根據訂單和信用證的要求，按時、保質、保量備貨。整理已經收到的訂單，開始聯系廠家加工生產。在與客戶的談判中，盡量保持低價格，同時保證質量。根據樣品標準，加工生產時必須保證產品質量和交貨時間。跟蹤生產進度，按時將貨物交付給客戶。
(2)提醒單據:大部分支付方式都是信用證，它保證了安全收匯，因為是銀行信貸。只要裝運的貨物與信用證條款壹致，銀行就擔保付款。跟單應跟進以信用證為付款方式的合同，如提醒、審核和修改。
提醒:貨物快完成的時候，妳要提醒他們。
審查證書:審查證書是銀行和公司的共同責任，但在範圍和內容上有所不同。從政策上看，銀行和發卡國有沒有貿易關系？開證行的信譽？公司審查證人和受益人，對嗎？信用證的貨物和金額與合同壹樣嗎？裝運日期？特殊條款？公司需要審核的是:信用證的金額是否與事先協商好的壹致？信用證中的單價和總值準確嗎？案情與內容相符嗎？如果數量可以擴大到壹定程度，那麽信用證也應該規定在支付金額時允許有壹定的幅度。如果金額前用“約”字，表示允許金額擴大10%。檢查貨幣系統是否正確。比如合同規定的貨幣體系是“英鎊”，信用證使用“美元”。
換證:檢查後發現問題是常有的事。包裝上，總金額，有效期，包括拼寫錯誤。要求對方及時修改信用證，並註意以下兩點:
1.所有需要修改的內容都要壹次性呈現給客人，避免重復修改信用證。
2.對不可撤銷信用證中任何條款的修改，只有在有關各方同意的情況下才能生效。
(3)租船訂倉(報關、驗貨、裝船):貨物準備好，信用證沒問題後，我們就進入裝船和裝櫃階段，租船訂倉和裝船。如果交易是按照CFR和CIF價格進行的，我們將負責辦理租倉和裝船手續。首先:
裝運和集裝箱裝載:跟單應在裝運前三四天聯系裝運和集裝箱裝載。要做的工作包括集裝箱選擇，裝箱單和集裝箱裝載跟蹤。
集裝箱的選擇:根據不同的貨物選擇不同的集裝箱。常用的有:20 ' 29–30立方米/17.5噸40 ' 58–61立方米/22.5噸40'H 68 -71+0立方米/27.5噸。
B.制作裝箱單:裝箱單重點是貨物的包裝情況，包括產品名稱、規格、數量、箱數、毛重和凈重、包裝尺寸、總體積、箱號、嘜頭等。
C.後續集裝箱裝載:在裝運前壹天通知相關人員，並確保裝運數量的準確性。協助生產部安排集裝箱裝載。集裝箱到達工廠後，跟單員應監督裝貨並指導貨物的擺放。如果壹個集裝箱裏有幾種貨物，每種規格的產品都要留壹兩箱在集裝箱的末端，以便海關檢查。
如果貨物需要檢驗，需要去商檢局檢驗。如果客戶需要產地證，需要去商檢局辦理產地證，同時準備好單證，發給貨代，以便及時報關。同時，通知將貨物運到港口。這些手續辦完後，貨物就要裝船了。
(4)制作單據:指制作各種單據，如發票、裝箱單、重量單等單據，如提單、保險單、原產地證書、檢驗證書等。在制作這些單據的時候，壹定要做到相互壹致，單據壹致，貨物壹致。文件要求:正確、完整、及時、簡潔、整潔。
(5)結匯:準備好信用證項下的主要單據然後及時提交給銀行，以便我們及時收到貨款。
什麽是跟單員？
答:跟單員的主要工作是在企業業務流程運作過程中，根據客戶的訂單，遵循產品(服務)運作流程，監督訂單執行。他是企業開展各項業務，尤其是外貿業務的基礎人才之壹。
問:跟單和國際商務跟單、出口商、報關員有什麽區別？
答:跟單員的主要工作是在企業業務流程運作過程中，根據客戶的訂單，遵循產品(服務)運作流程，監督訂單執行。他是企業開展各項業務，尤其是外貿業務的基礎人才之壹。壹個合格的跟單需要掌握出口、物流管理、生產管理、單證、報關等綜合知識。
國際業務憑證員處理國際商品交易過程中的制單、驗單、審單工作(從零開始解決單據的流程)。他的工作範圍包括領證、審證、制證、審證、送審、歸檔等壹系列業務活動。
出口商是指在有進出口經營權的企業中從事進出口貿易的專業人員。他們的主要任務包括從事國際貿易交流活動、外貿項目立項、談判、合同制作、簽署和執行。
報關員的主要工作是根據國家法律法規和海關程序判斷某種貨物需要辦理哪些手續並準備相關單證，進行報關並按要求向海關申報，同時還要配合海關檢查並繳納相關稅費。他的工作主要目的是使貨物順利出口，而單證員的工作是制作符合信用證和合同要求的單證，實現順利結匯和收匯。問:跟單員的前景如何？
答:遵循產品(服務)操作流程，督促訂單執行的跟單員，是外貿企業開展外貿業務的基礎人才。隨著入世後我國外貿行業的蓬勃發展，2004年底，我國貿易企業通過向工商部門備案，獲得了進出口經營權，進出口經營權不再是國有貿易公司的專利。
這意味著，目前大量以外貿企業出口代理為主的業務將被分散到各個生產企業，由生產企業自行出口，每個企業需要幾名專職跟單來處理其外貿業務。沒有這個環節，企業就無法運營。
這也意味著，在這壹年中，跟單員的社會需求將隨著外貿企業的增長而成倍增長。
問:為什麽跟單員資格證是全國商業技師協會和全國商業技術資格鑒定委員會頒發的？
答:由於外經貿委已經撤銷，其職權劃分為商務部和國資委，頒發跟單員資格證書的部門屬於國資委。中國商業技師協會和全國商業技術資格評審委員會將向考試合格的學員頒發全國普貨員資格證書。
壹家服裝公司收到了壹批客戶訂單。根據訂單的要求，這些服裝必須在壹定的時間內加工完成，並在規定的時間送到客戶指定的地點。然後，跟單員的後續工作從了解客戶的訂單需求開始。按照公司的加工操作流程，跟單員首先跟蹤布料、輔料等原材料的采購，然後跟進所有加工程序，直到成品打包裝箱，在規定時間內將產品送到目的地客戶手中。中間的每壹個環節都不能忽視。壹旦出了問題，可能會耽誤生產，造成延期交貨。更嚴重的是，由於延遲交貨導致的違約，必須賠償客戶的損失，甚至罰款，有的甚至導致雙方經濟糾紛，引發訴訟。可見，跟單員的工作不僅不輕松，而且責任重大。