1.確定應用程序類型。根據申請人提交的專利申請，確定專利申請的類型。
2.接受審查。根據專利法實施細則第四十條的規定，審查申請人提交的專利申請文件是否符合受理條件。符合受理條件的，申請文件進入受理程序。不符合受理條件的，應當告知申請人其申請文件存在的缺陷及不予受理的依據。如果申請人當時不能消除文件的缺陷，該專利申請文件將不予受理，並且在不發出受理通知書和不在申請文件上作任何標記的情況下，將文件退回申請人；可應申請人的要求發出不接受通知書。此時申請文件將不退還申請人，按不予受理程序處理。
3.確認接收日期。在請求書的左上方加蓋該機構的收文章，註明收到文件的日期。
4.確定申請日期。申請日應當根據專利法第二十八條和專利法實施細則第五條的規定確定。此時，提交日期為申請日期，並在請求書上加蓋申請日期戳。
5.確定申請號。根據專利申請的類別，按順序給出申請號。兩個請求中分別使用了數字型標簽和條形碼型標簽。
6.批準費用減免請求。根據國家知識產權局公布的《專利費用減免辦法》和《審查指南》的規定，對費用減免請求進行審查，並在專利請求的相應欄目蓋章，註明審查結果。審查的內容是:
(1)費用減免請求的正式審查。檢查所註明的發明名稱、申請人是否與專利請求書壹致，簽名欄是否有申請人的簽名或蓋章。申請人姓名與發明不壹致或者未在減費請求書上簽名、蓋章的，減費請求不予批準。
(2)審查成本下降的原因和證據。申請人陳述的減緩理由應當符合成本減緩措施的規定。未提交證明、未說明減緩理由，或者提交的證明和減緩理由不符合費用減緩條件的，不予批準費用減緩請求。
7.驗證文件。根據請求第2頁的文件列表欄，核實申請文件和其他文件的份數和頁數。如發現申請人漏填或錯填項目，或文件清單所列文件實際未提交等不符合項，應移交申請人確認，由申請人處理。核實無誤的，在專利局審核欄加蓋“核實”章。
8.核實發明名稱。請求書第壹頁的發明名稱應當與請求書和說明書第二頁的名稱壹致。發現不壹致的，應當通知申請人進行修改。未修改的，應當在專利局的審核欄中註明情況。
9.整理文檔。
申請文件分為兩份。其中，僅提交的壹個文件集中在壹套文件中，如:費用減免請求、專利代理委托書等。，也就是所謂的主文檔文件，也叫首套文件，首套文件應該是最清晰的壹套。另壹組文檔稱為第二組文檔。外觀設計專利申請的彩色圖片或者照片應當保存在主文件中。
文件分類。兩套文件應根據以下規定進行分類。
發明或者實用新型專利申請文件:專利請求書、說明書摘要、摘要附圖、權利要求書、說明書、說明書附圖等文件。
外觀設計專利申請文件:請求書、圖片或者照片、簡要說明以及其他文件。
其他文件依次排列為:費用減輕請求書、費用減輕請求書證明、非職務發明證明、預先公開聲明、實質審查請求書、實質審查參考資料、專利代理人委托書等。
10.收集驗收數據。受理人員按照受理數據采集規則準備數據，錄入人員按照受理數據采集規則采集請求中的所有數據並校對屏幕。屏幕校對無誤後進入數據校對程序。
11.檢查數據。校對人員應按要求對收集的內容逐項進行校對，錯誤的數據應及時糾正。校對完後，準備打印通知。
12.發送接受通知。打印受理通知書、批準減費通知書或申請費繳納通知書各兩份，資料校對單壹份。應向申請人提交壹套通知書(包括壹頁受理通知書、壹頁費用減免批準通知書或壹頁申請費繳納通知書)，另壹套通知書和校對單放在主文件檔案中。每份通知書上的審查員名稱不得使用該代碼。
13.包裝文件。將剩余的申請號貼紙與主文件卷宗放在壹起，並將兩套申請號相同的申請文件放在壹個文件袋中，登記後寄往專利局。
(二)受理專利申請。
1.確定應用程序類型。根據申請人提交的專利申請，確定專利申請的類型。
2.接受審查。根據專利法實施細則第四十條的規定，審查專利申請文件是否符合受理條件。符合受理條件的，申請文件進入受理程序。不符合驗收條件的，按照不予驗收程序進行處理。
3.確認接收日期。請求書蓋有該機構的接收條款，並註明接收日期。
4.確定申請日期。根據專利法第二十八條和專利法實施細則第五條的規定，確定申請日，加蓋申請日印章，登記註冊號。郵戳日期不清楚、無法辨認的，以代辦處收到的日期為申請日，並在請求書的右上角註明“未請求郵戳”並在申請文件中夾入信封。專利代理機構收到文件的實際日期自郵戳日起超過15日的，應當將該信封包含在申請文件中。
5.確定申請號。根據專利申請的類型，依次給出了申請號，在兩個請求中分別使用了號式貼紙和條形碼貼紙。
6.批準費用減免請求。參見第三節。(1) 6.
7.驗證文件。根據請求第2頁的文件列表欄，核實申請文件和其他文件的份數和頁數。在不符合的情況下，如果申請人遺漏或填寫錯誤的項目，應予以更正。修改時，應使用修改符號保存原始記錄。如果未實際提交文件清單中所列的文件，應在相應位置加蓋“缺項”章。核實後，在專利局審批欄上加蓋“核實”章。
8.核實發明名稱。請求書第壹頁的發明名稱應當與請求書和說明書第二頁的名稱壹致。如果不壹致，應當在請求的專利局審批欄中註明“請求的名稱與……的發明名稱不壹致”。
9.整理文檔。參見第三節。(1) 9.
10.收集驗收數據。參見第三節。(1) 10.
11.檢查數據。參見第三節。(1) 11.
12.發送接受通知。打印受理通知書、批準減費通知書或申請費繳納通知書壹式兩份，校對數據壹份。壹套通知書以掛號信的方式寄給申請人，另壹套通知書和校對單放入主文書檔案。每份通知書上的審查員名稱不得使用該代碼。發出的通知應由該局登記，供申請人查詢。
13.包裝文件。參見第三節。(1) 13執行和存儲信封。申請人寄出的信封應按時間順序分類存放，以備日後查詢。儲存期為壹年。
(三)不受理專利申請的程序
代辦處根據受理條件進行審查後，對不符合受理條件的專利申請文件予以駁回。
應記錄收據信息，並在文件首頁加蓋收據日章。然後在原信封的封面上註明駁回理由，並將所有申請文件原件連同信封壹起寄往專利局受理處。同時做好張貼和張貼記錄，以備查詢。
(4)提交申請文件和傳輸數據
1.打印列表。將應提交的專利申請文件放在壹起(不與其他文件混合)，打印“提交文件清單”壹式兩份，壹份交代理機構，另壹份隨申請文件交專利局。文件清單中的數量應與實際交付的文件壹致。
2.每天發送專利申請文件。每個工作日應向專利局受理處寄送壹批專利申請文件，使用掛號信(不允許包裹)。第壹天受理的專利申請文件要在第二天寄出。每批專利申請文件應與傳輸的專利申請數據數量壹致，並按同壹順序排列，以備核查。
3.受理的專利申請原則上應在當天完成資料收集和校對。專利申請資料整理校對後，應於次日傳送至專利局受理處。數據傳輸時間應為每個工作日8: 30-16: 30。