第二，確定組織者和參與者，包括廣告公司、領導、客戶、同行、媒體記者等。，與新聞發布會主辦方協調規模和價格，簽訂合同，擬定詳細的發布會邀請名單、會議議程、時間表、場地布置方案。
註:這壹步主要是承辦人要求，承辦人負責。
3.按照邀請名單發送邀請函和請柬，確保重要人員不因安排不周而缺席會議。恢復確認信息，並為下壹步制定詳細的參與者列表。
註意事項:這壹步壹定要做好計劃，有專人負責，適當放大邀請名單，對重要人物進行公關和跟蹤，準備後備方案，保證參加發布會的人數和質量。
四、購買禮物，雇傭主持人、禮儀和接待人員，以及培訓和排練。設計背板，布置會場，充分考慮每壹個細節，比如音響和投影設備，領導講話，新聞發布，現場音樂選擇，會議間隙的空余時間安排。
五、在正式會議召開前提前壹兩個小時，檢查各項準備工作是否就緒，準確無誤地將會議議程整理成紀要，並針對突發情況制定補救措施。
6.按計劃開始新聞發布會。新聞發布會的程序通常是嘉賓簽到，貴賓接待，主持人宣布發布會開始和會議議程，按照會議議程進行，會後聚餐，有特殊公關需求的人的個人活動。
七、監控媒體發布，整理會議視聽資料，收集會議剪報，制作會議成果數據集(包括嘉賓名單、聯系方式安排、新聞發布會媒體報道數據集、新聞發布會總結報告等。)，作為企業營銷部門的資料保存，並在此基礎上，制作相應的宣傳資料。
八、評估新聞發布會的效果，收集反饋信息，總結經驗。